|
Úloha
: Plánování nákladů na IT služby
|
|
|
|
|
Kód úlohy
Standardní kód úlohy v MBI.
:
|
Autor návrhu úlohy
Jméno a příjmení autora úlohy
:
|
MBI tým, Kabuďová, Z. (KIT, VŠE),
|
|
Datum poslední úpravy
Datum poslední úpravy úlohy ve tvaru rrrr.mm.dd.
:
|
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi
Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.
:
|
|
|
Charakteristiky úlohy
 1. “Plánování nákladů na IT služby“ – účel:
- Účelem plánovací úlohy je
efektivní a co nejpřesnější zpracování plánů nákladů na IT služby
realizované podle různých hledisek (dimenzí) pro různé časové horizonty,
- Účelem je rovněž
nalézt optimální skladbu konzumovaných IT služeb
, která bude efektivní vzhledem k požadavkům byznysu a zamezí plýtvání se zdroji,
- Úloha má současně
řešit otázky
definované ve scénářích MBI, a to zejména ve scénáři, kde jsou formulovány společné otázky a problémy spojené s řešením plánovacích úloh (SQ005
).
 2. Funkcionalita plánování nákladů na IT služby
-
Plánovací dokument:
Plán nákladů na IT (D323A
) – z minulých období,
- Celkový přehled metrik řízení nákladů na IT je k dispozici na adrese:
- Metriky řízení nákladů na IT (ISG400
).
 2.1. Plánování nákladů na IT dle služeb a poskytovatelů:
-
Ukazatelé pro plánování nákladů na IT dle služeb a poskytovatelů:
- Objem nákladů na IT služby (I102
), Náklady na IT podle útvarů podniku (I402
),
-
Dimenze pro plánování nákladů
na IT dle služeb a poskytovatelů:
- IT služby (DI101
), Regiony (DI004
),
- Podnikové útvary (DIQ003
), Nákladová střediska (DIQ005
),
- Náklady na IT, nákladové druhy (DI202
).
2.2. Plánování ukazatelů nákladů na IT podle komponent IT:
-
Ukazatelé pro plánování nákladů na IT podle komponent IT:
- Náklady na aplikace (I403
), Náklady na software (I404
), Náklady na technické prostředky (I405
),
- Náklady na činnosti v IT (I406
) – rozvoj, provoz,
-
Dimenze pro plánování nákladů na IT podle komponent IT:
- Dodavatelé (DIQ102
), Software (DI107
), Hardware, technické prostředky (DI108
).
2.3. Plánování ukazatelů nákladů na IT podle projektů:
-
Ukazatelé pro plánování nákladů na IT podle projektů:
- Objem nákladů na plánované IT projekty v tis. Kč,
- Pracnost IT projektů v člověkodnech (I122
), (I123
), Objem údržby v člověkodnech (I125
),
-
Dimenze pro plánování nákladů na IT podle projektů:
- IT projekty (DI104
),
- Podnikové útvary (DIQ003
), Nákladová střediska (DIQ005
),
- Náklady na IT, nákladové druhy (DI202
), Náklady na IT dle životního cyklu (DI203
).
 3. Zdroje dat:
- Účetní evidence (DQ041A
),
- Finanční výkazy podniku (DQ051A
),
- Podniková pravidla pro řízení nákladů na IT (D321A
),
- Nákladové analýzy IT (D322A
),
- Ekonomická analýza sourcingu (D324A
),
- Rozpočet IT (D325A
) – z minulých období,
- Katalog IT služeb (D111A
),
- Katalog požadavků na IT (D042A
),
- Evidence dodavatelů (DQ154A),
- Analýza IT dodavatelů (D121A
),
- Plán údržby (D122A
),
- Plán projektů (D123A
),
- Protokol kontroly rozpočtu projektu (D416A
).
 5. Podmínky úspěšnosti plánování nákladů na IT služby:
-
Dosažení:
- vysoké
komplexnosti a kvality
plánování nákladů na IT s provázaností na finanční plány,
- dostupnosti adekvátních a
kvalitních datových zdrojů
pro přípravu plánů nákladů na IT, např. minulých plánů, aktuálních investičních plánů apod.,
- kvalitních plánovacích operací, především na základě požadavků na nové IT služby, na novou infrastrukturu, na základě definovaných projektů,
-
zajištění provázanosti
plánů mezi různými časovými horizonty, s možností upřesňování plánů v čase,
- přípravy plánů nákladů na IT
ve variantách
s jejich adekvátním vyhodnocením a následným stanovením jejich priorit z hlediska cílů, potřeb a možností podniku,
- adekvátní
granularity dat
v plánování nákladů na IT,
- efektivní využití principů
plánovacích aplikací
na bázi business intelligence (F453
),
- efektivních
kooperací
a průběhu příprav a schvalování plánů nákupu.
6. Klíčové aktivity plánování nákladů na IT služby
-
Vyhodnocení plánu nákladů spotřebovávaných IT služeb
za předchozí období, porovnání plánovaných a skutečných hodnot a nástin budoucího vývoje - zaměřuje se na kontrolu plánu předchozího období, vyhodnocení ukazatelů a metrik, porovnání plánovaných a výsledných hodnot, zjištění stavu rozpracovanosti/úplnosti, a nastínění budoucího vývoje nákladů na informatické služby,
-
Sestavení / revize katalogu IT služeb
, které daná firma spotřebovává, revize smluv s externími dodavateli - v katalogu IT služeb (D111A
) bude určené u každé IT služby, co je jejím předmětem, jakým způsobem je poskytovaná (interně/externě), kdo danou službu spotřebovává, jaké jsou náklady na danou službu. Po revizi katalogu je kontrola smluv (SLA) s externími dodavateli a v případě potřeby úpravy jejich obsahu. Důležité je do katalogu také promítnout počty přístupů uživatelů pro plánování licenční politiky,
-
Nalezení interních zdrojů informací o nákladech na příští období -
zdrojem informací jsou:
- minulé plány, a to možných nákladových skupin, jejich výše, predikce jejich výskytu a jsou základem pro rozpočtování dalšího období. Z plánu minulého roku lze vyčíst, jaká byla struktura nákladů, kolik bylo utraceno za jednotlivé služby, jakých oblastí se týkaly, s jakou frekvencí se vyskytovaly neplánované situace,
- investiční plány, které projekty budou realizovány a kolik budou stát.
-
Nastavení informačního kanálu mezi jednotlivými zadavateli byznys požadavků
(Marketing, HR, Finance,…) z pohledu nákladů - účelem je v pravidelných intervalech získávat informace o plánovaných změnách a požadavcích podnikových IT služeb - pružně náklady upravovat / přehodnocovat a hledat úspory. To zahrnuje:
- informace o změnách v organizační struktuře,
- kontrolu připravované legislativy, která se přímo dotýká předmětné činnosti podniku, nejenom v ČR, ale i na zahraničních trzích (soulad se zahraničními právními řády).
- Predikce nepřímých nákladů a jejich přiřazení k jednotlivým IT službám,
-
Sestavení plánu nákladů na IT služby pro nadcházející období
(měsíc, kvartál, rok) - sestavení matice plánu nákladů na nadcházející období (D322A
).
|
|
|
|
4. Nástroje pro plánování nákladů na IT: