Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Úloha : Nákladové analýzy IT služeb
Nákladové analýzy IT služeb
Kód úlohy

Standardní kód úlohy v MBI.

:
U302A
Autor návrhu úlohy

Jméno a příjmení autora úlohy

:
Maryška, M. (KIT, VŠE), Kozák, J. (KIT, VŠE)
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi

Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.

:
0.9
Charakteristiky úlohy

Charakteristiky úlohy

1. “Nákladové analýzy IT služeb“ – účel:
  • Účelem nákladových analýz IT služeb je především dosažení očekávaných efektů , tj. pozitivních změn v metrikách řízení nákladů na IT, např. ve snížení nákladů na pořízení IT služeb a jednotlivých produktů, snížení provozních nákladů, v optimálním počtu dodavatelů apod.,
  • Cílem je rovněž dosáhnout reálné úrovně nákladů (nikoli nejnižší) na informatiku odpovídající potřebám a možnostem podniku a na druhé straně stavu nabídky na IT trhu. To znamená poskytnout managementu podniku komplexní obraz o nákladech na informatiku podle nejrůznějších hledisek a pro jejich sledování v časovém vývoji,
  • Jednotlivé nákladové položky jsou identifikovány a analyzovány podle nejrůznějších definovaných dimenzí , např. podle nákladových druhů, podle zodpovědnosti za náklady, podle služeb, podle dodavatelů, podle projektů, podle aplikací, podle technologických prostředků. Úloha zahrnuje sledování abnormálních hodnot nákladů podle dimenzí, např. mimořádně vysokých nákladů podle dodavatelů, služeb, aplikací apod.,
  • Úloha má současně řešit otázky definované ve scénářích MBI, a to zejména ve scénáři, kde jsou formulovány společné otázky a problémy spojené s řešením analytických úloh (SQ004 ) a ve specifických scénářích :
    • Analyzují se náklady na IT (S301 ),
    • Je třeba snížit náklady na IT a vyhodnotit interní i outsourcované IT služby (S101 ),
    • Podnik vyhodnocuje, které IT služby outsourcovat a jakou formou (S037 ).
2. Dimenzionální prostor pro nákladové analýzy IT služeb:
  • Při řešení nákladových analýz lze vyjít z možných analytických hledisek , resp. dimenzí , které je účelné ve vztahu k jednotlivým ukazatelům řízení nákupu zvažovat a využít. Ty lze vybírat z následujících skupin dimenzí :
    • Základní dimenze (DIG000 ),
    • IT služby a zdroje (DIG100 ),
    • Dimenze ekonomiky IT (DIG200 ),
    • Podniková organizace (DIGQ01 ),
    • Ekonomické dimenze podniku (DIGQ05 ),
    • Externí partneři podniku (DIGQ10 ),
    • Lidské zdroje podniku a mzdy (DIGQ20 ).
3. Funkcionalita nákladových analýz IT, analytický prostor
  • Analytický dokument: Nákladové analýzy IT (D322A ),
  • Uvedené ukazatelé a dimenze představují pouze vybrané základní , k nim jsou na stránkách jednotlivých metrik doplněny i další související,
  • Obdobně se předpokládá, že na základě specifikovaných ukazatelů se podle potřeby podnikového řízení vytvářejí i další kalkulované ukazatele , např. průměrné náklady na člověkoden dodavatelů apod.
3.1. Analýzy nákladů na IT dle služeb a poskytovatelů:
  • Ukazatelé pro analýzy nákladů na IT dle služeb a poskytovatelů:
    • Objem nákladů na IT služby (I102 ),
    • Počet poskytovaných IT služeb (I101 ), Počet externích dodavatelů služeb (I071 ), Objem externích dodavatelských kapacit (I072 ),
    • Objem bonusů za IT služby (I105 ), Objem sankcí za IT služby (I106 ),
    • Finanční náklady na bezpečnost IT služeb (I165 ),
    • Náklady na řešení a realizaci informační strategie (I056 ).
  • Dimenze pro analýzy nákladů na IT dle služeb a poskytovatelů:
3.2. Analýzy ukazatelů nákladů na IT podle komponent IT:
  • Ukazatelé pro analýzy nákladů na IT podle komponent IT:
    • Objem nákladů na IT podle druhů (I401 ), Náklady na IT podle útvarů podniku (I402 ),
    • Náklady na aplikace (I403 ), Náklady na software (I404 ), Náklady na technické prostředky (I405 ),
    • Náklady na činnosti v IT (I406 ) – rozvoj, provoz, Objem ztrát z nekvalitních dat v tis. Kč (I203 ),
    • Podíl celkových nákladů na IT na celkových podnikových nákladech (I407 ),
  • Dimenze pro analýzy nákladů na IT podle komponent IT:
3.3. Analýzy ukazatelů nákladů na IT podle projektů:
  • Ukazatelé pro analýzy nákladů na IT podle projektů:
    • Náklady na projekt (I502 ), Náklady na změny IT projektů (I534 ),
    • Pracnost IT projektů v člověkodnech (I122 ), Objem nákladů na plánované IT projekty v tis. Kč (I123 ), Objem údržby v člověkodnech (I125 ).
  • Dimenze pro analýzy nákladů na IT podle projektů:
3.4. Časové analýzy nákladů na IT („Time Intelligence“):
  • Vývoj nákladů na IT v čase – platí pro všechny uvedené ukazatele, včetně jejich dimenzí a navíc s dimenzí Časová dimenze (DI001 ), tj. obvykle počínaje rokem a konče na úrovni dne,
  • Postupný nárůst hodnot nákladů na IT od aktuálního data - k začátku roku (YTD (year-to-date), resp. k začátku kvartálu (QTD, quarter-to-date), resp. k začátku měsíce (MTD, month-to-date),
  • Meziroční porovnání nákladů na IT, vývojové trendy – tj. hodnoty ukazatelů jak za aktuální období, resp. rok, tak za odpovídající období v minulých létech.
3.5. Srovnávací analýzy nákladů na IT:
  • Porovnání plánovaného objemu nákladů na IT se skutečností , případně porovnání jednotlivých variant plánů – dimenze Plán, skutečnost (DI003 ),
  • Srovnávací analýzy hodnot ukazatelů podle dimenzí , např. porovnání jednotlivých dodavatelů podle objemů dodávek,
  • Určení pořadí dimenzí (ranking) – např. stanovení pořadí dodavatelů podle objemů nákladů na IT služby apod.,
  • Určení vybraného počtu nejlepších / nejhorších prvků - např. TOP 10 dodavatelů.
4. Zdroje dat:
  • Účetní evidence (DQ041A ),
  • Finanční výkazy podniku (DQ051A ),
  • Podniková pravidla pro řízení nákladů na IT (D321A ),
  • Plán nákladů na IT (D323A ),
  • Ekonomická analýza sourcingu (D324A ),
  • Rozpočet IT (D325A ),
  • Katalog IT služeb (D111A ),
  • Evidence dodavatelů (DQ154A),
  • Plán údržby (D122A ),
  • Plán projektů (D123A ),
  • Koncepce sourcingu (D062A ),
  • Obchodní dokumentace IT služeb (D115A ).
5. Nástroje pro analýzy nákladů na IT:
  • Aplikace a technologie Business Intelligence (FSG400 ) umožňující v tomto případě zejména analýzy nákladů na IT nad datovými sklady a OLAP databázemi a specifické analytická aplikace (F409 ).S tím souvisí postup řešení ve skupině úloh Řešení projektu business intelligence, BI (TG430 ), speciálně úloha BI: Modelování a návrh řešení (U434A ),
  • Aplikace Self Service Business Intelligence (F455 ). Příkladem nástrojů pro aplikace této třídy je Power Pivot (AQ001A ), nebo Power BI (AQ002A ) a s nimi spojený jazyk DAX (AQ003A ), Tableau (AQ006A ), Qlik Sense (AQ007A). S tím souvisí postup řešení ve skupině úloh Řešení projektu samoobslužných business intelligence, SSBI (TG450 ), speciálně úloha Analýza a návrh SSBI aplik ací (U452A ),
  • Příklady analytických aplikací v Power Pivotpro řízení nákladů v MBI jsou Analýzy nákladů na IT (A301A ) a Analýzy nákladů na komponenty IT (A301B ).
6. Podmínky úspěšnosti analýz nákladů na IT:

6.1. Uplatnění základních principů úspěšnosti analýz nákladů na IT
  • Dosažení potřebné dostupnosti a kvality analýz nákladů na IT v místě a čase, tj. u dodavatelů a kooperantů, v dislokovaných jednotkách apod.,
  • Možnosti automatického zasílání varovných nebo jen informativních zpráv manažerům IT na základě výsledků uskutečněných analýz nákladů na IT a jejich vyhodnocení oproti definovaným pravidlům, limitům apod.,
  • Uplatnění vysoké komplexnosti a kvality analýz nákladů na IT s vazbou na celopodnikové analýzy, podnikové finanční analýzy (UQ054A ), řešení analýz s využitím potřebného množství analytických dimenzí,
  • Dosažení požadované flexibility analýz vzhledem k aktuálním potřebám a podmínkám manažerů IT a současně potřebné granularity dat pro realizaci analytických operací, zajištění takové úrovně detailních dat pro analýzy, která je dosažitelná a ekonomicky přiměřená, např. data o jednotlivých projektech, apod.,
  • Realizace analýz nákladů na IT na základě heterogenních a externích datových zdrojů , např. informací z databází internetu, sociálních sítí apod.,
  • Využití strukturovaných i nestrukturovaných dat , např. pro analýzy dodavatelů, trhu, vývoje nabídky apod.
6.2. Uplatnění principu „Chargeback“:
  • Nové pojetí nákladů v případě nákladových středisek – IT je typickým příkladem – označováno jako odpovědností přístup,
  • Rozpor oproti tradičním modelům, kdy jedno centralizované IT je příjemcem veškerých IT nákladů bez jakéhokoliv výnosu a náklady jsou vnímány pouze jako režie,
  • Odpovědnostní přístup napomáhá :
    • Identifikovat kdo je zodpovědný za náklad – notebook používá obchodník, účetní systém používá účetní oddělení,
    • Lépe třídit a rozdělovat náklady,
    • Lépe plánovat a rozpočtovat,
    • Zvyšovat transparentnost rozhodování,
    • Zvyšovat profitabilitu, tj. náklady se alokují na zisková střediska,
  • Chargeback je o něco více než alokace IT nákladů a často vede k transformaci IT oddělení do módu poskytovatele interních služeb s jasnou „cenou“.