U401A : Zahájení projektu

Kód úlohy:

U401A

Autor návrhu úlohy:

MBI tým, Matoušková S., KIT, VŠE

Datum poslední úpravy:

2013-10-21

Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi:

0.7

Charakteristiky úlohy

1. Účel úlohy „Zahájení projektu“

Účelem úlohy je zjistit, zda je možné projekt realizovat v rámci stanovených omezení a specifikovat hlavní role, základní charakteristiky a pravidla řešení projektu.
V rámci úlohy se řeší otázky a problémy definované ve scénářích :
- „Je třeba zajistit systematické a kvalifikované řízení IT projektu“ (S401 ),
- „Je třeba zajistit systematický průběh řízení a implementace IT projektu“ (S407 ),
Je třeba vytvořit nezbytné organizační, finanční i personální předpoklady pro další fáze, resp. úlohy projektu, tj. specifikovat hlavní role, základní charakteristiky a pravidla řešení projektu.

2. Obsah úlohy „Zahájení projektu“

Každý projekt musí být k definovanému datu oficiálně zahájen .
Jsou na něj alokovány finanční, personální, datové i technické zdroje .
Pokud nebyl předtím předložen a schválen projektový záměr (D124A ), v úloze (U124A ), nebo je nutné z jiných důvodů projektový záměr aktualizovat, pak se na úvod předkládá návrh aktualizace projektového záměru nebo požadavek na projekt . V něm jsou specifikovány základní informace o východiscích projektu, jeho účelu, časovém ohraničení, cílech a o velmi hrubém odhadu nákladů.
Na základě předložení projektového záměru je návrh projektu posouzen (v návaznosti na uvedené scénáře), zejména z těchto hledisek :
- Je realizace tohoto projektu potřeba? Jsou jasně definované očekávané efekty projektu?
- Jsou dispozici dostatečné finanční zdroje?
- Jsou požadavky na termíny řešení projektu reálné?
V případě, že projekt není kladně posouzen , návrh se zamítá a projekt se zastaví. V opačném případě projekt se zahájí.
Zpracovávají se potřebné vstupní specifikace projektu – viz paragraf Klíčové aktivity .

3. Vstupy úlohy:

Projektový záměr (D124A ) – definuje konkrétní oblasti využití projektu, okruh uživatelů a další klíčové plánovací charakteristiky projektu,
Katalog požadavků na IT (D042A ) – vstupní přehled požadavků,
Plán projektů (D123A ) – obsahující plánované údaje pro celé portfolio projektů tak, aby bylo možné sledovat a formulovat vazby daného projektu na ostatní projekty portfolia,
Informační strategie (D001A ) – pokud jsou informace strategického charakteru (např. architektury, strategický plán projektů apod.) pro daný projekt relevantní,
Nabídka na dodávku IT služeb a produktů (D132A ), která byla poskytnuta externím dodavatelem, případně jako vítězná nabídka výběrového řízení na projekt.

4. Výstupy úlohy:

Dokument specifikace projektu (D402A ) - na konci této úlohy musí být tento dokument specifikace projektu schválen všemi zúčastněnými stranami a potvrzen a schválen,
Deník projektového manažera – výchozí struktura dokumentu, který bude v průběhu projektu naplňován,
Katalog požadavků na IT (D042A ) – aktualizovaný a doplňovaný o speciální požadavky na daný projekt.

5. Podmínky úspěšnosti úlohy

Správný výběr sponzora a projektového manažera a přesné vymezení jejich rolí,
Kvalitní komunikace se všemi zúčastněnými stranami.
Vyhodnocení všech podstatných zkušeností z minulých projektů podniku, případně i externí informace.
Posouzení a výběr adekvátního způsobu řešení projektu , zapojení externích dodavatelů, disponibilních vlastních kapacit apod.
Správné určení všech zainteresovaných oso b, které mají nějakým způsobem vliv na projekt, případně je projekt nějakým způsobem ovlivňuje a mezi nimi si označit klíčové osoby.

6. Klíčové aktivity „Zahájení projektu“

6.1. Výběr, jmenování a vymezení rolí projektu

Vymezení hlavních rolí obvykle se podílejících přímo nebo nepřímo na projektu zahrnuje role řízení projektu, role řešení projektu a role na uživatelské straně (vlastní výběr z uvedených rolí pak odpovídá konkrétním podmínkám projektu a podnikovému prostředí):

Hlavní řídící role projektu:
- Sponzor projektu (R113 ),
- Manažer projektu (R103 ),
- Člen řídící komise projektu (R114 ),
- Manažer projektového týmu (R115 ),
- Člen týmu projektového dohledu (R116 ),
- Člen změnové komise projektu (R117 ),
- Člen týmu projektové podpory (R118 ),
Hlavní role manažerské role na straně IT :
- Informační manažer, CIO (R101 ),
- Manažer rozvoje IT (R104 ),
- Manažer informační bezpečnosti (R106 ),
- Dodavatel (R109 ),
Hlavní manažerské role mající vztah k projektu na uživatelské straně :
- Vlastník (RQ000 ),
- Generální manažer, CEO (RQ001 ),
- Finanční manažer, CFO (RQ002 ),
- Manažer marketingu, CMO (RQ003 ),
- Manažer obchodu (RQ004 ),
- Personální manažer, HRM (RQ005 ),
- Technický manažer (RQ011 ).

6.2. Tvorba dokumentu Specifikace projektu

Dokument Specifikace projektu je klíčový dokument na začátku projektu.
Dokument obsahuje veškeré informace a specifikace projektu, tj.:
- cíle projektu a očekávané, resp. plánované efekty řešení projektu,
- rámcové vymezení obsahové stránky projektu (popis výsledného produktu),
- požadavky na kvalitu plánovaného produktu projektu a akceptační kritéria a metriky pro měření dosažení cílů z pohledu zákazníka, resp. uživatele,
- předpokládané postupy řešení projektu, plánované etapy a milníky projektu,
- uplatňované standardy v projektu,
- časový harmonogram projektu,
- rozpočet projektu,
- požadavky na zdroje,
- případná omezení a rizika projektu,
- informace o tom, co není předmětem projektu.

6.3. Zahajovací meeting projektu (kick-off)

Na konci této úlohy je pořádán zahajovací meeting, na kterém je oficiálně odsouhlasen začátek projektu a projekt,
Vytvoří a odsouhlasí se plán další úlohy, tj. Příprava projektu a začne její realizace.