DQ003A : Procesní dokumentace podniku

Kód dokumentu:

DQ003A

Autor:

MBI tým

Datum poslední úpravy:

2012-12-15

Popis, obsahové vymezení

1. Procesní dokumentace podniku - účel dokumentu

Účelem je analyzovat a dokumentovat podnikové procesy jako základ jejich optimalizace.

2. Obsah dokumentu

Procesní dokumentace podniku zahrnuje přehled a detailní vyjádření podnikových procesů , tj. kromě jejich obvyklého grafického vyjádření i charakteristiky každého procesu , tj.:
- účel procesu,
- spouštěcí událost procesu - aktivující proces, která může mít následující charakter, např. vstup dokladu (např. příchod poptávky zákazníka), časová událost, např. proces přípravy souhrnného reportu prodeje má být spuštěn vždy v pondělí každý týden, nastalá chyba nebo nestandardní událost, např. výpadek dodávek zboží od dodavatele, splnění byznys pravidla, např. zákazník překročil svůj úvěrový limit,
- vstupy a výstupy - se určují pro jednotlivé činnosti, případně pouze pro celý proces (podle potřebné úrovně podrobnosti dokumentace). K nim patří dokumenty (nejčastěji), data, datové báze nebo jejich části a hmotně energetické vstupy a výstupy, tj. fyzické materiály, zboží, služby,
- klíčové aktivity - činnosti mající v rámci procesu zásadní význam, jejich obsah, případné organizační a legislativní nároky apod.,
- role - zajišťující, případně podílející se na procesu, resp. jednotlivých činnostech, tj. pracovníci s přiřazenými kompetencemi a zodpovědnostmi vzhledem k procesu a činnostem. Ty se specifikují na základě tzv. RACI matice, které obsahuje tyto symboly a jejich význam „A – Accountable“ – zodpovídá za celý proces, případně činnost, „R – Responsible“ - vykonává proces, činnost a je zodpovědný za jeho vykonání, „C – Consulted“ – konzultuje obsah procesu, činnosti, „I – Informed“ – je informován o průběhu a výsledcích procesu, činnosti,
- vlastníka procesu - viz role "Vlastník byznys procesu" (RQ033 ),
- klíčové metriky procesu, vyjadřující obsah, náročnost případně kvalitu procesu nebo činnosti. K metrikám obvykle patří časová náročnost procesu a činnosti, náklady na proces a činnosti, počty chyb nebo reklamací apod.,
- aplikace a softwarové nástroje, které proces a jeho jednotlivé činnosti zajišťují nebo podporují.
Z hlediska procesní dokumentace se podle potřeby dokumentují i další jejich charakteristiky, např. klíčové problémy a omezení, která jsou s jeho průběhem spojené externí nebo interní faktory, které ovlivňují jeho výkonnost a kvalitu (např. pozice na trhu, ekonomické a legislativní prostředí apod.), nejlepší doporučené praktiky a případně další.
Procesy se člení na:
- základní („core“) procesy - kterými jsou zajišťovány hlavní podnikové funkce bezprostředně spojené s uspokojováním potřeb zákazníků. Jsou těmi procesy, které mají rozhodující podíl na “hodnotě” finálního produktu podniku a obvykle probíhají celým podnikem,
- podpůrné - probíhají uvnitř podniku a mají, jak název napovídá, podpůrný charakter pro základní procesy,
- řídící - resp. správní procesy, představují procesy, jimiž firma definuje svoji organizaci a administrativní akty, respektive realizuje řízení, tj. jedná se o procesy managementu .
Procesní dokumentace podniku se vytváří v využitím metod procesního modelování (M502 ) a obvykle na základě symboliky, resp. notace BPMN (Business Process Modeling Notation), která je dostupná na adrese BPMN .