1. Účel zpracování Úvodní studie pro BI

• Cílem úlohy úvodní studie BI je:
  • zajistit komplexní zmapování prostředí, do něhož má být BI řešení zasazeno,
  • určit přístup k řešení BI, *
• určit priority oblastí řešení, resp. podnikových procesů, které má BI pokrývat,
  • vytvořit celkovou koncepci BI řešení,
  • respektovat podstatné charakteristiky, výhody a nevýhody BI aplikací a projektů – viz faktor (F400 ),
  • definovat klíčové otázky a problémy , které je nezbytné v souvislosti s projektem BI řešit (S451 ).

2. Obsah Úvodní studie SSBI

• Obsahem řešení Úvodní studie SSBI je:
  • specifikace celkového konceptu řešení vzhledem k potřebám podniku , tj. definování cílů a efektů BI,
  • určení přístupu k řešení,
  • vytvoření katalogu uživatelů ,
  • specifikace požadavků na BI,
  • analýza stavu podnikové informatiky, *
• určení priorit dle oblastí řešení v podnikovém řízení,
  • funkční specifikace BI řešení,
  • návrh BI architektury,
  • vyhodnocení zdrojů dat pro BI aplikace a jejich dostupnosti a kvality,
  • určení základní orientace na BI technologie a produkty , včetně možností cloudových řešení,
  • kvalifikační příprava uživatelů pro BI,
  • návrh organizace řešení BI,
  • určení harmonogramu a ekonomických charakteristik projektu.

3. Hlavní přístupy k řešení projektů BI:

Dále uvedené přístupy představují pouze obvyklý základ, samozřejmě existují další přístupy s respektováním nových možností a jejich kombinace. Nejčastěji využívaným přístupem je přírůstkový a jemu odpovídající architektura.

3.1. Přístup na základě nezávislých datových tržišť:

• Faktor: (F441 ),
• První datové tržiště je vytvořené na základě prioritních potřeb firmy, určí se potenciální sdílené dimenze s využitím i pro jiná datová tržiště,
• Další datová tržiště - s využitím existujících dimenzí i s jejich úpravami,
• Další komponenty (ETL / ELT apod.) se vytvářejí většinou v rámci každého tržiště nezávisle na ostatních.

3.2. Přístup konsolidovaného datového skladu:

• Faktor: (F442 ),
• Na začátku - celková analýza a dokumentace uživatelských požadavků,
• Návrh a implementace - celého konsolidovaného datového skladu,
• Na řešení centrálního datového skladu navazují projekty závislých (odvozených) datových tržišť.

3.3. Přírůstkový přístup k řešení BI:

• Faktor: (F443 ),
• Koncept spojený s architekturou konsolidovaného datového skladu, v současnosti nejužívanějším přístupem,
• Vytvoří se celková koncepce BI - souhrn všech uživatelských požadavků, včetně stanovení priorit, Návrh architektury řešení a časový harmonogram,
• Obsahuje identifikaci jednotlivých projektů (přírůstků) a jejich návazností,
• Koncepce se naplňuje v jednotlivých, časově i finančně omezených krocích (přírůstcích) - kompletní řešení - otevřené a rozšiřitelné v dalších projektech.

4. Možnosti řešení BI projektů:

• Využití předem připravených, referenčních dimenzionálních modelů pro určité typy podniků nebo odvětví ekonomiky (bez softwarové realizace),
• Využití předem připravených typových aplikací BI rovněž pro určité typy podniků, přičemž takové typové aplikace většinou nabízejí i již zmíněné systémy ERP II,
• Vývoj aplikací zcela "na míru" vlastními nebo externími kapacitami s využitím vývojových nástrojů specializovaných pro tyto aplikace.

Všechny uvedené možnosti více či méně ovlivňují postup řešení celého projektu, u některých fází nebo činností evidentně redukují jejich rozsah, nebo naopak posilují jejich význam. Úvodní studie tak postihuje celý rozsah BI projektu, zatímco další fáze se již vztahují pouze k jednotlivým přírůstkům.

5. Podmínky úspěšnosti úlohy

• Úvodní studie vyjadřuje celkovou koncepci řešení BI ve společnosti a má proto zásadní vliv na jeho kvalitu , zejména promyšlená a otevřená architektura , kterou lze postupně a systematicky naplňovat jednotlivými přírůstky,
• Předpokladem úspěšné Úvodní studie i celého projektu BI je zájem vedení společnosti o aplikace tohoto typu. Ty jsou určeny primárně pro manažersky nebo analyticky orientované uživatele, i když s ohledem na jejich stále vyšší dostupnost se předpokládá jejich užití i na středních a nižších úrovních řízení. Z toho vyplývá, že kvalita jejich řešení a zejména užití není primárně dána předpisy, metodikami, resp. disciplínou pracovníků, ale zájmem, motivací a invencí na uživatelské i dodavatelské straně,
• Pravidlo silného sponzora - s ohledem na konečný úspěch by projekty BI měly být uvnitř firmy vždy podporovány osobností se značnou mírou vlivu a s nezbytnými rozhodovacími pravomocemi. Jde o osobnost, která navíc vedle svého vlivu a presentovaného zájmu o řešení, je schopna vidět podnik a jeho aktivity ve všech podstatných souvislostech , ve vztahu k podnikovému okolí, je schopna formulovat a rozhodovat o klíčových prioritách řešení a samozřejmě je schopna řešit finanční zajištění projektu a dalšího provozu,
• Úvodní studie má jasně definovat priority podnikových procesů , které bude BI řešení pokrývat a od nichž se odvíjejí i priority jednotlivých přírůstků,
• Předpokladem je aktivní účast uživatelů na řešení BI, a to v podstatně větším rozsahu, než u ostatních aplikací. V případě BI jde většinou o individuální řešení a proto je efektivní kooperace s uživateli klíčovým předpokladem úspěchu,
• Využití konceptu řízení výkonnosti a zejména řízení podnikové výkonnosti představuje díky své komplexnosti a provázanosti jednotlivých komponent a BI aplikací faktor úspěchu nejen BI samotného, ale i celého podnikového řízení.

6. Doporučené praktiky

• Jedním z klíčových předpokladů pro úspěšné řešení a využití BI aplikací je existence jejich potřeby z pohledu cílové skupiny uživatelů, tj. manažerů, podnikových analytiků a specialistů. Tato potřeba je buď dána čistě odborným zájmem jednotlivců, nebo zájmem vedení společnosti na jejím celkovém úspěchu. Pokud vedení podniku nepovažuje BI aplikace za účelné, nebo systém řízení firmy je založen spíše na citu a zkušenostech vedoucích pracovníků, pak je lepší BI projekty nezahajovat, nebo je přesunout na pozdější období podle vývoje situace,
• Hned na počátku řešení je účelné jasně specifikovat očekávané efekty řešení pro podnik a jednotlivé uživatele . Určování a posuzování BI efektů je v porovnání s ostatními typy aplikací poněkud specifické. V každém případě je vymezení očekávaných efektů a sledování jejich naplnění podstatné s ohledem na to, že analytické přípravě a využití těchto aplikací musí věnovat čas na uživatelské straně manažeři a podnikoví specialisté, jejichž časové možnosti jsou vesměs omezené. Musí proto, pokud možno, přesně vědět, co jim takto vynaložená časová i finanční investice přinese,
• Již v rámci Úvodní studie je třeba jasně definovat zasazení řízení BI rozvoje a provozu . Zejména je nezbytné nastavit systém řízení změn v produkčních systémech a databázích s okamžitou informací pro správu BI.

7. Klíčové aktivity zpracování úvodní studie BI

• Definování cílů a efektů BI - musí vycházet ze strategických cílů firmy a od nich odvozených cílů informatiky. Efekty BI nemusí být vždy zcela přesně kvantifikovatelné , resp. ve finančním vyjádření. Často se v těchto případech jedná o kvalitativní efekty znamenající dosažení vyšší konkurenceschopnosti firmy, získání lepší pozice na trhu, poskytování kvalitnějších informačních služeb obchodním partnerům atd. Je dobré si v tomto kontextu i položit otázku „jaký bude mít dopad na podnik situace, kdy nebude investovat do BI, zatímco konkurence ano?“. Navíc má dosažení těchto efektů delší časový horizont způsobený potřebnou dobou na vytvoření a naplnění datového skladu, vytvoření časových řad sledovaných ukazatelů, osvojení si náročnějších analytických aplikací uživateli apod.,
• Vytvoření katalogu uživatelů - tj. podnikových manažerů, finančních, výrobních, marketingových analytiků a dalších specialistů, většinou s nestandardními informačními požadavky. Úvodní studie proto zahrnuje vytvoření katalogu uživatelů, jejich profesní orientace a jejich počtů , jako vstup pro následující zjišťování a analýzy business požadavků,
• Specifikace požadavků na BI - definuje potřeby podnikových procesů a požadavků uživatelů na analytické a plánovací funkce informatiky, tedy BI. Výsledkem je mapa vybraných procesů a činností řízení firmy a jim přiřazené nároky na funkcionalitu BI. Podstatnou charakteristikou řešení v této fázi je i určení priorit podnikových procesů vzhledem k řešení BI a tedy prvotní určení priorit jednotlivých přírůstků řešení . Na této úrovni jde o rámcově definované požadavky, jejichž zpřesnění bude náplní dalších analytických fází,
• Analýza stavu IT podniku - zahrnuje hodnocení aktuálního stavu IT v podniku, tedy SW a HW zdrojů, všech dostupných interních i externích datových bází , jejich validity vzhledem k požadavkům BI, technické, ekonomické a organizační dosažitelnosti. Otázka kvality podnikových aplikací , zejména transakčních, je v souvislosti s BI posuzována v několika úhlech pohledu:
  • do jaké míry jsou tyto aplikace schopné poskytovat úplná, konsistentní a přesná data , tj. jak je navržena jejich datová základna, jaký systém kontrol zahrnuje jejich funkcionalita, jak odpovídají potřebám podniku z pohledu poskytovaných funkcí i vytvářených a zpracovávaných dat,
  • zda zahrnují vlastní analytickou a plánovací funkcionalitu , do jaké míry je využívána, zda je účelné ji nahradit funkcionalitou BI aplikací,
  • zda v sobě integrují BI technologie a BI aplikace , jako je tomu např. u systémů ERP II, u CRM, nebo u aplikací APS / SCM pro analýzy a plánování provozu a rozvoje dodavatelských řetězců,
• Funkční specifikace BI řešení - definuje předmět, rozsah řešení a jeho funkční specifikaci , a to pouze na hrubé úrovni. K funkcím nebo skupinám funkcí jsou přiřazeny jejich priority. Výsledkem je tak struktura požadovaných funkcí jejich priorit a podklad pro návrh BI architektury,
• Návrh BI architektury - představuje specifikaci hlavních BI aplikací, datového skladu, datových tržišť, a dalších komponent a všech podstatných vazeb mezi nimi. Při volbě architektury celého BI je třeba vybrat adekvátní kombinaci aplikačních a technologických komponent, jež by měly tvořit celkové řešení BI. Ta ovlivňuje základní parametry úspěšného řešení - finanční stránku, vnímání řešení managementem organizace a koncovými uživateli i časovou náročnost jednotlivých implementačních kroků. Při návrhu architektury se musí respektovat celá řada klíčových požadavků , zejména:
  • otevřenost – architektura musí podporovat připojení nových řešení BI, ale i nových systémů či zapojení nových dodavatelů. Současně musí být schopna pojmout organizační i procesní změny,
  • škálovatelnost – architektura musí umožnit libovolně rozšiřovat řešení jak po věcné, tak technologické stránce,
  • schopnost integrace na ostatní produkty a projekty, výstupy z řešení BI musí být schopné integrovat do jiných řešení organizace (data musí být např. využitelná v aplikacích pro podporu kontaktních center, marketingu, prodeje apod.),
  • jednoduchost (transparentnost) - ve zvládnutí poměru komplexnost a šíře funkcí versus jednoduchost řízení a manipulace s aplikacemi,
  • výkonnost , požadovaná funkcionalita a další,
• Určení rozsahu outsourcingu a návrh organizace řešení BI - se vztahuje k implementaci a provozu BI řešení, zahrnuje určení podílu vlastních řešitelských kapacit a dodavatelské společnosti a návrh způsobu kooperace. S tím se váže i návrh využití specifických modelů zajištění implementačních a provozních kapacit, zejména využití cloud computingu , nebo modelu SaaS . Návrh organizace řešení BI zahrnuje specifikace jednotlivých rolí podílejících se na projektování a provozu BI, organizačních struktur s jasně vymezenými zodpovědnostmi a kompetencemi. Návrh organizace obsahuje i vymezení projektových a provozních standardů a principy kooperace dodavatele, interních analytiků a uživatelů,
• Určení harmonogramu a ekonomických charakteristik projektu - je postaveno na rámcové specifikaci jednotlivých přírůstků a termínů jejich řešení. Zahrnuje rámcové určení výše nákladů na projekt, resp. jednotlivé přírůstky a odhadované finanční přínosy.