Úloha
: Operativní řízení a administrace projektu
|
|
|
|
Kód úlohy
Standardní kód úlohy v MBI.
:
|
Autor návrhu úlohy
Jméno a příjmení autora úlohy
:
MBI tým, Matoušková S., KIT, VŠE
|
|
Datum poslední úpravy
Datum poslední úpravy úlohy ve tvaru rrrr.mm.dd.
:
|
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi
Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.
:
|
|
|
Charakteristiky úlohy
 2. Obsah úlohy „Operativní řízení a administrace projektu“
-
Operativní řízení
projektu zahrnuje:
- zajišťování a organizaci potřebných
kapacit a zdrojů
projektu,
- sledování
rozporů
oproti zadání,
-
zpoždění
oproti harmonogramu,
- sledování
nákladů
,
-
akceptace výstupů
- probíhá na základě splnění akceptačních kritérií definovaných v projektovém plánu. Akceptační a předávací řízení projektu zahrnuje výsledky testování, zajištění datové i technické migrace a zpracování protokolů,
-
Operativní řízení
je kontinuální činnost, při které jsou:
- řízeny a kontrolovány
jednotlivé etapy projektu
,
- plánovány
etapy následující,
- upravovány postupy nebo zapracovávána
změnová řízení
, v případě výskytu nebo potřeby změny, obvykle vyvolávané požadavkem na změnu (RFC, Request for Change),
- V úloze je kontrolován a
schvalován řídící komisí průběh celého projektu
a porovnáván s původním plánem.
Je kontrolováno
:
- plnění cílů projektu,
- efektivita projektu v poměru efektů oproti nákladům,
- kvalita, komunikace,
- řízená rizika, a dodržování pravidel,
-
Administrace projektu
, která
zahrnuje
:
- přípravu a vedení
dokumentace
,
- plánování
schůzek
k projektu,
- zajištění
oponentních řízení
a evidenci jejich protokolů,
- Pro operativní řízení projektu se využívá
systému tolerancí
, což je
přípustná odchylka
od plánovaných hodnot, která se nemusí řešit na úrovni vedení projektu. Pokud je tolerance překročena, tak jde o
výjimku
a eskaluje se a řeší na úrovni vedení, obvykle řídící komise.
 5. Podmínky úspěšnosti úlohy:
- Kvalitní příprava
projektového plánu
, obsahující reálné určení jeho etap s ohledem na dostupné kapacity a jejich kvalitu,
- Přesnost odhadu délky trvání a nákladů
aktivit,
- Racionální a včasná
komunikace
vedení projektu se všemi zúčastněnými stranami,
- Pravidelné pořádání
pracovních schůzek
řídící komise a jednotlivých projektových týmů,
-
Řešení problémů
a odchylek včas a na úrovni řídící komise.
 6. Klíčové aktivity „Operativní řízení a administrace projektu“
6.1. Příprava a organizace projektových schůzek
- V průběhu projektu musí být
pravidelně
pořádány jak schůzky v rámci řídící komise a projektového týmu,
- V rámci schůzek
projektového týmu
je:
- plánována další práce,
- kontrolována odvedená práce,
- řešeny vzniklé problémy a veškeré situace, které řeší lidé pracující na projektu a projektový manažer,
- V rámci schůzek s řídící komisí
reportuje projektový manažer
průběh projektu a řeší případně vzniklé situace, které jsou potřeba konzultovat se členy řídící komise.
6.2. Řízení změn projektu
- Řízení změn
zahrnuje:
-
identifikaci
(zachycení) změny,
-
vyhodnocení
(prošetření) změny z pohledu dopadu do funkcionality, závažnosti změny, časové a ekonomické náročnosti,
-
návrh řešení
změny, včetně možných variant,
-
rozhodnutí
o řešení, případně zamítnutí,
- v případě přijetí změny její
implementace
.
6.3. Řízení rizik projektu
- Rizikem se chápe
událost
nebo několik událostí, které by mohly mít vliv na dosažení plánovaných cílů projektu. Do
řízení rizik
patří tyto
aktivity:
-
identifikace
rizika v kontextu řízení projektu, případně celé firmy nebo IT,
-
vyhodnocení
rizika a jeho potenciálních dopadů do projektu (ekonomických i mimoekonomických),
-
plánování
možných reakcí vedení projektu na rizika,
-
implementace
specifikovaných reakcí na rizika,
- Rizika se mohou zaznamenávat do zvláštního
dokumentu rizik
, nebo jsou součástí dokumentace průběhu projektu,
- V souvislosti s řízením rizik se v rámci rozpočtu projektu vyčleňuje jeho specifická část na řešení rizik, tzv.
rizikový rozpočet
.
6.4. Předání produktů a akceptace
- Každý výstup projektu musí být předán zákazníkovi a
zákazníkem akceptován
. Výstup je akceptován pouze v případě, že splnil
akceptační kritéria
.
6.5. Vedení administrace projektu
- V souvislosti s administrací projektu:
- musí být vedena
dokumentace
,
- vytvářeny
zápisy
ze schůzek,
-
administrace všech vzniklých dokumentů
musí být prováděna podle pravidel definovaných na začátku projektu v systému dokumentace,
- Na administraci projektu se podílí
projektová kancelář
nebo určený administrativní pracovník.
6.6. Sledování a vyhodnocování harmonogramu a rozpočtu projektu
- V průběhu projektu je potřeba neustále kontrolovat a porovnávat aktuální stav s plánovaným. Pro vyhodnocování průběhu projektu je možné použít
různé metody
, například
EVM (Earned Value Management) – Metoda měření hodnoty rozpracovanosti
slouží ke kontrole nákladů, přičemž bere v úvahu rozpracované náklady a časový postup vzhledem k projektovému plánu,
- Tato metoda pracuje
se třemi proměnnými
– Plánovaná hodnota (PV), Aktuální náklady (AC) a Hodnota odvedené práce (EV):
- Výpočet odchylky od časového harmonogramu (SV): SV = EV – PV,
- Výpočet odchylky od plánu nákladů (CV): CV = EV - AC.
|
|
|
|