Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Úloha : ERP: Zpracování úvodní studie
ERP: Zpracování úvodní studie
Kód úlohy

Standardní kód úlohy v MBI.

:
U421A
Autor návrhu úlohy

Jméno a příjmení autora úlohy

:
Šmahel, M. (KIT, VŠE), Zelenka, P.
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi

Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.

:
0.5
Charakteristiky úlohy

Charakteristiky úlohy

1. “ERP: Zpracování úvodní studie“ – cíl, účel
  • Cílem úlohy je vytvořit celkovou koncepci implementace typové ERP aplikace a specifikovat předpokládanou cenu a harmonogram řešení.
2. Obsah úlohy
  • Obsahem úlohy úvodní studie (neboli studie proveditelnosti) s využitím TASW je definování a jasné zadání výstupního produktu (informačního systému nebo jeho části). Je nutné definovat vizi, rozsah a přístup k řešení celého projektu.
  • Jako v každém projektu se musí zodpovědět následující otázky :
    • Proč: Jaké jsou cíle projektu? Podpoří nově zavedená ERP aplikace naše byznys cíle? Vyplatí se nám tato investice?
    • Co: Jaké jsou výstupy tohoto projektu? Co bude dodáno? Co patří a nepatří do rozsahu (scope) projektu (patří do projektu pouze samotná dodávka aplikace nebo například i školení, podpora či aktualizace)?
    • Kdo: Identifikace hlavních stran projektu – investor (sponzor), zákazník a dodavatel. Jaké jsou hlavní projektové role, kdo je bude zastávat a jaké jsou jejich činnosti a odpovědnosti? Jak bude organizována spolupráce všech zúčastněných osob?
    • Kdy: Vytvoření plánu projektu. Jaké budou hlavní fáze, milníky a termíny projektu? Jaké budou výstupy těchto fází?
    • BI Jak bude projekt řízen a kontrolován? Jak budou do projektu zapojeny jednotlivé řešitelské týmy? Jak budeme řídit rizika, problémy a případné změny projektu?
  • Řeší se kompromis mezi třemi základními proměnnými – časem, zdroji (peníze) a funkcionalitou (kvalita) .
  • Do úlohy spadá analýza možností integrace vybraného systému, protože mezi podnikovými aplikacemi mohou vznikat komplikované vztahy, které vyžadují různé typy middleware produktů, které jim umožní společnou komunikaci či sdílení dat.
  • Zahrnuje otázku kapacit současné hardwarové infrastruktury , případně nákupů nových serverů, koncových stanic, či mobilních zařízení, otázku požadavků na změnu základního software – typové aplikace mají své specifické provozní prostředí a vyžadují např. konkrétní databázový nebo operační systém.
  • Na základě úvodní studie se přijímá rozhodnutí, zdali je zadaný projekt realizovatelný .
3. Vstupy úlohy:
  • Projektový záměr (D124A ),
  • Smlouva na úvodní studii (D420A ),
  • Plán projektů (D123A ),
  • Aplikační architektura (D053A ),
  • Datová architektura (D055A ),
  • Technologická architektura (D054A ),
  • Katalog požadavků na IT (D042A ),
  • Katalog IT služeb (D111A ),
  • Dokument specifikace projektu (D402A ),
  • Informační strategie (D001A ),
  • Organizační a řídící dokumenty podniku (DQ002A ),
  • Procesní dokumentace podniku (DQ003A ),
  • Katalog datových zdrojů (D211A ),
  • Specifikace technologických standardů (D232A ),
  • Nabídka na dodávku IT služeb a produktů (D132A ).
4. Výstupy úlohy:
  • Úvodní studie projektu (D421A ),
  • Katalog požadavků na IT, aktualizovaný (D042A ),
  • Strategie datové migrace (D427A ).
5. Podmínky úspěšnosti úlohy
  • Podpora ze strany vedení podniku – vedení podniku musí být přesvědčeno, že zavedení dané aplikace opravdu podpoří definované byznys cíle (Business/IT alignment).
  • Úplné a jednoznačné zadání úvodní studie – podnik musí jasně vědět, jakou funkcionalitu od poptávané aplikace vyžaduje a kolik je ochoten za ni zaplatit.
  • Aktivní účast vlastníků byznys procesů – nově zavedená aplikace pravděpodobně ovlivní či změní značnou část podnikových procesů. Proto je nutné, aby řešitelský tým spolupracoval se zaměstnanci, kteří mají know-how o daných procesech. V ideálním případě by jednotliví vlastníci procesů, popř. zaměstnanci, kteří mohou procesy ovlivňovat a měnit, měli být zároveň klíčovými uživateli za danou oblast.
  • Účast klíčových uživatelů – zahrnutí uživatelů budoucí aplikace do celého vývojového procesu prostřednictvím klíčových uživatelů. Ti musí být dostatečně odborně zdatní, musí dokonale znát procesy minimálně ve své oblasti a musí je mít možnost redefinovat a přenastavovat. Jejich účast na celém procesu, jejich kvalita a vytížení je jedním z klíčových faktorů rozhodujících o úspěchu implementace na straně podniku.
  • Obeznámení uživatelů se změnou – často se vyskytuje odpor ke změnám v organizaci, a tak je nutné včas obeznámit zaměstnance s plánovanou změnou a snažit se vypěstovat podnikovou kulturu, ve které se počítá s používáním nové aplikace.
  • Střízlivé plánování – při projektech je často podceněno plánování nákladů a harmonogramu. Je nutné počítat s rezervami. Odhady musí provádět zkušený analytik, nejlépe na základě údajů z předchozích projektů.
  • Výběr dodavatele a produktu – je nutné investovat do výběru řešení dostatečný čas a vybrat spolehlivého dodavatele, který má zkušenosti s daným typem podniku a jeho problémy. O vhodnosti dodavatele nevypovídá ani tak počet implementací daného ERP celkem, jako zkušenosti s konkrétním oborem.
6. Doporučené praktiky
  • Na úvodní studii se bezprostředně váže příprava smlouvy na celý projekt. V některých případech se smlouva na celý projekt uzavírá již po ukončení výběrového řízení. U větších projektů je však výhodnější zpracovat a uzavírat smlouvu na projekt až po přijetí úvodní studie , neboť teprve na jejím základě je možné reálněji stanovit časovou a finanční náročnost projektu, případně další podmínky řešení. Ve smlouvě je také dobré pamatovat možné vícepráce a nutné customizace, jejich potřeba vyvstane až v průběhu dalších fází implementace. U větších projektů ani sebelépe provedená úvodní studie nemůže obsáhnout na sto procent vše, co bude třeba v průběhu implementace provést.
  • Kontraktační řízení, tj. příprava a projednání jednotlivých částí smlouvy až po její uzavření a podpis je pracovně i časově náročný proces a v některých situacích trvá i několik měsíců. Na jeho průběhu se účastní řada specialistů z oblasti informatiky a práva a samozřejmě vedení obou stran – zákazníka i dodavatele.
7. “ERP: Zpracování úvodní studie“ - klíčové aktivity
  • Formulace cílů projektu ERP - formulace cílů projektu ve vazbě na základní podnikové cíle v ekonomice, obchodu, ….
  • Analýza současného stavu podnikové informatiky - analýza současného stavu podnikové informatiky, tj. stávajících zdrojů z hlediska jejich využitelnosti v dalším řešení, definování potřebných úprav. Nová ERP aplikace může vyžadovat změny v technologické infrastruktuře nebo např. nový operační či databázový systém.
  • Definování klíčových požadavků na ERP aplikaci - definování funkčních, provozních a technologických požadavků na typovou ERP aplikaci. Také se provádí analýza realizovatelnosti těchto požadavků.
  • Návrh celkového konceptu řešení projektu ERP - určení pozice projektu v podnikové IT architektuře. Vytvoření funkčního a procesního návrhu projektu včetně hrubého návrhu datových zdrojů.
  • Návrh aplikačního software pro jednotlivé oblasti / moduly - definice modulů aplikace, určení pořadí a priority jejich zavedení, návrh vazeb mezi moduly.
  • Návrh základního software - specifikace základního provozního prostředí, operačních systémů, databázových systémů. Návrh požadavků na hardware – provozní nároky projektu (doba odezvy, spolehlivost), potřebné rozšiřování komponent, vzájemná integrace.
  • Specifikace vlivu projektu na organizaci podniku - plánované změny v organizaci způsobené zavedením nové aplikace – změny v organizační struktuře, změny povinností a odpovědností jednotlivých rolí, požadavky na rekvalifikaci a školení pracovníků.
  • Návrh způsobu řízení projektu - určení struktury týmů, pracovních metod, předávacích procedur, změnových řízení, standardů a konvencí.
  • Rámcový návrh způsobu migrace na nové řešení - naplánování činností souvisejících s přechodem na nové řešení – návrh konverze datové základny, identifikace vazeb na stávající aplikace, požadavky na změnu hardwarové infrastruktury, organizace migračních činností.
  • Specifikace poskytovaných doprovodných služeb dodavatelem - školení, podpora, aktualizace, konzultace a další doprovodné služby poskytované dodavatelem.
  • Návrh harmonogramu řešení - definovat etapy řešení, jejich obsah, termíny zahájení a ukončení (včetně milníků, kterými jsou etapy ukončovány), návaznosti jednotlivých etap, vstupy a výstupy etap, určení osob zodpovědných za realizaci činností definovaných v rámci.
  • Ekonomický rozbor projektu - stanovení pořizovacích a provozních nákladů aplikace a jejích ekonomických i mimoekonomických efektů. Určení nezbytných předpokladů pro dosažení plánovaných efektů.