1. “Správa softwarových aktiv“ – cíl, účel

• Cílem správy softwarových aktiv je:
  • snižování a kontrola nákladů – optimalizace výdajů na pořizování a správu software,
  • snižování a kontrola rizik – rizika právní i obchodní, vnitřní i vnější, snaha o dosažení stabilního provozu a úrovně kvality služeb,
  • získání či zvýšení konkurenční výhody – zlepšení dlouhodobého i krátkodobého plánování, rychlejší a spolehlivější implementace nových systémů v organizaci, rychlejší přizpůsobení se trhu, provázání IT s byznysem, kvalitnější IT prostředí a uživatelská produktivita,
  • automatizace procesů správy softwarového majetku,
  • vytvářet úspor při nákupu softwaru (např. nákupem multilicenčních smluv) a maximálním využitím již zakoupených licencí či nevyužitého softwaru.

2. Obsah úlohy

*/ Poznámka: Detailní vymezení obsahu úlohy je v PDF příloze skupiny úloh "Řízení a správa IT zdrojů" (TG701 ).

3. Vstupy úlohy:

• Evidence softwarových aktiv (D234A ),
• Softwarová architektura (D056A ),
• Katalog požadavků na IT (D042A ),
• Katalog IT služeb (D111A ),
• Plán projektů (D123A ),
• Provozní dokumentace (D711A ),
• Analýza IT dodavatelů (D121A ),
• Rozpočet IT (D325A ).

4. Výstupy úlohy:

• Evidence softwarových aktiv (D234A ), aktualizovaný,
• Katalog IT služeb (D111A ), aktualizovaný.

5. Podmínky úspěšnosti úlohy

• Efektivita a smysluplnost - správa softwarových aktiv nesmí stát více peněz než potenciální úspora,
• Informovanost a vzdělávání – organizace musí být plně o důležitosti a roli SAM v organizaci, zaměstnanci musí být proškoleni a poučeni,
• Oficiální autorita - statutární orgán nebo nejvyšším management společnosti uzná SAM oddělení a udělí mu příslušné pravomoci,
• Disciplinovanost zaměstnanců – snaha o zamezení instalace programů bez povolení SAM oddělení,
• Kontrola smluv – vyvarovat se nevýhodným smlouvám s dodavateli softwaru a souvisejících služeb,
• Znalosti – zodpovědní pracovníci musí být vzdělaní v SAM metodikách, procesech a v oblasti licenčních a multilicenčních politik.

6. Doporučené praktiky

• Vedení organizace musí být do SAM zapojeno v maximální míře,
• SAM oddělení i vedení organizace musí vzbudit zájem o SAM napříč organizací,
• Pro každý proces nebo projekt rozvoje by měla být definována zodpovědná osoba či oddělení,
• Zkušenost ukazuje, že proces verifikace softwaru je časově velmi náročný a vyžaduje také dobrou znalost licenčních politik používaných produktů,
• Komunikace informací v rámci podnikové kultury.
• Pravidelné kontroly a výstupy SAM , které by organizace měla dodržovat:
  • každé tři měsíce kontrola nainstalovaného softwaru,
  • minimálně jednou ročně proškolit odpovědné osoby za SAM v oblasti správy softwarového majetku a oblasti licenčních a multilicenčních politik,
  • jednou za rok vyhodnotit a inovovat nařízení a směrnice pro SAM v organizaci,
  • správce musí minimálně čtvrtletně vyhotovovat zprávu o stavu SAM včetně návrhů na zlepšení,
  • jednou ročně musí předložit správce SAM podrobnou zprávu o stavu SAM vedení organizace.