Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Úloha : Příprava projektu
Příprava projektu
Kód úlohy

Standardní kód úlohy v MBI.

:
U402A
Autor návrhu úlohy

Jméno a příjmení autora úlohy

:
MBI tým
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi

Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.

:
0.7
Charakteristiky úlohy

Charakteristiky úlohy

1. Účel úlohy „Příprava projektu“
  • Účelem úlohy je nastavit základní konvence pro řešení projektu, specifikovat organizaci projektu a vytvořit základ dokumentace řízení projektu.
  • V rámci úlohy se řeší otázky a problémy definované ve scénářích :
    • Je třeba zajistit systematické a kvalifikované řízení IT projektu (S401 ),
    • Je třeba zajistit systematický průběh řízení a implementace IT projektu (S407 ).
2. Obsah úlohy „Příprava projektu“
  • V úloze je definována :
    • organizační struktura projektu,
    • projektové standardy,
    • struktura projektové dokumentace,
  • Je potvrzen harmonogram a rozpočet projektu.
  • Jsou zpřesňovány požadavky na kvalitu, přínosy, postupy řešení projektu, standardy, cíle projektu, časový harmonogram, rozpočet projektu, požadavky na zdroje a případná omezení a rizika projektu. Specifikuje se, co není předmětem projektu.
  • Definují se nároky na 3 základní typy zdrojů – finanční, personální, technologické.
  • Vytváří se projektový plán , který obsahuje:
    • jednotlivé fáze a aktivity uspořádané v časové posloupnosti,
    • každá aktivita je naplánovaná na určité časové období a obsahuje pravidla návaznosti na související aktivity, má přiřazenou délku trvání a časové rozmezí, za které musí být provedena,
    • aktivity jsou shlukovány do etap, v jejichž rámci jsou ke každé aktivitě přiřazeny konkrétní zdroje, určena pracnost a definovány výstupy.
3. Vstupy úlohy:
  • Dokument specifikace projektu (D402A ) - na konci této úlohy musí být tento dokument specifikace projektu schválen všemi zúčastněnými stranami a potvrzen a schválen.
  • Katalog požadavků na IT (D042A ) – postupně aktualizovaný a doplňovaný o speciální požadavky na daný projekt,
  • Plán projektů (D123A ) – obsahující plánované údaje pro celé portfolio projektů tak, aby bylo možné sledovat a formulovat vazby daného projektu na ostatní projekty portfolia,
  • Informační strategie (D001A ) – pokud jsou informace strategického charakteru (např. architektury, strategický plán projektů apod.) pro daný projekt relevantní,
  • Nabídka na dodávku IT služeb a produktů (D132A ), která byla poskytnuta externím dodavatelem, případně jako vítězná nabídka výběrového řízení na projekt a je pro přípravu projektu účelná.
4. Výstupy úlohy:
  • Plán projektu (D401A ), včetně harmonogramu projektu – je hlavním výstupem úlohy a obvykle konkretizací rámcové specifikace v úloze Zahájení projektu (U401A ),
  • Rozpočet projektu (D411A ) – vychází především z předpokládané pracnosti, z nabídek dodavatelů a případných finančních nároků licencí na produkty,
  • Dokumentace přípravy (nastavení) projektu,
  • Dokumentace průběhu projektu (D412A ) - nově založený dokument pro další průběžné řízení projektu,
  • Deník projektového manažera – doplněný o dílčí informace z úlohy.
5. Podmínky úspěšnosti úlohy
  • Podpora vedení podniku při přípravě projektu, kooperace na kvalifikovaném posouzení jeho účelnosti a realizovatelnosti v daných podnikových podmínkách,
  • Jasné vymezení projektu a jeho všech klíčových charakteristik,
  • Vyhodnocení všech faktorů ovlivňujících kvalitu, obsah, rozpočet a časový harmonogram. K těmto faktorům patří zejména :
    • Faktor velikosti podniku (F000 ),
    • Faktor příslušnosti podniku k odvětví ekonomiky (F006 ),
    • Stav hospodářského prostředí (F030 ),
    • Situace na IT trhu (F031 ),
    • Stav legislativy (F034),
    • Podniková kultura (F050 ),
    • IT strategie a její zvolený typ (F054 ),
    • Zaměření IT služeb (F055 ),
    • Dislokace podniku (F056),
    • Struktura uživatelů IS, informatiků a úroveň jejich znalostí (F080 ),
  • Posouzení stavu celého projektového portfolia a předpokládaného vývoje a jeho dopady na daný projekt.
6. Klíčové aktivity v úloze „Příprava projektu“

6.1. Detailní specifikace řídícího týmu projektu
  • Jsou detailněji definovány řídící role v projektu a projektové týmy, určené v rámci úlohy „Zahájení projektu“ (U401A ), tj.:
    • funkční náplň rolí,
    • nároky na jejich znalosti a zkušenosti,
  • Řídící tým hájí zájmy všech zúčastněných stran, proto musí mít zástupce ze všech skupin, které mají vliv na projekt nebo je projekt ovlivňuje.
6.2. Detailní specifikace projektového týmu
  • Projektový tým je složen z rolí - odborníků na jednotlivé oblasti řešení projektu. Lidé do projektového týmu jsou vybíráni jednak s ohledem na jejich odbornost, ale také s ohledem na jejich disponibilitu, protože mohou pracovat na více projektech zároveň, tak aby byli schopni přiřazené aktivity vykonat v rámci stanoveného času. Členy projektového týmu vybírá projektový manažer .
  • Do projektového týmu na straně IT obvykle patří tyto role:
    • Byznys architekt (R301 ),
    • Byznys analytik (R302 ),
    • Datový analytik (R303 ),
    • IT architekt (R401 ),
    • Návrhář databází (R501 ),
    • Vývojář softwaru (R402 ),
    • Tester (R404 ),
    • Správce dat a jejich kvality (R503 ),
    • Databázový vývojář (R504 ),
    • Specialista v oblasti IT bezpečnosti (R605 ), **Specialista v oblasti nákupu a prodeje IT produktů a služeb (R201 ),
    • Ekonom IT (R202 ),
    • Dodavatel (R109 ),
  • Do projektového týmu na straně uživatelské obvykle patří tyto role:
    • Metodik, klíčový uživatel (RQ032 ),
    • Vlastník byznys procesu (RQ033 ),
    • Analytik logistiky, Logistics Controller (RQ015 ),
    • Uživatel IT služeb (RQ031 ),
    • Vlastník business požadavku (RQ034 ),
    • Podnikový právník (RQ035 ),
    • Pracovník podnikového HR (RQ036 ),
    • Obchodník (RQ037 ),
    • Ekonom (RQ038 ),
  • Jsou detailněji definovány role projektového týmu , tj.:
    • funkční náplň rolí,
    • nároky na jejich znalosti a zkušenosti.
6.3. Nastavení organizace projektu
  • Definované role představují základ pro specifikaci organizační struktury projektu , a to podle pravidel, jaké má organizace nastavena pro řízení jednotlivých projektů.
  • Hlavní zodpovědnou osobou za projekt je Sponzor projektu (R113 ),
  • Hlavní zodpovědnost za projekt vzhledem ke sponzorovi má Manažer projektu (R103 ), který může být interní, nebo externí pracovník,
  • Ustavuje se řídící komise projektu a jsou jmenováni jednotliví členové řídící komise (R114 ), která se obvykle skládá ze sponzora, manažera projektu, dodavatele, klíčových uživatelů a případně dalších osob, které mají na projekt vliv nebo které projekt ovlivňuje,
  • Přesné složení řídící komise se upravuje s ohledem na konkrétní požadavky organizace.
6.4. Příprava systému dokumentace
  • V rámci této aktivity jsou založeny nové dokumenty projektu, zejména:
    • Plán projektu (D401A ),
    • Dokumentace průběhu projektu (D412A ),
    • Rozpočet projektu (D411A ),
  • Nastavují se a odsouhlasují dokumentační standardy, pravidla tvorby dokumentů, jmenné konvence, pravidla sdílení dokumentů, archivace a odpovědné osoby za jednotlivé dokumenty.
6.5. Plánování projektu, tvorba projektového plánu
  • Vytváří se projektový plán , který obsahuje:
    • plán řízení obsahu a rozsahu projektu (funkcionality),
    • časový harmonogram ,
    • WBS , Work Breakdown Structure - rozložení projektu na menší části, které jsou efektivněji plánovatelné a kontrolovatelné,
    • návaznosti, délky trvání a pracnosti jednotlivých aktivit ,
    • plán zdrojů , přiřazených k aktivitám,
    • plán nákladů - je závislý na naplánovaných aktivitách, jejich pracnosti a cenách za zdroje (jak lidské, tak také materiálové), součástí plánování nákladů je také zahrnutí rezervy, která pokryje případná rizika,
    • řízení rizik - tedy jakýchkoli situací, které mohou nastat a mohou mít nějaký vliv na projekt, ať již kladný, ale také záporný,
    • řízení kvality - specifikované již v dokumentu specifikace projektu. V projektovém plánu je blíže naplánovaná, obsahuje všechna akceptační kritéria a metriky měření míry splnění akceptačních kritérií,
    • řízení komunikace - v rámci týmu i mimo něj, musí být plánována. Všechny zúčastněné strany musí dostávat relevantní informace k jejich pozici, musí být určeny komunikační kanály a periodicita komunikace,
    • U každé z uvedených částí se specifikuje rozsah plánu (co pokrývá, co nikoli), role a jejich podíl na řízení (RACI), procedury řízení, reporting průběhu.
6.6. Určení etap projektu
  • Etapy jsou logicky uspořádané skupiny činností, které spolu vzájemně souvisí a společně produkují určitý výstup/produkt.
  • Milníky projektu vyznačují časově důležité záchytné body , při jejichž dosažení má být dokončeno určité množství práce, případně vytvořen definovaný produkt. Milníky mohou být na konci každé etapy při logickém uzavření nějakého celku, nebo v průběhu etapy, kdy je potřeba věnovat větší pozornost nějakému kritickému úkolu nebo činnosti v rámci etapy.
  • V rámci úlohy se konkretizují požadavky na kvalitu a dílčí akceptační kritéria pro hodnocení dosažení cílů. Každý produkt, který je vytvořen v rámci projektu, musí být zákazníkem akceptován. Specifikace akceptačních kritérií, kterou odsouhlasí všechny zúčastněné strany, pomáhá předcházet vzájemnému nepochopení a nesplnění očekávání zákazníka.
  • Na základě uvedených charakteristik je definován systém kontrol průběhu projektu , tj. frekvence a formát kontrol, určení tolerancí pro kontrolované metriky, mechanizmů pro řešení změn v projektu vyplývajících z výsledků kontrol.
6.7. Určení metrik projektu
  • Pro řízení projektu, zejména pro sledování a analýzy průběhu projektu a výsledných produktů, se specifikuje systém metrik . Každá metrika se definuje (v kontextu MBI) jako kombinace relevantního ukazatele a jemu odpovídajících dimenzí.
  • Využívá se zejména následujících ukazatelů:
    • Náklady na projekt (I502 ),
    • Náklady na aplikace (I403 ), Náklady na software (I404 ), Náklady na technické prostředky (I405 ),
    • Náklady na činnosti v IT (I406 ) – rozvoj, provoz,
    • Objem externích dodavatelských kapacit (I072 ),
    • Rozsah projektových zpoždění (I503 ),
    • Objem dat transformovaných v průběhu migrace ze stávajícího do nového systému (I505 ),
    • Výnosy z projektu (I506 ),
    • Počty změn vyžádaných v důsledku akceptačního řízení (I531 ),
    • Procentuální odchylka od plánovaných člověkodnů (I532 ),
    • Podíl dokončení práce v % (I533 ),
    • Náklady na změny IT projektu (I534 ),
    • Pracnost IT projektů v člověkodnech (I122 ) – pro sledování poměru projektu k celému portfoliu,
    • Objem nákladů na plánované IT projekty v tis. Kč (I123 ) – dtto,
    • Rozpracovanost IT projektů (I124 ) – dtto,
  • Ve vztahu k uvedeným ukazatelům se obvykle v různých kombinacích využívá především těchto analytických dimenzí:
7. Poznámky, reference:
  • Základní metodiky řízení projektů jsou:
    • PMBOK, Project Management Body of Knowledge (M401 ),
    • PRINCE2, Projects in Controlled Environments (M402 ).