U424A : ERP: Zavedení do provozu, migrace

Kód úlohy:

U424A

Autor návrhu úlohy:

Zelenka, P., MBI tým

Datum poslední úpravy:

2013-05-30

Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi:

0.5

Charakteristiky úlohy

1. “ERP: Zavedení do provozu, migrace“ – cíl, účel

Cílem úlohy je kompletně připravit ERP aplikaci na zavedení do rutinního provozu.

2. Obsah úlohy

Na základě odsouhlasených testovacích protokolů se připravuje nebo upřesňuje tzv. plán migrace, tj. postupu zavedení projektu do provozu. Migrace a příprava provozu ERP je organizačně a pracovně vysoce náročná činnost.
Specifický charakter migrace mají projekty s velkým počtem dislokovaných jednotek (závodů, obchodních míst, úřadů apod.). V těchto případech je nutné řídit instalace aplikací, IT komponent, přípravu uživatelů v tomto širokém komplexu, např. v rozměru celorepublikovém, případně i do zahraničí. Tady se provádí tzv. roll-out , tj. provozní rozšíření projektu na všechny určené organizační jednotky.
Příklady takových projektů jsou systémy pro podniky obchodu s rozsáhlou obchodní sítí apod.
Na základě úspěšného průběhu a dokumentace migrace projektu se provádějí předávací procedury. To znamená, že se potvrdí a vzájemně (zákazníkem i dodavatelem, případně interním řešitelem) se odsouhlasí požadovaná funkcionalita a provozní charakteristiky aplikace (doba odezvy, spolehlivost, atd.). Předávací protokol je formálním ukončením projektu a od této doby se jeho další rozvoj a úpravy zakládají na změnových řízeních .

3. Vstupy úlohy:

Dokumentace řešení projektu: implementace (D423A ),
Protokol akceptačních řízení (D424A ),
Katalog požadavků na IT (D042A ),
Katalog IT služeb (D111A ),
Plán projektu (D401A ),
Rozpočet projektu (D411A ),
Procesní dokumentace podniku (DQ003A ),
Strategie datové migrace (D427A ),
Katalog datových zdrojů (D211A ),
Specifikace technologických standardů (D232A ).

4. Výstupy úlohy:

Předávací protokol (D425A ),
Dokumentace průběhu projektu – pro ukončení projektu (D412A ),
Katalog datových zdrojů, aktualizovaný (D211A ),
Katalog IT služeb, aktualizovaný (D111A ),
Katalog požadavků na IT, aktualizovaný (D042A ),
Procesní dokumentace podniku, aktualizovaná (DQ003A ).

5. Podmínky úspěšnosti úlohy

V rámci strategie migrace je třeba určit její základní koncepci (okamžitý přechod na novou aplikaci, souběžný provoz původní i nové aplikace po určitou dobu) vyhodnotit nároky a náklady a oproti tomu možná rizika obou variant,
V rámci strategie a následně plánu migrace je třeba definovat tzv. roll out, tj. instalaci aplikace na jednotlivé dislokované jednotky podniku (závody, pobočky apod.),
V rámci kontraktu s externím dodavatelem je nutné specifikovat jeho účast a rozsah kooperace zejména na datové migraci ,
Pro datovou migraci je třeba disponovat dokumentací dat původního systému,
Je účelné dobře vyhodnotit kvalitu původních databází a podle toho upravit i plán a harmonogram migrace ,
V případě rozsáhlých systémů (se stovkami a více uživateli) je účelné s předstihem plánovat jejich školení a zajistit odpovídající materiální a personální kapacity.

6. Doporučené praktiky

Nejčastějších přechodem na nový ERP systém je okamžitý přechod , kdy v jednu dobu je uživatelům zamezen přístup do starého systému a souběžně s tím je uveden do provozu systém nový.
K přechodu dochází z účetních důvodů nejčastěji na přelomu roku , ale není to pevné pravidlo.
Ani v případě okamžitého přechodu na novou aplikaci, ani při souběžném provozu původní i nové aplikace po určitou dobu, neprobíhá migrace dat najednou . Po nastavení parametrů modulů nového ERP systému a počátečního účetního období, jsou jako první nahrána statická data, jako jsou základní číselníky (dodavatelé, odběratelé, sklady apod.) a k nim navázané pomocné číselníky (měny, skupiny DPH, skladová umístění apod.) a je provedena finální kontrola připravenosti nového ERP na ostrý provoz . Souběžně s tím je nutné intenzivně pracovat na přípravě dat ve starém systému , která budou převáděna. V zásadě jde o to, aby se migrovalo co nejméně dat a aby data byla co nejkorektnější.
Musí být zaceněno veškeré zboží, spárované všechny faktury, pozavírané veškeré zakázky, které nemají zůstat otevřené atd.
Po zahájení ostrého převodu mohou koncoví uživatelé plně používat systém, do kterého se budou dále postupně nahrávat data ze starého systému .
Teprve po uzavření účetnictví ve starém systému mohou být migrována i účetní data, jako jsou počáteční stavy účtů, dodavatelská a odběratelská saldokonta, dlouhodobý majetek a knihy odpisů.
Při okamžitém přechodu na novou aplikaci, je důležité na počátku této etapy započít se školením koncových uživatelů . Před spuštěním nového systému musí být uživatelé seznámeni se základy ovládání nového systému a s pracovními postupy , které budou nejčastěji využívat. Školení pokračují formou konzultací i po náběhu nového systému, aby koncoví uživatelé, kteří začínají samostatně pracovat, mohli prohlubovat své znalosti.

7. “ERP: Zavedení do provozu, migrace“ - klíčové aktivity

Zpracování celkového harmonogramu migrace - zavedení projektu do provozu, tj. stanovení jednotlivých činností, termínů jejich zahájení a ukončení.
Určení zodpovědnosti za jednotlivé činnosti.
Vytvoření všech prvotních databází - vytvoření všech prvotních databází - tzn. konverzemi z původních databází, případně jejich manuálním vytvořením (což je v některých případech s ohledem na kvalitu původních databází jediné řešení).
Plošné školení uživatelů - plošné školení všech uživatelů nové aplikace - všech těch uživatelů, kteří se neúčastnili na analýze a nebyli předtím školeni.
Příprava a realizace potřebné technologické infrastruktury pro projekt - instalace nebo upgrade technických zařízení, základního software.
Určení zkušebního provozu - určení charakteru, rozsahu a délky trvání zkušebního provozu - kdy se např. realizovaný projekt provozuje paralelně s původním způsobem zpracování, a odhalují se a řeší případné funkční nebo provozní problémy.