Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Úloha : Příprava projektu
Příprava projektu
Kód úlohy

Standardní kód úlohy v MBI.

:
U402A
Autor návrhu úlohy

Jméno a příjmení autora úlohy

:
MBI tým
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi

Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.

:
0.7
Charakteristiky úlohy

Charakteristiky úlohy

1.
  • Účelem úlohy je nastavit základní konvence pro řešení projektu, specifikovat organizaci projektu a vytvořit základ dokumentace řízení projektu.
  • V rámci úlohy se řeší otázky a problémy definované ve scénářích:
    • Je třeba zajistit systematické a kvalifikované řízení IT projektu (S401 ),
    • Je třeba zajistit systematický průběh řízení a implementace IT projektu (S407 ).
2.
  • V úloze je definována:
    • organizační struktura projektu,
    • projektové standardy,
    • struktura projektové dokumentace,
  • Je potvrzen harmonogram a rozpočet projektu.
  • Jsou zpřesňovány požadavky na kvalitu, přínosy, postupy řešení projektu, standardy, cíle projektu, časový harmonogram, rozpočet projektu, požadavky na zdroje a případná omezení a rizika projektu. Specifikuje se, co není předmětem projektu.
  • Definují se nároky na 3 základní typy zdrojů – finanční, personální, technologické.
  • Vytváří se projektový plán, který obsahuje:
    • jednotlivé fáze a aktivity uspořádané v časové posloupnosti,
    • každá aktivita je naplánovaná na určité časové období a obsahuje pravidla návaznosti na související aktivity, má přiřazenou délku trvání a časové rozmezí, za které musí být provedena,
    • aktivity jsou shlukovány do etap, v jejichž rámci jsou ke každé aktivitě přiřazeny konkrétní zdroje, určena pracnost a definovány výstupy.
3.
  • Dokument specifikace projektu (D402A ) - na konci této úlohy musí být tento dokument specifikace projektu schválen všemi zúčastněnými stranami a potvrzen a schválen.
  • Katalog požadavků na IT (D042A ) – postupně aktualizovaný a doplňovaný o speciální požadavky na daný projekt,
  • Plán projektů (D123A ) – obsahující plánované údaje pro celé portfolio projektů tak, aby bylo možné sledovat a formulovat vazby daného projektu na ostatní projekty portfolia,
  • Informační strategie (D001A ) – pokud jsou informace strategického charakteru (např. architektury, strategický plán projektů apod.) pro daný projekt relevantní,
  • Nabídka na dodávku IT služeb a produktů (D132A ), která byla poskytnuta externím dodavatelem, případně jako vítězná nabídka výběrového řízení na projekt a je pro přípravu projektu účelná.
4.
  • Plán projektu (D401A ), včetně harmonogramu projektu – je hlavním výstupem úlohy a obvykle konkretizací rámcové specifikace v úloze Zahájení projektu (U401A ),
  • Rozpočet projektu (D411A ) – vychází především z předpokládané pracnosti, z nabídek dodavatelů a případných finančních nároků licencí na produkty,
  • Dokumentace přípravy (nastavení) projektu,
  • Dokumentace průběhu projektu (D412A ) - nově založený dokument pro další průběžné řízení projektu,
  • Deník projektového manažera – doplněný o dílčí informace z úlohy.
5.
  • Podpora vedení podniku při přípravě projektu, kooperace na kvalifikovaném posouzení jeho účelnosti a realizovatelnosti v daných podnikových podmínkách,
  • Jasné vymezení projektu a jeho všech klíčových charakteristik,
  • Vyhodnocení všech faktorů ovlivňujících kvalitu, obsah, rozpočet a časový harmonogram. K těmto faktorům patří zejména:
    • Faktor velikosti podniku (F000),
    • Faktor příslušnosti podniku k odvětví ekonomiky (F006 ),
    • Stav hospodářského prostředí (F030 ),
    • Situace na IT trhu (F031 ),
    • Stav legislativy (F034),
    • Podniková kultura (F050 ),
    • IT strategie a její zvolený typ (F081 ),
    • Zaměření IT služeb (F082 ),
    • Dislokace podniku (F056),
    • Struktura uživatelů IS, informatiků a úroveň jejich znalostí (F080 ),
  • Posouzení stavu celého projektového portfolia a předpokládaného vývoje a jeho dopady na daný projekt.
6.

6.1.
  • Jsou detailněji definovány řídící role v projektu a projektové týmy, určené v rámci úlohy „Zahájení projektu“ (U401A ), tj.:
    • funkční náplň rolí,
    • nároky na jejich znalosti a zkušenosti,
  • Řídící tým hájí zájmy všech zúčastněných stran, proto musí mít zástupce ze všech skupin, které mají vliv na projekt nebo je projekt ovlivňuje.
6.2.
  • Projektový tým je složen z rolí - odborníků na jednotlivé oblasti řešení projektu. Lidé do projektového týmu jsou vybíráni jednak s ohledem na jejich odbornost, ale také s ohledem na jejich disponibilitu, protože mohou pracovat na více projektech zároveň, tak aby byli schopni přiřazené aktivity vykonat v rámci stanoveného času. Členy projektového týmu vybírá projektový manažer.
  • Do projektového týmu na straně IT obvykle patří tyto role:
    • Byznys architekt (R301 ),
    • Byznys analytik (R302 ),
    • Datový analytik (R303 ),
    • IT architekt (R401 ),
    • Návrhář databází (R501 ),
    • Vývojář softwaru (R402 ),
    • Tester (R404 ),
    • Správce dat a jejich kvality (R503 ),
    • Databázový vývojář (R504 ),
    • Specialista v oblasti IT bezpečnosti (R605 ), **Specialista v oblasti nákupu a prodeje IT produktů a služeb (R201 ),
    • Ekonom IT (R202 ),
    • Dodavatel (R109 ),
  • Do projektového týmu na straně uživatelské obvykle patří tyto role:
    • Metodik, klíčový uživatel (RQ032 ),
    • Vlastník byznys procesu (RQ033 ),
    • Analytik logistiky, Logistics Controller (RQ015 ),
    • Uživatel IT služeb (RQ031 ),
    • Vlastník business požadavku (RQ034 ),
    • Podnikový právník (RQ035 ),
    • Pracovník podnikového HR (RQ036 ),
    • Obchodník (RQ037 ),
    • Ekonom (RQ038 ),
  • Jsou detailněji definovány role projektového týmu, tj.:
    • funkční náplň rolí,
    • nároky na jejich znalosti a zkušenosti.
6.3.
  • Definované role představují základ pro specifikaci organizační struktury projektu, a to podle pravidel, jaké má organizace nastavena pro řízení jednotlivých projektů.
  • Hlavní zodpovědnou osobou za projekt je Sponzor projektu (R113 ),
  • Hlavní zodpovědnost za projekt vzhledem ke sponzorovi má Manažer projektu (R103 ), který může být interní, nebo externí pracovník,
  • Ustavuje se řídící komise projektu a jsou jmenováni jednotliví členové řídící komise (R114 ), která se obvykle skládá ze sponzora, manažera projektu, dodavatele, klíčových uživatelů a případně dalších osob, které mají na projekt vliv nebo které projekt ovlivňuje,
  • Přesné složení řídící komise se upravuje s ohledem na konkrétní požadavky organizace.
6.4.
  • V rámci této aktivity jsou založeny nové dokumenty projektu, zejména:
    • Plán projektu (D401A ),
    • Dokumentace průběhu projektu (D412A ),
    • Rozpočet projektu (D411A ),
  • Nastavují se a odsouhlasují dokumentační standardy, pravidla tvorby dokumentů, jmenné konvence, pravidla sdílení dokumentů, archivace a odpovědné osoby za jednotlivé dokumenty.
6.5.
  • Vytváří se projektový plán, který obsahuje:
    • plán řízení obsahu a rozsahu projektu (funkcionality),
    • časový harmonogram,
    • WBS, Work Breakdown Structure - rozložení projektu na menší části, které jsou efektivněji plánovatelné a kontrolovatelné,
    • návaznosti, délky trvání a pracnosti jednotlivých aktivit,
    • plán zdrojů, přiřazených k aktivitám,
    • plán nákladů - je závislý na naplánovaných aktivitách, jejich pracnosti a cenách za zdroje (jak lidské, tak také materiálové), součástí plánování nákladů je také zahrnutí rezervy, která pokryje případná rizika,
    • řízení rizik - tedy jakýchkoli situací, které mohou nastat a mohou mít nějaký vliv na projekt, ať již kladný, ale také záporný,
    • řízení kvality - specifikované již v dokumentu specifikace projektu. V projektovém plánu je blíže naplánovaná, obsahuje všechna akceptační kritéria a metriky měření míry splnění akceptačních kritérií,
    • řízení komunikace - v rámci týmu i mimo něj, musí být plánována. Všechny zúčastněné strany musí dostávat relevantní informace k jejich pozici, musí být určeny komunikační kanály a periodicita komunikace,
    • U každé z uvedených částí se specifikuje rozsah plánu (co pokrývá, co nikoli), role a jejich podíl na řízení (RACI), procedury řízení, reporting průběhu.
6.6.
  • Etapy jsou logicky uspořádané skupiny činností, které spolu vzájemně souvisí a společně produkují určitý výstup/produkt.
  • Milníky projektu vyznačují časově důležité záchytné body, při jejichž dosažení má být dokončeno určité množství práce, případně vytvořen definovaný produkt. Milníky mohou být na konci každé etapy při logickém uzavření nějakého celku, nebo v průběhu etapy, kdy je potřeba věnovat větší pozornost nějakému kritickému úkolu nebo činnosti v rámci etapy.
  • V rámci úlohy se konkretizují požadavky na kvalitu a dílčí akceptační kritéria pro hodnocení dosažení cílů. Každý produkt, který je vytvořen v rámci projektu, musí být zákazníkem akceptován. Specifikace akceptačních kritérií, kterou odsouhlasí všechny zúčastněné strany, pomáhá předcházet vzájemnému nepochopení a nesplnění očekávání zákazníka.
  • Na základě uvedených charakteristik je definován systém kontrol průběhu projektu, tj. frekvence a formát kontrol, určení tolerancí pro kontrolované metriky, mechanizmů pro řešení změn v projektu vyplývajících z výsledků kontrol.
6.7.
  • Pro řízení projektu, zejména pro sledování a analýzy průběhu projektu a výsledných produktů, se specifikuje systém metrik. Každá metrika se definuje (v kontextu MBI) jako kombinace relevantního ukazatele a jemu odpovídajících dimenzí.
  • Využívá se zejména následujících ukazatelů:
    • Náklady na projekt (I502 ),
    • Náklady na aplikace (I403 ), Náklady na software (I404 ), Náklady na technické prostředky (I405 ),
    • Náklady na činnosti v IT (I406 ) – rozvoj, provoz,
    • Objem externích dodavatelských kapacit (I072 ),
    • Rozsah projektových zpoždění (I503 ),
    • Objem dat transformovaných v průběhu migrace ze stávajícího do nového systému (I505 ),
    • Výnosy z projektu (I506 ),
    • Počty změn vyžádaných v důsledku akceptačního řízení (I531 ),
    • Procentuální odchylka od plánovaných člověkodnů (I532 ),
    • Podíl dokončení práce v % (I533 ),
    • Náklady na změny IT projektu (I534 ),
    • Pracnost IT projektů v člověkodnech (I122 ) – pro sledování poměru projektu k celému portfoliu,
    • Objem nákladů na plánované IT projekty v tis. Kč (I123 ) – dtto,
    • Rozpracovanost IT projektů (I124 ) – dtto,
  • Ve vztahu k uvedeným ukazatelům se obvykle v různých kombinacích využívá především těchto analytických dimenzí: