Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Úloha : Retail: Nastavení/Parametrizace POS/RM systému
Retail: Nastavení/Parametrizace POS/RM systému
Kód úlohy

Standardní kód úlohy v MBI.

:
UQ593AXRE
Autor návrhu úlohy

Jméno a příjmení autora úlohy

:
Fous, O. (Artex, Informační systémy)
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi

Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.

:
0.5
Charakteristiky úlohy

Charakteristiky úlohy

1. “Retail: Nastavení/Parametrizace POS/RM systému“ – cíl, účel
  • Cílem úlohy je nastavit a parametrizovat POS/RM systém do takové podoby, že jej po nastavení a připojení poboček budou moci používat všichni předdefinovaní uživatelé, a to v plném rozsahu očekávané funkcionality.
  • Úloha má současně řešit otázky a problémy spojené se zajištěním a provozem POS ve scénářích (SQ591XRE ) a (SQ592XRE ).
2. Vstupy a výstupy úlohy:
  • Hlavními vstupy jsou :
    • Katalog požadavků na nastavení RM/POS systému (DQ601AXRE ),
    • Organizační a řídící dokumenty podniku (DQ002A),
    • Procesní dokumentace podniku (DQ003A ),
    • Podniková personální evidence (DQ250A ),
    • Evidence pracovních míst (DQ251A),
    • Ceníky zboží a služeb (DQ104A),
    • Dodací a platební podmínky (DQ106A),
  • Výstupem zpracování úlohy jsou:
    • RM/POS 4onePOS – nastavení systému (DQ618AXRE ),
    • RM/POS FuturERS – nastavení uživatelských práv (DQ619AXRE ),
    • FuturERS – (centralizovaná) struktura (DQ620AXRE ),
    • 4onePOS – (decentralizovaná) struktura (DQ621AXRE ),
    • FuturERS – detail položky (DQ622AXRE ),
    • 4onePOS – detail položky (DQ623AXRE ).
3. Obsah úlohy

Před ustanovením kategorizace a importem položek, adres a dalších dat je vhodné systém nastavit jednak dle požadavků zadavatele a jednak v rámci zákona , neboť tento krok může usnadnit další kroky nasazení centrální části systému. Úloha předpokládá jednu centrálu a více poboček, nastavení je centrální . Správné nastavení systému předpokládá znalost potřebného nastavení ještě před nasazením systému , eventuálně možnost úpravy nastavení v průběhu.Do nastavení/parametrizace spadá, např.:

  1. Nastavení adres :
    1. Nastavení centrály,
    2. Nastavení poboček,
    3. Nastavení skladů,
  2. Nastavení platebních podmínek:
    1. Nastavení typů platby,
    2. Nastavení měn a kurzů,
    3. Nastavení slev,
  3. Nastavení cen:
    1. Nastavení cenových úrovní/zarážek - nastavení měny pro cenovou úroveň/zarážku, základu pro cenovou úroveň/zarážku, výchozí marže pro cenovou úroveň/zarážku,
    2. Nastavení DPH,
  4. Nastavení uživatelů a oprávnění :
    1. Vytvoření jednotlivých uživatelských skupin a nastavení oprávnění pro jednotlivé skupiny,
    2. Vytvoření uživatelů a jejich přiřazení do odpovídajících skupin,
  5. Nastavení druhů a variant (barev a velikostí):
    1. Definice jednotlivých velikostních tabulek,
    2. Definice tabulek s barvou a dalšími atributy,
  6. Nastavení POS/RM SW ze systémového hlediska .
4. Podmínky úspěšnosti úlohy
  1. Důkladná znalost systému nebo spolupráce s dodavatelem,
  2. Znalost potřebného nastavení systému,
  3. Znalost všech centrál, poboček a skladů,
  4. Znalost plánované hierarchie a zabezpečení/možností oprávnění,
  5. Znalost všech uživatelů a jejich oprávnění.
5. Doporučené praktiky
  1. Správný výběr termínu a testování - vhodný termín pro finální parametrizaci a nastavení systému je nejméně dva týdny před oficiálním spuštěním na centrále a všech pobočkách, před nastavením kategorizace a importem dat. Otestování nastavení ze všech možných úhlů pohledů v testovacím prostředí ještě před importem a úpravou dat je rovněž dobrou praktikou,
  2. Spolupráce s dodavatelem, nebo obsáhlý manuál? - v závislosti na komplexitě systému je možné nastavení (resp. nasazení) provést buď vlastními silami, nebo nechat nastavení na dodavateli. Nicméně, vzhledem k tomu, že nastavení bude upravováno a rozšiřováno i v průběhu používání POS/RM SW, je vhodné nastavení/parametrizaci projít ve spolupráci s dodavatelem, neboť se jedná o jednu z nejjednodušších cest, jak se naučit parametrizaci systému. Dodavatel navíc může přinést další vhledy a zkušenosti s nastavením systému v rámci maloobchodního odvětví.
6. “Retail: Nastavení/Parametrizace POS/RM systému“ - klíčové aktivity

6.1. Nastavení adres
  1. Centrála - centrálou se rozumí „hlavní kancelář“ celé pobočkové sítě, která je středobodem celé sítě a zároveň většinou obsahuje centrální databázi všech poboček, včetně prodejních dat, nastavení a kategorizace položek (vzhledem k možnému a ve fashion retailu často používanému modelu multibrand je ideální, když jde určitým pobočkám nebo skupinám poboček přiřadit jen určité položky). Situace může samozřejmě být ještě o něco komplikovanější, a to v případě franchise sítě nebo regionálních centrál, zejména v případě nastavení komunikace mezi všemi složkami sítě (centrála s centrálou, podřízenost regionálních centrál…),
  2. Pobočky - zatímco centrála slouží ke správě funkcí celého maloobchodního podniku, komunikaci s dodavatelem, správě zboží, příjmu zboží či případně k velkoobchodu, pobočky pak slouží přímo k prodeji koncovým zákazníkům a jsou (nebo by měly být) parametrizovány pro ovládání jiným typem uživatelů a pro plnění jiných workflow za užití specifického HW,
  3. Sklady - jsou asi nejjednodušší entitou z probírané tripartity. Mohou mít prakticky dvě formy:
    1. Standardní pobočka využívaná jen pro potřeby správy skladu/vyskladnění/přeskladnění (typicky celní sklad nebo specifický centrální sklad jen pro eShop). Výhodou jsou veškeré funkce standardní pobočky, včetně vlastní číselné řady pro všechny dokumenty (výhodné zejména pro sklad eShopu, který expeduje zboží a provádí fakturaci),
    2. Virtuální“ sklady , určené víceméně pro „uklizení“ zboží před dalším pohybem, jejich výhodou tradičně bývá nepotřebnost další licence pro standardní pobočku, přičemž typická funkcionalita pro správu skladu (např. možnost inventarizace) zůstává. Sem je možno zařadit: Reklamační sklad – se využívá před odesláním reklamovaných položek dodavateli nebo jejich úplným odepsáním, z podstaty věci pak vyplývá, že co dodavatel, to reklamační sklad a Tranzitní sklad - tranzitní sklady navazují na jeden z módů pro mezipobočkový transfer, kdy je od personálu vyžadováno překontrolování a potvrzení obdrženého zboží po transferu z jiné pobočky. Do doby potvrzení visí převáděné zboží na tranzitním skladu odesílající pobočky.

Obecné možnosti nastavení adres :

  • Nastavení vlastností přenosu/komunikace s pobočkami/ostatními složkami sítě,
  • Nastavení adresy,
  • Nastavení pro případ komunikace pomocí EDI (zpracovávané typy zpráv, přidělené GLN…),
  • Výběr přenášených dat,
  • V případě poboček nastavení specifických cen pro pobočku, speciálních typů platby, měn, atd.,
  • Nastavení číselných řad,
  • Nastavení tranzitních či externích skladů v případě potřeby.
6.2. Nastavení platebních podmínek

„Platební podmínky“ lze definovat jako funkcionalitu, která slouží jako prostředek k průběhu a finalizaci obchodní transakce v rámci kasy na jedné z poboček (případně při fakturaci). Obecně lze jejich nastavení rozdělit na:

  1. Typy platby - lze nastavit následovně:
    1. Platba v hotovosti CZK,
    2. Platba v hotovosti EUR,
    3. Platba kreditní kartou,
    4. Platba dárkovým poukazem,
    5. Vrácení na všechny předchozí typy plateb v případě vrácení zboží,
    6. Nutnost zadat při použití platby číslo zákazníka,
    7. Nutnost zadat sériové číslo (například v případě dárkových poukazů),
    8. Zda otevřít či neotevřít pokladní zásuvku,
    9. V jaké měně se platba bude odehrávat,
    10. Zda se má prodej uložit zároveň jako faktura v rámci standardní číselné řady pro pobočku,
    11. Zda se má platba uložit jen jako záloha proti účtu zákazníka, na kterého byla transakce provedena (rezervace, zápůjčky),
    12. Nastavení zaokrouhlení konečné částky pro platbu,
  2. Nastavení měn a kurzů - nastavení více měn a jejich přiřazení k už zmíněným typům plateb. Vzhledem k povaze maloobchodu by měla být jasná možnost pravidelně měnit kurz a to:
    1. Systémový kurz, určený pro přepočet cen cenových kódů, příjem zboží, nákupní objednávky,
    2. Pokladní kurz, určený pro přepočet českých cen na jinou měnu přímo na pokladně (či pro přepočet zobrazované sekundární měny),
  3. Nastavení slev - prvotní nastavení slev vychází z nastavení uživatelů a jejich oprávnění (tedy z definice toho, zda může pokladní vůbec udělovat ceny) a následně z toho, zda je u poskytování slev vyžadováno zadání důvodu, nebo ne. U slev se pak obecně dá nastavit:
    1. Seznam důvodů pro udělení slevy,
    2. Nastavení výpočtu slevy u řádkových slev a slev na celou účtenku.
6.3. Nastavení cen

Vzhledem ke své hromadné povaze by ceny a jejich politika měly být nastaveny ideálně ještě předtím, než jsou naimportovány položky, které nastavení budou využívat. Nastavení (resp. ceny) by mělo jít přepočítat i v průběhu používání systému, nicméně s ohledem na „bezpečný“ a „čistý“ postup je vhodné nastavení provést ještě před importem dat:

  1. Nastavení cenových zarážek - standardními cenami pro položku v rámci POS/RM SW (pokud počítáme s tím, že je zároveň využíván velkoobchod) jsou nákupní, prodejní a velkoobchodní cena. Vzhledem k povaze maloobchodu je nicméně jasné, že často jsou zapotřebí i další cenové zarážky, které nelze snadno nahradit například pevným zdražením nebo slevou o procento či absolutní hodnotu. Tyto ceny pak lze použít pro:
    1. Outlet,
    2. eShop,
    3. Pobočky v jiné zemi, pokud je použit systém jedné centrály,
    4. Další případy,
  2. Nastavení standardní marže , z čeho cena vychází, jestliže nemá úplně nový výpočet (standardní výše marže nebo vzorec, který bude vycházet z již existující ceny, například nákupní) a samozřejmě měna pro cenovou zarážku s možností pravidelného přepočtu na základě aktuálního kurzu,
  3. Nastavení DPH - nastavení aktuálních sazeb DPH, určených zákonem, nastavení jeho platnosti (což platí spíše až pro průběh používání systému v případě změny sazby, správné datum je důležité zejména z důvodu statistik a reportingu). Po vytvoření kategorizace je rovněž jednotlivým skupinám (nebo v případě potřeby jiným stupňům kategorizace) přiřadit sazbu DPH (neboť se předpokládá, že zboží se stejnou kategorizací bude nejspíše mít i stejnou sazbu DPH, pokud tomu tak není, DPH by mělo jít změnit na úrovni položek).
6.4. Nastavení uživatelů a oprávnění

Vzhledem k šíři zaměření personálu v maloobchodu a jejich přístupu ke stanicím s alespoň částí POS/RM SW (takový přístup mají prakticky všichni zaměstnanci maloobchodního podniku) se řeší hierarchie uživatelů a zabezpečení systému:

  1. Přístup do RM (Retail management) modulu a jeho částí - většina POS/RM systémů je standardně rozdělena na RM modul, kde je řešena správa zboží, příjem zboží, nastavení a POS část, která řeší pokladní transakce. RM je samozřejmě přítomný na centrále, vzhledem k potřebám maloobchodu může být umístěn i na pobočce (např. pro potřeby Store Managera) a je proto třeba omezit přístup k těm jeho částem, které by měly být dostupné jen uživatelům (a to někdy jen vybraným) na centrále. Většina podobných systémů je řešena modulárně, takže existuje možnost zablokovat jednotlivé moduly (úprava položek, příjem zboží, velkoobchod, nákupní objednávky či statistiky) pro vybrané uživatele. V případě mezinárodního nasazení je rovněž možnost nastavení jiného jazyka, ve kterém je zobrazován systém a tiskopisy,
  2. Přístup do POS (Point of Sale) modulu a jeho částí - instalace POS modulu se většinou omezuje jen na kasy v rámci poboček, tj. lze nastavit chování systémů různě pro různé uživatele:
    1. Zakázat zrušení dokončeného nebo probíhajícího prodeje bez zásahu vybraného uživatele (Store Managera),
    2. Zakázat odstranění řádku prodeje bez zásahu vybraného uživatele,
    3. Povolit příjem/výdej hotovosti a uzávěrku kasy jen vybranému uživateli,
    4. Povolit nebo zakázat moduly v rámci POS vybranému uživateli nebo uživatelům.

Přiřazení těchto oprávnění je možné určité skupině uživatelů pro zjednodušení správy a nastavení bezpečnostní politiky