D123A : Plán projektů

Kód dokumentu:

D123A

Autor:

Chocholatý, D.

Datum poslední úpravy:

2012-12-15

Popis, obsahové vymezení

1. Plán projektů - účel dokumentu

Účelem je v několika základních pohledech prezentovat rozsah a vzájemnou provázanost všech plánovaných změn a inovací při řízení informatiky.

2. Obsah dokumentu

2.1. Základní koncept plánu projektů

Plán projektů je významným vstupem při dalším detailním plánování jednotlivých projektů. Tento dokument v sobě agreguje informace vyplývající ze strategie společnosti, z informační strategie společnosti, výsledky plánování programů, výstupy vyplývající z optimalizace portfolia projektů, poznatky a požadavky vyplývající ze správy provozovaných aktiv.
Plán projektů může obsahovat různou míru detailu a nabývat různých forem v závislosti na způsobu a úrovni řízení projektů v konkrétní organizaci, z tohoto důvodu může být také doplněn dalšími dokumenty odvozenými z úrovně plánování, z použitých technik a metod a způsobů řízení projektů.

2.2. Čtyři možné způsoby vytvoření plánu projektů

V zásadě lze rozlišit čtyři možné způsoby vytvoření plánu projektů v závislosti na využívaných vstupních informacích a na způsobu plánování projektů v multiprojektovém prostředí společnosti.
- Využití a zpracování informací z aplikace portfolio managementu pro výběr a plánování projektů vycházející ze strategických záměrů společnosti. Cílem je selekce projektů dle kritérií odvozených od strategických záměrů a cílů, jejich prioritizace a vyvážení v závislosti na konkrétních omezujících podmínkách a kritériích.
- Aplikace postupů z řízení programů pro plánování projektů za účelem dosažení plánovaných společných benefitů a přínosů. Cílem je odvození a vydefinování všech projektů nutných k zajištění dosažení plánovaných společných benefitů, zachycení všech vzájemných závislostí mezi projekty, jejich výstupy, riziky a zdroji a vytvoření podmínek pro jejich snadné řízení. Program je poměrně složité vzájemně provázané uskupení projektů.
- Využití i nformací vyplývajících z koordinace projektů zakládaných způsobem ad-hoc v důsledku okamžitých potřeb společnosti. Cílem je zachycení a zabezpečení simultánně realizovaných aktivit jak v rámci jednoho projektu, tak i v rámci všech realizovaných projektů.
- Zpracování informací vyplývajících z řízení a správy portfolia provozovaných aktiv ve společnosti. Cílem je identifikace všech požadavků na úpravy a změny v provozovaných aktivech a podchycení všech možných dopadů a návazností vyplývajících z těchto změn na ostatní dotčená aktiva.

2.3. Obsah dokumentu plán projektů

Obsahem dokumentu Plán projektů je multimatice, která je rozdělena do několika oddílů.
První oddíl (horní základní matice) představuje základní pohled na vzájemné závislosti projektů a to na úrovni projektů jako celku, nebo ve větším detailu na úrovni jednotlivých výstupů projektů a jejich vazeb na jiné výstupy nebo jiné projekty.
Druhý oddíl obsahuje doplňkové matice, které jsou určeny pro zahrnutí dalších doplňkových pohledů na projekty, jež vychází z dalších libovolných vlastností projektů, případně jejich vazeb na jiné externí sledované faktory.
Každá nová zachycená vlastnost je reprezentována samostatnou doplňkovou maticí (projekt – sledovaná vlastnost) a spojujícím článkem mezi základní maticí v oddílu 1 a doplňkovými maticemi v oddílu 2 jsou projekty zachycené v pojmenování jednotlivých sloupců.

3. Vznik dokumentu

4. Obsah balíčku ke stažení

Text: doporučená struktura dokumentu.

5. Poznámky, reference

Plán projektů je založen na principu DSM matic (Dependency Structure Matrix, Design Structure Matrix), pro které existují i konkrétní specifické aplikace umožňující automatizovat některé činnosti a také sofistikovanější přístupy a analýzy nad takto vytvořenými plány.
Pro tvorbu i údržbu plánu projektů je velice výhodné využít nástroje MS Excel, který umožňuje spravovat i velmi rozsáhlé sešity a pomocí seskupování řádků a sloupců měnit míru sledovaného detailu. Plán projektů je založen na principu DSM matic (Dependency Structure Matrix, Design Structure Matrix), pro které existují i konkrétní specifické aplikace umožňující automatizovat některé činnosti a také sofistikovanější přístupy a analýzy nad takto vytvořenými plány.
Plán projektů lze s výhodou využít i pro správu všech provozovaných aktiv ve společnosti a na základě podchycení jejich vzájemné provázanosti lépe a přesněji vyhodnotit a posoudit dopad všech zamýšlených změn nebo nenadálých událostí a tak vymezit všechny dotčená aktiva nebo jejich prvky. Výsledné nalezené kauzality potom poslouží pro přesnou definici a zadání projektů nebo celých programů (projektů).