Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Skupina úloh : Řízení nákladů na IT
Řízení nákladů na IT
Kód skupiny úloh

Standardní kód skupiny úloh v MBI.

:
TG301
Popis, obsahové vymezení

Obsahové vymezení skupiny úloh, zejména její cíl, účel a obsahová náplň.

1. Úlohy skupiny „Řízení nákladů na IT“ – přehled

Skupina úloh Řízení nákladů na IT má svoji operativní část představující standardní účetní operace na úrovni základního i analytického účetnictví a analytickou a plánovací část zahrnující analýzy a plánování nákladů, včetně sestavování rozpočtu na IT. Do této skupiny patří následující úlohy:

  • Účtování IT služeb (U301A ), obvykle jako součást podnikového účetnictví (UQ052A ),
  • Nákladové analýzy IT služeb , podle všech podstatných dimenzí (U302A ), obvykle se řeší ve vazbě na analýzy nákladů celého podniku (UQ054A ) a (UQ054B ),
  • Plánování nákladů na IT služby (U303A ),
  • Tvorba rozpočtu na IT (U304A ), je finálně součástí celopodnikového rozpočtu (UQ055A ),
  • Ekonomická analýza sourcingu (U305A ), která navazuje a vychází z celkové koncepce sourcingu na strategické úrovni řízení IT (U035A ).
2. Účel a zaměření skupiny úloh "Řízení nákladů na IT"

Skupina úloh „Řízení nákladů na IT“ představuje především analytické i plánovací úlohy spojené s náklady na IT. Úlohy musí respektovat specifické nároky vyplývající ze struktury nákladů, jejich nositelů, IT produktů, IT služeb apod. Účelem skupiny úloh je:

  • na základě pravidelného vyhodnocování nákladů na IT podle nejrůznějších dimenzí a identifikace hlavních nositelů nákladů dosahovat snižování nákladů při pokrytí všech požadovaných funkcí a provozních charakteristik IT,
  • prezentovat zobecněný postup pro řešení analýz i plánování nákladů na IT na základě významných analytických i plánovacích metrik a podle relevantních analytických a plánovacích dimenzí,
  • nabídnout zkušenosti a doporučení v oblasti řízení IT nákladů dle dostupných metodik i poznatků z praxe.
3. Scénáře - otázky, problémy:
  • Náklady na IT je třeba analyzovat a připravovat nové plány nákladů (S301 ),
  • Podnik je ve fázi přípravy plánů a rozpočtů na informatiku (S331 ).
4. Faktory ovlivňující úlohy skupiny
  • Faktor příslušnosti podniku k odvětví ekonomiky (F006 ) – podstatně větší význam řízení nákladů na IT bude v odvětvích s velkými IT systémy a silnou závislostí na IT (Banky a pojišťovny (F010 ), Telekomunikace (F011 ), Utility - elektřina, voda, plyn (F012 ),
  • Situace na IT trhu (F031 ) – dle cenové úrovně IT produktů a služeb na trhu,
  • Cloud computing (F100 ), Outsourcing (F121 ), Úroveň a formy sourcingu (F120 ) – náklady na poskytované služby v rámci cloud computingu, resp. outsourcingu,
  • Podle orientace IT v podniku na konkrétní aplikace jako podstatné nositele nákladů jsou nejvýznamnějšími faktory ve skupině Faktory IT aplikací (FG300 ), zejména ERP (F300 ), eShop, Internetový obchod (F350 ), Elektronické zásobování - e-Procurement (F351 ), CRM- Customer Relationship Management (F371 ), BI: Business intelligence (F400 ), případně další.
5. "Řízení nákladů na IT“ – v kontextu podnikového řízení

Řízení nákladů na IT se v základní rovině promítá do všech oblastí, resp. skupin úloh podnikového řízení s tím, že se sleduje (podle zvolených algoritmů) alokování nákladů na jednotlivé oblasti, tj. jak jsou z pohledu IT „drahé“. V konkrétní podobě jsou to obvykle náklady na IT podle odpovídajících podnikových útvarů, např. prodejních divizí, oddělení apod. Specifický vztah úloh řízení nákladů je k oblastem:

  • Strategické řízení podniku (TGQ000 ), kde se formuluje nebo posuzuje strategie i v IT a jejich nákladová náročnost, případně podíl nákladů na celkových nákladech podniku, na obratu podniku apod.,
  • Finanční řízení podniku (TGQ050 ), kde se definují základní metodické postupy pro účtování, analýzy i plánování nákladů a tvorbu rozpočtů v rámci celého podniku a obvykle v rámci to i pro IT.

Řešení úloh řízení nákladů na IT se na různé úrovni detailu zaměřují na tyto klíčové aspekty:

  • určení celkové nákladové náročnosti IT i podle jednotlivých oblastí podnikového řízení,
  • určení, do kterých oblastí podnikového řízení se z pohledu IT bude primárně investovat,
  • jak řešit snižování, případně optimalizaci nákladů vzhledem k různým možnostem sourcingu,
  • podle jakých hledisek alokovat náklady na jednotlivé oblasti řízení, resp. jednotlivé útvary,
  • jak zajistit soulad návrhů rozpočtu na IT s celopodnikovým rozpočtem.
6. „Řízení nákladů na IT“ – v kontextu řízení IT
  • Strategické řízení IT (DO000 ):
    • Řešení nákladů na IT v rámci nákladů byznysu (U010A ), resp. stanovení podílu nákladů na IT na celkových podnikových nákladech, určení strategie snižování, zachování, případně zvyšování nákladů na IT,
    • Ekonomické vyhodnocení navrhované informační strategie a její nákladové náročnosti (U042A ),
    • Návrh sourcingu IT (U035A ) vzhledem k možnostem optimalizace nákladů na IT,
    • Finanční řízení služeb cloud computingu (U061A), zejména nákladů na jednotlivé služby v rámci cloud computingu,
  • Řízení IT služeb (DO100 ):
    • Vytvoření a rozvoj katalogu IT služeb (U101A ) – určení jejich nákladových charakteristik,
    • Příprava a uzavírání SLA (U105A ) – stanovení nákladů na služby v rámci SLA,
    • Řízení a koordinace realizace projektů (U123A ) – určování odhadovaných nákladů na jednotlivé projekty i údržbu v rámci projektového záměru a zadání projektu, stanovení rozpočtu projektu,
    • Řízení vztahů s dodavateli IT (U132A ) a Řízení nákupu IT služeb (U133A ) a vyhodnocování jejich nákladové úrovně,
    • Hodnocení poskytovaných IT služeb a SLA (U154A ), včetně nákladů na IT služby, určování extrémních nákladů a návrhy na jejich řešení,
  • Řízení IT zdrojů (DO200 ):
    • Evidence a analýza datových zdrojů (U201A ) – hodnocení nákladové náročnosti zejména u externích databází a různých informačních zdrojů,
    • Analýzy stavu personálních zdrojů a jejich kvalifikace (U221A ) – hodnocení nákladů na pracovní sílu, obvykle v rozlišení na pracovníky IT útvaru a nákladů na pracovníky uživatelských útvarů ve vztahu k IT,
    • Analýzy stavu a plánování ASW zdrojů (U241A ) – včetně nákladů na provozované i plánované aplikace,
    • Analýzy stavu, kvality a požadavků na IT infrastrukturu (U242A ) – včetně nákladů na provozované i plánované prvky nebo moduly infrastruktury,
  • Řízení IT ekonomiky (DO300 ):
    • Analýzy dosahovaných efektů IT služeb (U332A ) – vzhledem ke skutečným i plánovaným nákladům na IT,
    • Hodnocení návratnosti investic do IT (U352A ) – na základě nákladů na pořizované investice,
  • Řízení rozvoje IT služeb (DO400 ):
    • Řízení projektu (TG401 ) – průběžné sledování čerpání nákladů na projekt a dodržování rozpočtu projektu,
  • Řízení provozu IT (DO700 ):
    • Správa aplikací (U703A ) – sledování a hodnocení nákladů na provoz aplikací a infrastruktury,
    • Řízení incidentů, problémů a požadavků (TG730 ) – hodnocení nákladů řešení incidentů, problémů a požadavků celkově i dle vybraných případů.
7. Metriky v rámci „Řízení nákladů na IT“
  • Objem nákladů na IT služby (I102 ),
  • Objem bonusů za IT služby (I105 ), Objem sankcí za IT služby (I106 ),
  • Objem nákladů na plánované IT projekty v tis. Kč (I123 ),
  • Finanční náklady na bezpečnost IT služeb (I165 ),
  • Objem ztrát z nekvalitních dat v tis. Kč (I203 ),
  • Objem nákladů na IT podle druhů (I401 ),
  • Náklady na IT podle útvarů podniku (I402 ),
  • Náklady na aplikace (I403 ), Náklady na software (I404 ), Náklady na technické prostředky (I405 ),
  • Náklady na činnosti v IT (I406 ),
  • Podíl celkových nákladů na IT na celkových podnikových nákladech (I407 ),
  • Počty změn vyžádaných v důsledku akceptačního řízení (I531 ),
  • Náklady na změny IT projektů (I534 ).
8. Dimenze
  • Vedle skupiny Základní dimenze (DIG000 ) se využívají prakticky všechny dimenze ve skupinách IT služby a zdroje (DIG100 ), Dimenze ekonomiky IT (DIG200 ),
  • Hlavními dimenzemi jsou pro skupinu úloh Náklady na IT, nákladové druhy (DI202 ) Náklady na IT dle životního cyklu (DI203 ),
  • Na celopodnikové úrovni se využívají dimenze ve skupinách Ekonomické dimenze podniku (DIGQ05 ) a Podniková organizace (DIGQ01 ).
9. Aplikace pro „Řízení nákladů na IT“

Úlohy ve skupině podporují aplikace MBI - Analýzy nákladů na IT (A301A ) a Analýzy nákladů na komponenty IT (A301B ).

10. Účast pracovníků, resp. rolí na úlohách

Řízení IT nákladů zajišťuje na manažerské úrovni v rámci své působnosti celý manažerský tým IT ve skupině Řídící pracovníci v IT (RG100 ), zejména Informační manažer, CIO (R101 ), Manažeři projektů (R103 ) v kooperaci s Manažerem projektového portfolia (R111 ) a Manažerem rozvoje IT (R104 ). Náklady na provoz řídí Manažer provozu IT (R105 ) a Manažer informační bezpečnosti (R106 ). Operativní úkoly v řízení nákladů na IT zajišťuje Ekonom IT (R202 ).

Na celopodnikové úrovni soulad s finančním řízením podniku a posuzuje a schvaluje náklady na IT Vlastník (RQ000 ), Generální manažer, CEO (RQ001 ), Finanční manažer, CFO (RQ002 ). Metodické otázky řízení nákladů řeší Metodik, klíčový uživatel (RQ032 ) v oblasti řízení financí.

11. Dokumenty na vstupu a výstupu úloh
  • Rozpočet informační strategie (D073A ),
  • Smlouva o poskytovaných službách, SLA (D103A ),
  • Katalog IT služeb (D111A ), Obchodní dokumentace IT služeb (D115A ),
  • Plán údržby (D122A ), Plán projektů (D123A ), Projektový záměr (D124A ),
  • Nabídka na dodávku IT služeb a produktů (D132A ), Výběrová kritéria na dodávky IT služeb a produktů (D133A ),
  • Nákladové analýzy IT (D322A ),
  • Plán nákladů na IT (D323A ),
  • Ekonomická analýza sourcingu (D324A ),
  • Rozpočet IT (D325A ),
  • Rozpočet projektu (D411A ), Protokol kontroly rozpočtu projektu (D416A ),
  • Smlouva na úvodní studii (D420A ), Úvodní studie projektu (D421A ),
  • Návrh na změnu kontraktu a SLA (D726A ).
12. Metody „Řízení nákladů na IT“

V souvislosti s řízením nákladů IT se využívají metody finančního řízení na celopodnikové úrovni i metodiky a metody specifické pro IT:

  • Activity Based Costing, ABC (M035 ),
  • Total Cost of Ownership (M037 ),
  • Metodiky řízení projektů (MG400 ).

Detailní přehled dalších metod je k dispozici na portále/

Poznámky

Dílčí poznámky ke skupině úloh.