Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Úloha : ERP: Zavedení do provozu, migrace
ERP: Zavedení do provozu, migrace
Kód úlohy

Standardní kód úlohy v MBI.

:
U424A
Autor návrhu úlohy

Jméno a příjmení autora úlohy

:
Zelenka, P., MBI tým
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi

Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.

:
0.5
Charakteristiky úlohy

Charakteristiky úlohy

1. “ERP: Zavedení do provozu, migrace“ – cíl, účel
  • Cílem úlohy je kompletně připravit ERP aplikaci na zavedení do rutinního provozu.
2. Obsah úlohy
  • Na základě odsouhlasených testovacích protokolů se připravuje nebo upřesňuje tzv. plán migrace, tj. postupu zavedení projektu do provozu. Migrace a příprava provozu ERP je organizačně a pracovně vysoce náročná činnost.
  • Specifický charakter migrace mají projekty s velkým počtem dislokovaných jednotek (závodů, obchodních míst, úřadů apod.). V těchto případech je nutné řídit instalace aplikací, IT komponent, přípravu uživatelů v tomto širokém komplexu, např. v rozměru celorepublikovém, případně i do zahraničí. Tady se provádí tzv. roll-out , tj. provozní rozšíření projektu na všechny určené organizační jednotky.
  • Příklady takových projektů jsou systémy pro podniky obchodu s rozsáhlou obchodní sítí apod.
  • Na základě úspěšného průběhu a dokumentace migrace projektu se provádějí předávací procedury. To znamená, že se potvrdí a vzájemně (zákazníkem i dodavatelem, případně interním řešitelem) se odsouhlasí požadovaná funkcionalita a provozní charakteristiky aplikace (doba odezvy, spolehlivost, atd.). Předávací protokol je formálním ukončením projektu a od této doby se jeho další rozvoj a úpravy zakládají na změnových řízeních .
3. Vstupy úlohy:
  • Dokumentace řešení projektu: implementace (D423A ),
  • Protokol akceptačních řízení (D424A ),
  • Katalog požadavků na IT (D042A ),
  • Katalog IT služeb (D111A ),
  • Plán projektu (D401A ),
  • Rozpočet projektu (D411A ),
  • Procesní dokumentace podniku (DQ003A ),
  • Strategie datové migrace (D427A ),
  • Katalog datových zdrojů (D211A ),
  • Specifikace technologických standardů (D232A ).
4. Výstupy úlohy:
  • Předávací protokol (D425A ),
  • Dokumentace průběhu projektu – pro ukončení projektu (D412A ),
  • Katalog datových zdrojů, aktualizovaný (D211A ),
  • Katalog IT služeb, aktualizovaný (D111A ),
  • Katalog požadavků na IT, aktualizovaný (D042A ),
  • Procesní dokumentace podniku, aktualizovaná (DQ003A ).
5. Podmínky úspěšnosti úlohy
  • V rámci strategie migrace je třeba určit její základní koncepci (okamžitý přechod na novou aplikaci, souběžný provoz původní i nové aplikace po určitou dobu) vyhodnotit nároky a náklady a oproti tomu možná rizika obou variant,
  • V rámci strategie a následně plánu migrace je třeba definovat tzv. roll out, tj. instalaci aplikace na jednotlivé dislokované jednotky podniku (závody, pobočky apod.),
  • V rámci kontraktu s externím dodavatelem je nutné specifikovat jeho účast a rozsah kooperace zejména na datové migraci ,
  • Pro datovou migraci je třeba disponovat dokumentací dat původního systému,
  • Je účelné dobře vyhodnotit kvalitu původních databází a podle toho upravit i plán a harmonogram migrace ,
  • V případě rozsáhlých systémů (se stovkami a více uživateli) je účelné s předstihem plánovat jejich školení a zajistit odpovídající materiální a personální kapacity.
6. Doporučené praktiky
  • Nejčastějších přechodem na nový ERP systém je okamžitý přechod , kdy v jednu dobu je uživatelům zamezen přístup do starého systému a souběžně s tím je uveden do provozu systém nový.
  • K přechodu dochází z účetních důvodů nejčastěji na přelomu roku , ale není to pevné pravidlo.
  • Ani v případě okamžitého přechodu na novou aplikaci, ani při souběžném provozu původní i nové aplikace po určitou dobu, neprobíhá migrace dat najednou . Po nastavení parametrů modulů nového ERP systému a počátečního účetního období, jsou jako první nahrána statická data, jako jsou základní číselníky (dodavatelé, odběratelé, sklady apod.) a k nim navázané pomocné číselníky (měny, skupiny DPH, skladová umístění apod.) a je provedena finální kontrola připravenosti nového ERP na ostrý provoz . Souběžně s tím je nutné intenzivně pracovat na přípravě dat ve starém systému , která budou převáděna. V zásadě jde o to, aby se migrovalo co nejméně dat a aby data byla co nejkorektnější.
  • Musí být zaceněno veškeré zboží, spárované všechny faktury, pozavírané veškeré zakázky, které nemají zůstat otevřené atd.
  • Po zahájení ostrého převodu mohou koncoví uživatelé plně používat systém, do kterého se budou dále postupně nahrávat data ze starého systému .
  • Teprve po uzavření účetnictví ve starém systému mohou být migrována i účetní data, jako jsou počáteční stavy účtů, dodavatelská a odběratelská saldokonta, dlouhodobý majetek a knihy odpisů.
  • Při okamžitém přechodu na novou aplikaci, je důležité na počátku této etapy započít se školením koncových uživatelů . Před spuštěním nového systému musí být uživatelé seznámeni se základy ovládání nového systému a s pracovními postupy , které budou nejčastěji využívat. Školení pokračují formou konzultací i po náběhu nového systému, aby koncoví uživatelé, kteří začínají samostatně pracovat, mohli prohlubovat své znalosti.
7. “ERP: Zavedení do provozu, migrace“ - klíčové aktivity
  • Zpracování celkového harmonogramu migrace - zavedení projektu do provozu, tj. stanovení jednotlivých činností, termínů jejich zahájení a ukončení.
  • Určení zodpovědnosti za jednotlivé činnosti.
  • Vytvoření všech prvotních databází - vytvoření všech prvotních databází - tzn. konverzemi z původních databází, případně jejich manuálním vytvořením (což je v některých případech s ohledem na kvalitu původních databází jediné řešení).
  • Plošné školení uživatelů - plošné školení všech uživatelů nové aplikace - všech těch uživatelů, kteří se neúčastnili na analýze a nebyli předtím školeni.
  • Příprava a realizace potřebné technologické infrastruktury pro projekt - instalace nebo upgrade technických zařízení, základního software.
  • Určení zkušebního provozu - určení charakteru, rozsahu a délky trvání zkušebního provozu - kdy se např. realizovaný projekt provozuje paralelně s původním způsobem zpracování, a odhalují se a řeší případné funkční nebo provozní problémy.