Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Úloha : Retail: Počáteční/Kontinuální import dat pro POS
Retail: Počáteční/Kontinuální import dat pro POS
Kód úlohy

Standardní kód úlohy v MBI.

:
UQ594AXRE
Autor návrhu úlohy

Jméno a příjmení autora úlohy

:
Fous, O. (Artex, Informační systémy)
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi

Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.

:
0.5
Charakteristiky úlohy

Charakteristiky úlohy

1. “Retail: Počáteční/Kontinuální import dat pro POS“ – cíl, účel
  • Cílem úlohy je úspěšně naimportovat nová nebo přenesená data z původního systému do systému nového a to včetně kategorizace, adres, položek, všech jejich detailů a stavu na jednotlivých skladech, či import zmíněných dat kontinuálně po zavedení systému.
2. Vstupy a výstupy úlohy:
  • Hlavními vstupy jsou:
    • Katalog požadavků na nastavení RM/POS systému (DQ601AXRE ),
    • Organizační a řídící dokumenty podniku (DQ002A ),
    • Procesní dokumentace podniku (DQ003A ),
    • Katalog datových zdrojů (D211A ),
    • Analýzy a plán rozvoje datových zdrojů (D212A ),
    • Provozní dokumentace informačního systému se zaměřením na POS (DQ607AXRE),
    • Technická dokumentace sítě (D712A),
  • Výstupem zpracování úlohy jsou:
    • Požadavky na importní soubor (DQ603AXRE ),
    • Provozní dokumentace informačního systému se zaměřením na POS, aktualizovaná (DQ607AXRE),
    • Katalog požadavků na nastavení RM/POS systému, aktualizovaný (DQ601AXRE ),
    • Procesní dokumentace podniku, aktualizovaná (DQ003A ).
3. Obsah úlohy
  • Po úspěšném nastavení systému je, v případě že data nebudou zalistována ručně, třeba všechna potřebná data do systému/databáze naimportovat.
  • Úvodní import dat je spojen se zajištěním zdroje nebo zdrojů dat, jejich úpravou do importu schopného stavu. K jeho dosažení je samozřejmě třeba znát výslednou podobu dat po importu do systému.
  • Kroky by měly vypadat následovně:
    • Definice typů záznamů pro import,
    • Definice podoby importních souborů pro jednotlivé typy záznamů,
    • Nastavení importního procesu,
    • Konečný import dat,
    • Kontrola správnosti naimportovaných dat./*Jednou definovaný proces importu dat při zahájení provozu systému lze posléze adoptovat pro pravidelný import v budoucnu – ať už jde o aktualizaci databáze zákaznického klubu, nebo import položek z nové sezony či dokonce pro budoucí zavedení komunikačního systému EDI.
4. Podmínky úspěšnosti úlohy
  1. Dokončení nastavení systému před úvodním importem dat (DPH, cenové hladiny…),
  2. Vytvořená kategorizace v rámci systému (v případě importu položek),
  3. Znalost dostupných datových zdrojů a možnost jejich získání (data zasílaná dodavatelem v domluveném formátu a včas),
  4. Znalost požadované podoby vybraných typů záznamů po importu („Jaké detaily chceme u položky zaznamenat?“).
5. Doporučené praktiky
  1. Importovat všechno je zbytečné - při přechodu na nový systém a převodu záznamů z databáze stávajícího systému platí, že ne všechna data bude možné převést. Převod položek, jejich stavu či zákazníků či adopce kategorizace je většinou samozřejmostí, problém ale může nastat v případě pokusu o převod jednotlivých dokladů (účtenek, faktur, příjemek) ve spojení s historickými skladovými pohyby (prodej, příjem, převod…). Stupeň složitosti takového převodu může ve výsledku být tak složitý, že je třeba porovnat složitost převodu s přidanou hodnotu, kterou přinese. Jestliže by například stačil jen přenos sumy veškerých prodejů do doby převodu na nový systém, stačí ji uložit jako jeden atribut u položky či naimportovat jeden velký sumární skladový pohyb, včetně ceny a neimportovat veškeré pohyby detailně – tohle může například být případ při převodů zákazníků ze zákaznického klubu, kdy je třeba přenést údaj o zákaznickém obratu, třeba z důvodu bonusového programu,
  2. Záloha může ušetřit hodně času - před každým, i sebemenším, importem dat je vhodné databázi zálohovat – obnova zálohy je totiž ve většině případů řádově rychlejší a jednodušší, než promazání špatně naimportovaných dat,
  3. Zapomenuté detaily lze doplnit - ve většině POS/RM systémů existuje možnost aktualizace dat buď pro případ toho, že importující zapomene doplnit jednu z potřebných informací pro typ záznamu nebo pro případ potřeby průběžné aktualizace dat (cen). Možnost se vyskytuje buď jako funkcionalita systému samotného, kdy jsou data aktualizována na základě jedinečného záznamu (např. EAN kód) nebo jako možnost databázového systému, na kterém POS/RM běží (aktualizace nebo vložení databázových záznamů – UPDATE/INSERT).
6. “Retail: Počáteční/Kontinuální import dat pro POS“ - klíčové aktivity

6.1. Definice typů záznamů pro import
  • Před samotným importem je třeba definovat, co vlastně bude importováno a co stačí v průběhu implementace zalistovat ručně.
  • Mezi typy záznamů můžeme, mimo jiné, zařadit:
    • Položky,
    • Zákazníky,
    • Sériová čísla (Dárkové poukazy, Vouchery).
  • Na samotné rozhodnutí o tom co importovat by měla mít vliv možnost nebo spíše nemožnost získání podkladů pro import daného typu záznamu. Například pro položky, zdroje mohou být dva :
    • Původní systém (počáteční import dat) - při přechodu ze starého na nový systém se, vcelku pochopitelně, očekává migrace dat ze systému původního. V naprosto ideálním případě je vhodná spolupráce ze strany dodavatele původního sytému i za cenu poplatku, neboť v tomto případě existuje největší šance kladného a rychlého průběhu celé operace a zachování co nejpřesnější podoby přenášených dat. Další možností je extrahování dat svépomocí nebo dodavatelem nového systému, což ne vždy může proběhnout bez problému, obzvlášť nemá-li původní systém funkcionalitu pro export dat nebo běží-li na zastaralém nebo neobvyklém databázovém systému (například Paradox),
    • Dodavatel (počáteční i kontinuální import dat) - je možné, že dodavatel je schopen dodávat seznamy položek v takovém formátu, který bude možné po potřebných úpravách použít buď pro počáteční, nebo pro kontinuální import dat. Minimálně u kontinuálního importu dat je však třeba zajistit, aby se formát souborů doručovaných dodavatelem, pokaždé neměnil. Vhodné je i zajistit jiný komunikační kanál než email, dodavatel například aktuální seznam může prezentovat na svém ftp či pomocí webové služby.
6.2. Definice podoby importního souboru
  • Obsah importního souboru by měla vycházet z toho, co je vlastně cílem u daného záznamu naimportovat.
  • Jako příklad lze použít importní soubor pro položky zboží, kdy obsahuje například:
    • Kategorizace 1 (číslo dle číselníku kategorií),
    • Kategorizace 2 (číslo dle číselníku kategorií),
    • Kategorizace 3 (číslo dle číselníku kategorií),
    • Barva (kód a název – BLU041 – Deep Sea Blue),
    • Velikost (kód a název – 1254 – XXS),
    • Číslo dodavatele dle číselníku adres,
    • Číslo artiklu (označení dodavatele),
    • EAN kód,
    • Nákupní cena,
    • Měna nákupní ceny,
    • Prodejní cena,
    • Měna prodejní ceny,
    • Sezona (číslo dle číselníku sezon),
    • Ceny pro různé cenové hladiny.
  • Jde o příklad, podoba se může různit dle potřeb a možností podniku.
6.3. Nastavení importního procesu
  • Importní proces je třeba nastavit jak pro případ jednorázového importu při přechodu na nový systém, tak pro kontinuální import například nových sezon položek či nových zákazníků z eShopu.
  • V každém případě, nastavení importního procesu pro úvodní import zároveň usnadní proces kontinuálního importu.
  • Importní proces může probíhat několika různými způsoby , mimo jiné:
    • Z importního souboru - XLX, XLSX, CSV, TXT s oddělovači, XLM, Další typy souborů,
    • Pomocí webové služby - data potřebná k importu prezentuje dodavatel pomocí webové služby, odkud je možné je stáhnout a posléze naimportovat.
  • V každém případě pak platí:
    • Pro import je třeba nastavit mapování jednotlivých elementů externího zdroje na cílové pole v rámci systému,
    • V případě sledování barev a velikostí je vhodné nastavit seskupování jednotlivých barev a velikostí položky pod jednu hlavičku a chování systému v případě doimportu chybějících velikostí (dodavatel nejprve poslal velikosti XXS až M a až poté L – XXL – má být vytvořena nová položka, nebo mají být nové velikosti zařazené pod stávající hlavičku? Ceny, či zařazení pod jinou sezonu),
    • Přepočet cen: je možné, že ceny doporučené dodavatelem se neshodují s cenovou politikou maloobchodní společnosti a je třeba ji přepočítat (např. zvýšením o deset procent, přepočtením z jiné měny, zaokrouhlením),
    • Nastavení chování importu v případě duplicity dat – má být nový záznam zahozen, nebo má být původní záznam aktualizován dle nového?
6.4. Import a kontrola

Import dat lze buď provádět manuálně, nebo jej automatizovat (vždy, když dodavatel vystaví na svém ftp nové soubory, je proveden import). V každém případě platí, že:

  1. Databáze by měla být před každým importem dat zálohována ,
  2. Měl by existovat systém pro kontrolu duplicity dat (například pomocí EAN kódu),
  3. Průběžně by měla probíhat kontrola po importu dat - je velmi důležitá zejména u položek, např. jestliže je naimportována špatná cena, může dojít k těmto situacím :
    1. Byla bez povšimnutí plošně naimportována špatná nákupní cena - zboží se následující dva týdny naskladňuje a prodává se špatnou nákupní cenou a tedy i se špatnou marží. To vše je ukládáno do historických záznamů, takže nejen že veškeré skaldové pohyby pro tuto importní dávku budou vyjádřeny ve špatných skladových cenách, ale i stav skladu v nákupních cenách nebude dávat smysl (což je problém zejména pro účetní výkazy),
    2. Byla bez povšimnutí plošně naimportována špatná prodejní cena - v případě využití štítků dodavatele, na kterých je doporučená prodejní cena již vytištěna, je možné, že bude chyba identifikována poměrně brzy. Pakliže si ale štítky tiskne podnik sám, může dojít k tomu, že se zboží dlouhodobě prodává pod cenou, aniž by si toho management všimnul, což může vést k poměrně vysokým ztrátám,
    3. Zboží je naimportováno se špatnou kategorizací.

Výše zmíněné problémy mohou se vší pravděpodobností nastat jen v případě prvotního importu nebo při zavádění komunikačního kanálu s novým dodavatelem. Pakliže k podobnému problému dojde u dlouhodobého komunikačního kanálu, je třeba chybu často hledat na straně dodavatele a promptně ji řešit. U jednorázového importu lze možnost chyby kontrolovat porovnáním importního souboru a importovaných dat.