Úloha
: Řízení a koordinace realizace projektů
|
|
|
|
Kód úlohy
Standardní kód úlohy v MBI.
:
|
Autor návrhu úlohy
Jméno a příjmení autora úlohy
:
Pražský, P. (Pražský, s.r.o.)
|
|
Datum poslední úpravy
Datum poslední úpravy úlohy ve tvaru rrrr.mm.dd.
:
|
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi
Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.
:
|
|
|
Charakteristiky úlohy
![](/mbi/files/SYM_TARGET.png) 1. “Řízení a koordinace realizace projektů“ – cíl, účel
-
Cílem
úlohy je optimalizace průběhu jednotlivých projektů portfolia
ve vazbě na firemní strategii
a byznys cíle.
![](/mbi/files/SYM_DESCRIPTION.png) 2. Obsah úlohy
- Úloha představuje skupinu
aktivit sloužící ke každodenní kontrole a korekci
probíhajících projektů.
-
Zajištění souladu s jejich zdroji a řešení konfliktů
vznikajících v interakci mezi jednotlivými projekty a jejich požadavky na zdroje, které přesahují rámec jednotlivých projektů.
![](/mbi/files/SYM_D.png) 3. Vstupy úlohy:
- Plán údržby (D122A
),
- Plán projektů (D123A
),
- Projektový záměr (D124A
),
- Provozní dokumentace (D711A
),
- Dokumentace provozu service-desku (D723A
),
- Katalog požadavků na IT (D042A
),
- Katalog cílů informatiky (D041A
),
- Aplikační architektura (D053A
),
- Analýza IT dodavatelů (D121A
),
- Analýzy a plán rozvoje datových zdrojů (D212A
),
- Plán rozvoje pracovních kapacit (D223A
),
- Plán rozvoje technologické infrastruktury (D235A
),
- Kapacitní plán v IT (D236A
),
- Rozpočet IT (D325A
).
![](/mbi/files/SYM_CSF.png) 5. Podmínky úspěšnosti úlohy
- Stav a kvalita reportování existujících konfliktů.
- Schopnost proaktivní predikce konfliktu zdrojů.
- Schopnost plánování následujícího postupu jednotlivých projektů.
![](/mbi/files/SYM_PRACTICE.png) 6. Doporučené praktiky
-
Interview s projektovými manažery jednotlivých projektů
s cílem zjištění aktuálního stavu průběhu projektu a jeho požadavků na zdroje.
![](/mbi/files/SYM_T.png) 7. “Řízení a koordinace realizace projektů“ - klíčové aktivity
7.1. Monitoring a sledování realizace projektů dle parametrů
- Monitoring a kontrola obsahují činnosti, pomocí kterých se
sledují a posuzují hlavní milníky, výstupy a pokrok
jednotlivých projektů. Dle rozsahu celého portfolia projektů se využívají odpovídající automatizované / ruční nástroje pro sledování a sdílení informací (reportů) o průběhu projektů.
- Informace se ukládají a
sdílejí v rámci projektové kanceláře
. Projektová kancelář je tak základním nástrojem pro uložení dat projektů o jejich průběhu, výstupů, informací o řízení kvality a rizik. Tj.
projektová kancelář (PK) je tak základním nástrojem pro řízení znalostí o realizaci portfolia projektů
. Současně s tím PK zajišťuje
standardizovanou a jednotnou formu reportingu.
- PK může být
realizovaná jak formou sdíleného diskového prostoru, tak i formou specializovaného produktu
.Produkty: MOSS, MS Project, Serena Business Manager, Serena PPM.
- Mezi základní monitorované (vykazované)
charakteristiky, které se dále používají pro řízení celého portfolia,
patří zejména:
- dosahování strategických cílů, přidaná hodnota,
- vykazování realizované práce,
- progres projektu v rámci stanoveného harmonogramu,
- požadavky na zdroje, stav využití, resp. jejich konflikty,
- náklady na projekt, finance,
- rizika a kvalita,
- výstupy, stav akceptace významných milníků.
7.2. Vyhodnocení parametrů, porovnání souladu se stanovenými metrikami a souladu se strategií
- V rámci vyhodnocení průběhu jednotlivých projektů se provede
jejich ohodnocení (rating)
. Ohodnocení vychází se základních vykazovaných charakteristik. Viz výše.
- Podstatné je správné
ohodnocení projektu versus strategické cíle
, jejich dosahování, přidaná hodnota apod.
- Současně s tím musí být pozornost věnována aktuálnímu
čerpání zdrojů a jejich konfliktů
, vycházejících mimo rámec projektů.
7.3. Řešení konfliktů
- Řešení konfliktů zdrojů patří k
jedné z nejdůležitějších činností při řízení portfolia
(dtto platí i o jednotlivých projektech). Portfolio manažerem (jeho týmem)
je prováděno denně
.
-
Hlavním cílem
činnosti je
řešit konflikty
(problémy, otevřené otázky), které
přesahují rámec jednotlivých projektů
a jejich potřeb. Řeší se takové, které nemůže projekt vyřešit sám nebo jejichž řešení nemůže realizovat.
- Tyto činnosti a jejich efektivnost do značné míry
závisí na zkušenostech portfolio manažera
, jeho vztahů k jednotlivým projekt manažerům, ale také k vedoucím (majitelům) zdrojů. Průběžně jsou řešeny následující konflikty (ve smyslu jejich dostupnosti, optimalizace, distribuce) - zdrojů (HR), času a financí.
7.4. Korekce plánů projektů
- Na základě dohody vzniklé v rámci řešení jednotlivých konfliktů projektů se provede
aktualizace (přeplánování) harmonogramu
jednotlivých projektů. Provádí se pouze v případech, kdy konflikty nelze vyřešit jiným způsobem.
7.5. Eventuální korekce obsahu projektů
- V případě nemožnosti vyřešit stávající konflikty zdrojů jednotlivých projektů, je nutné
provést změny obsahu odpovídajících projektů
(pokud lze), tak aby bylo následně možné upravit požadavky na konkrétní zdroje.
- Při úpravách je vhodné
pro každý modifikovaný projekt respektovat trojimperativ "Co, Kdy a Za kolik?“
– tzv. trojúhelník Harolda Kerznera (také označovaný jako magický trojúhelník). Dává do vztahu:
výkon/kvalitu/technologie, čas a náklady
a ukazuje, vazby těchto 3 faktorů.
7.6. Řízení kvality
- Management kvality – pro realizované projekty portfolia se uplatňují
standardní postupy řízení kvality
, stanovené a uplatňované pro tu kterou konkrétní instituci. Kontrola by měla probíhat na základě stanovených postupů a praktik,
daných celkovou firemní strategií kvality
.
- Doporučuje se
stanovení interní strategie
, která je poté využívána
i ve vztahu k externím dodavatelům
a ostatním institucím, které ji musí dodržovat v rámci svých dodávek.
7.7. Řízení rizik
- Management rizik – pro realizované projekty portfolia se uplatňují
standardní postupy řízení rizik (vlivů),
stanovené a uplatňované pro tu kterou konkrétní instituci. Na této úrovni
se řídí rizika jednotlivých projektů, které překračují jejich hranice
. Tj. základní pozornost musí být věnována těm rizikům, které vznikají v rámci jednoho projektu a mohou ovlivnit realizaci ostatních projektů nebo stávajících poskytovaných služeb.
- Řízení kvality se opět provádí
na základě praktik definovaných v rámci konkrétní instituce
. Tak jak platí pro jednotlivé projekty je podstatná
proaktivní činnost
v této oblasti jak portfolia manažera, tak i jednotlivých projektových manažerů projektů.
7.8. Řízení stakeholders
- Zúčastněné strany – obsahem této činnosti je sledovat a, pokud je to možné,
korigovat zájmy jednotlivých stakeholders na průběh a výsledky projektů
. Zájmy a vlivy jednotlivých stran většinou přesahují rámec jednotlivých projektů.
- Tato činnost je prováděna
na úrovni jednotlivých projektů
ve formě řízení očekávání (soulad s výsledky projektů, soulad se strategií).
Na úrovni řízení portfolia
se opět provádí v kontextu přesahování vlivů mezi jednotlivými projekty.
7.9. Projektová kancelář
- Projektová kancelář (management informací) - v rámci řízení portfolia
se doporučuje implementovat
. V rámci realizace je zajišťován jak provoz projektové kanceláře, tak i provoz dalších používaných podpůrných SW.
-
Realizovaná projektová kancelář
následně
slouží pro
:
-
evidenci dokumentace
související s projektem. Centralizované uložení a správa výstupních dokumentů, jednotný zdroj informací,
-
centralizovaná správa projektů
, jejich účelné řízení a monitoring,
-
nástroj pro plánování průběhu projektu
, pro evidenci úkolů, činností, rozpočtu, kvality, rizik, událostí, pro řízení pracovních týmů,
-
řízení znalostí
.
7.10. Reporting vrcholovému vedení, schválení změn priorit a změn obsahu a plánů
- Pro potřeby vrcholového vedení a dále pro informaci o souladu projektového portfolia se strategií se realizuje odpovídající
reporting
. Tak jak je běžné u jednotlivých projektů je vhodné
reportovat následující čtyři charakteristiky projektů
:
- Provedené činnosti, stav plnění harmonogramu, úkolů.
- Základní zjištění, závěry, doporučení, návrhy, problémy.
- Ekonomika projektu – odpracováno hodin, finance.
- Lidské zdroje, pracovní týmy, využití, stav,
- Příklad dashboardu projektového portfolia pro potřeby vedení .
|
|
|
|