Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Úloha : Retail: Výběr POS SW
Retail: Výběr POS SW
Kód úlohy

Standardní kód úlohy v MBI.

:
UQ591AXRE
Autor návrhu úlohy

Jméno a příjmení autora úlohy

:
Fous, O. (Artex, Informační systémy)
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi

Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.

:
0.5
Charakteristiky úlohy

Charakteristiky úlohy

1. “Retail: Výběr POS SW“ – cíl, účel
  • Cílem úlohy je vybrat nejvhodnější POS SW řešení na základě zaměření, velikosti a potřeb maloobchodního podniku.
2. Vstupy a výstupy úlohy:
  • Hlavními vstupy jsou:
    • Analýza IT trhu (D022A ),
    • Softwarová architektura (D056A ),
    • Aplikační architektura (D053A ),
    • Plán projektů (D123A ),
    • Projektový záměr (D124A ),
    • Poptávkový dokument (D131A ),
    • Nabídka na dodávku IT služeb a produktů (D132A ),
    • Výběrová kritéria na dodávky IT služeb a produktů (D133A ),
  • Výstupem zpracování úlohy jsou:
    • Protokol o hodnocení nabídek (D134A ),
    • Závěrečný protokol z výběrového řízení (D135A ),
    • Plán projektu (D401A ),
    • Dokument specifikace projektu (D402A ),
    • Rozpočet projektu (D411A ).
3. Obsah úlohy

Základní úvaha této úlohy je jednoduchá - vzhledem k tomu, že maloobchodní podniky si nejsou podobné a k tomu, že zaměření a pracovní postupy v rámci maloobchodního odvětví se mohou, až diametrálně, odlišovat platí, že neexistuje pokladní/retail management systém natolik univerzální , aby dokonale pokryl požadavky na funkcionalitu jednotlivých zaměření v rámci maloobchodu. Principy úlohy, která se zabývá výběrem vhodného POS/RM řešení pro podnik, jsou následující:

  1. Určení osoby nebo týmu zodpovědné za výběr vhodného řešení,
  2. Analýza a zjištění potřeb podniku s důrazem na specifické vlastnosti a pracovní postupy (workflow) v podniku,
  3. Analýza velikosti podniku (počet uživatelů, počet poboček, počet pokladen, backoffice stanicí…),
  4. Analýza zaměření podniku (prodej obuvi, oblečení, smíšeného zboží, šperků…) a z toho vycházejících požadavků (velikostní tabulky, váha drahých kovů…),
  5. Analýza technických požadavků pro vítězné řešení:
    1. Definice určení pro POS/RM v rámci podniku Bude sloužit jen jako POS? Je třeba jej rovněž nasadit i jako celopodnikový systém, ve kterém bude řešen i velkoobchod? Pokud bude sloužit jen jako POS, je třeba jej propojit s jiným, větším celkem, např. již existujícím celopodnikovým systémem (SAP, Nav atd.),
    2. Definice požadavků na dostupnost dat z poboček (online, batch),
    3. Definice požadavků na propojení s různými platebními prostředky či službami,
    4. Definice požadavků na propojení s dalšími prvky v maloobchodním prodeji, peoplecounter, kamerový systém,
    5. Definice požadavků na podporu vícekanálového (omnichannel) prodeje . Podpora propojení s eShopem, možnost přímého propojení řešení buď s vlastní nebo jinou (otevřenou) eShopovou platformou, možnost přímého napojení na sociální sítě, možnost používat metody pro direct marketing (zasílání SMS, mailových kampaní),
  6. Vypracování podkladů pro výběr vhodného řešení na základě předchozí analýzy, včetně požadavků z ní vycházejících,
  7. Analýza nabídky POS/RM SW,
  8. Výběr zúžené skupiny vhodných kandidátů pro dodání řešení,
  9. Vyhodnocení nabídek a prezentací jednotlivých kandidátů,
  10. Výběr vítězného řešení .
4. Podmínky úspěšnosti úlohy
  • Podpora ze strany vedení/majitele podniku,
  • Výběr vhodné odpovědné osoby/týmu pro výběr řešení,
  • Kvalitní zpracování analýzy potřeb, pracovních postupů a velikosti podniku, správné pochopení vstupů a zpracování výstupů (požadavků),
  • Vhodně zpracované podmínky pro výběr vítězného řešení na základě předchozí analýzy,
  • Výběr vítězného řešení na základě všech faktorů, nejen ceny.
5. Doporučené praktiky
  • Výběr dodavatele i z jiného hlediska - neměl by vycházet jen ze splnění všech požadavků definovaných v rámci úlohy. Tak, jak se od sebe liší jednotlivá řešení, liší se i jejich dodavatelé – velmi cennou vlastností dodavatele POS/RM řešení je, mimo jiné, dlouholetá zkušenost v daném sektoru maloobchodu. Dodavatel, který má dlouhou zkušenost a reference z odvětví fashion retailu by měl mít u zákazníka v tomto odvětví jednoznačně přednost před dodavatelem s podobným řešením a dlouholetou zkušeností s podporou sítě večerek. Výsledkem je nejen dodavatelova znalost jednotlivých procesů, specifických pro odvětví, ale i jeho znalost trhu a jeho subjektů,
  • Výběr SW na základě stávajícího HW - není vždy dobrým nápadem. Přizpůsobovat výběr vítězného řešení na základě možnosti propojení se stávajícím HW (pokladní tiskárny, čtečky, pokladní zásuvky…) na úkor jasného vítěze, který jinak splnil všechny požadavky, se může v krátkodobém hledisku zdát jako výhodné, v dlouhodobém však stejně bude muset dojít k výměně zmíněného HW dříve nebo později a veškerá přidaná hodnota vítězného řešení vybraného na základě tohoto úhlu pohledu zcela vymizí,
  • POS/RM, který půjde s dobou - je dobré se ujistit, že vybrané řešení se po nákupu a nasazení neocitne na mrtvém bodě. Je důležité, aby řešení vždy splňovalo zákonné požadavky ze strany státu (EET, KH), ale neméně důležité je, aby se s každou aktualizací posunovalo s děním a trendy na poli maloobchodu a novými požadavky, které mohou přijít.

6. “Retail: Výběr POS SW“ - klíčové aktivity

6.1. Definice velikosti maloobchodního podniku
  • Analýza „velikosti maloobchodního podniku“ zahrnuje:
    • Počet poboček,
    • Počet mimopobočkových skladů,
    • Počet pokladen na jednotlivých pobočkách/počet pokladen celkem.
  • Při výběru SW řešení pro maloobchodní podnik se určuje jak komplexní řešení se požaduje. To z hlediska výběru představuje:
    • Více poboček znamená vyšší nároky na robustnost celého systému a jeho přenosové funkcionality,
    • Větší počet (i virtuálních) skladů je třeba zohlednit v systému výpočtu skladových cen, mezipobočkových převodů a inventarizace,
    • Více pokladen předpokládá možnost řešení tento systém využívat a to včetně sdíleného HW, *
    • Větší množství dodavatelů může znamenat různé přístupy dodavatelů k dodání zboží, možnost více dodavatelů pro jednu položku, větší pestrost kategorizace položek,
    • Počet položek ve spojení s jejich častou změnou a/nebo cenovými akcemi může mít zásadní vliv na transfer dat mezi jednotlivými pobočkami a centrálou, velikost a robustnost databází a celého systému.
  • Tato klíčová činnost by měla při výběru vítězného SW řešení pro POS/RM pomoci odpovědět na následující otázky :
    • Je třeba systém, který bude podporovat instalaci na několika pobočkách?
    • Který má dostatečně robustní funkcionalitu přenosu dat mezi pobočkami?
    • Který umí spravovat více skladů, včetně skladů virtuálních?
    • Který podporuje logiku více pokladen v rámci jedné prodejny, včetně sdíleného HW a číslování dokladů?
6.2. Definice zaměření maloobchodního podniku
  • Maloobchod má jako odvětví jedno specifikum, velké množství zaměření.
  • Ať už se jedná o elektro, dámskou módu, spodní prádlo, nebo obuv, každá z těchto specializací má své požadavky , které musí vybrané SW řešení reflektovat.
  • Příklad požadavků vycházejících z oborového zaměření, které může generovat síť obchodů, která prodává dámské prádlo a oblečení:
    • Možnost uchovávat položku v několika barvách,
    • Možnost uchovávat položku v několika velikostech, s tím, že u podprsenek je třeba držet alespoň dvě velikostní kategorizace a pro další druhy oblečení mít možnost zvlášť držet jednotlivé skupiny velikostních kategorizací (tj. nemíchat „XS, S, M, L, XL…“ a „32, 33, 34…“,
    • Možnost u položky vidět stav skladu/naskladňovat v tabulce/matici kombinací barev a velikostí,
    • Možnost automatického přidělení EAN kódů pro jednotlivé kombinace barva/velikosti,
    • Možnost uložení několika obrázků pro každou barvu,
    • Automatické upozornění na snížený stav skladu u určité velikosti.
  • Požadavků může být touto metodou generováno mnohem více .
  • Podstatou této klíčové činnosti je tak definovat požadavky na základě specifik daného oborového zaměření maloobchodního podniku.
6.3. Definice technických požadavků pro vítězné řešení
  • Přenos mezi pobočkami/centrálou - online – je nejnáročnější po technické stránce a na připojení. Prakticky existují tři přístupy:
    • „Stream“ přístup – pobočka má vlastní databázi, s centrální databází si online bez dalšího zásahu vyměňuje jen některé informace (např. změny cen, stav skladu, výši zákaznického konta…), velké změny pak probíhají hromadně přes noc. V případě výpadku spojení může pobočka v prodeji fungovat dál, data jsou aktualizována poté, co je spojení znovu navázáno,
    • Přímé napojení pobočky na centrální databázi - je jeden z nejnáročnějších přístupů na internetové připojení, resp. VPN, pobočka nemá vlastní databázi, ta funguje centrálně buď na vzdáleném serveru, nebo v cloudu. Při výpadku připojení je funkcionalita pobočky zásadně omezena nebo potlačena úplně, ** /Centrální umístění všech poboček se vzdáleným přístupem - databáze a aplikační rozhraní jednotlivých poboček jsou umístěny na jednom serveru, ať fyzicky, nebo v cloudu. Personál z poboček se sem pak připojuje pomocí vzdáleného přístupu, například na své virtuální PC. V případě výpadku připojení je funkcionalita zcela potlačena,
  • Dávkově - centrální databáze, data se zpracovávají dávkově, buď manuálně, nebo automatizovaně, nebo kombinací. Na pobočce je umístěna vlastní databáze i aplikační rozhraní. Je nejslabší vzhledem k aktuálnosti dat, nejsilnější vzhledem k výpadku připojení.
  • Určení/funkce systému řeší tento problém - POS/RM systémy mají své specifikum – dají se používat buď jako část (jen pokladny/POS), nebo jako celek (RM i POS). Obzvlášť v případě potřeby využití stávajícího celopodnikového/ERP systému je do požadavků třeba promítnout potřebu propojení nového POS řešení se stávajícím ERP. Řeší se i otázka, zda bude využito více prodejních kanálů?:
    • eShop - dnes standardní a zároveň chybný způsob je nejprve pořídit POS/RM nebo eShop a poté začít přizpůsobovat jedno druhému. Prodejní kanál v podobě eShopu by už nějakou chvíli neměl stát v rámci maloobchodu na druhé koleji, protože co se výšky tržeb týče, dokáže při správné správě překonat i kamenný obchod. Velký počet systémů již nabízí možnost přímého propojení s jednou z uznávaných (a často otevřených) platforem pro eShopy, například s Magentem od Amazonu. Není pak tedy třeba vymýšlet integraci mezi oběma kanály znovu, naopak stačí využít již vyvinutý a funkční nástroj,
    • Sociální sítě - možnost propojení POS/RM se sociálními sítěmi, prezentace vlastních výrobků, kontaktování zákazníků,
    • Mail/SMS - kontaktování zákaznického klubu pomocí SMS/Mailové kampaně (např. Mailchimp) přímo z POS/RM.
  • Bude třeba POS propojit s platebními prostředky nebo službami? - ČR trpí velkým počtem poskytovatelů platebních služeb a platebních terminálů. Představa toho, že jeden systém bude podporovat všechny typy platebních terminálů je zatím bohužel nereálná a finančně nedostupná pro drtivou většinu dodavatelů. Proto je nutné rozhodnout, zda odmítnout jednoho s dodavatelů kvůli tomu, že nepodporuje zrovna námi používaný platební systém, nebo přejít na jiný.