Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Úloha : Retail: Správa položek a cenové politiky
Retail: Správa položek a cenové politiky
Kód úlohy

Standardní kód úlohy v MBI.

:
UQ598AXRE
Autor návrhu úlohy

Jméno a příjmení autora úlohy

:
Fous, O. (Artex, Informační systémy)
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi

Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.

:
0.5
Charakteristiky úlohy

Charakteristiky úlohy

1. “Retail: Správa položek a cenové politiky“ – cíl, účel

Cílem úlohy je definovat standardní činnosti v rámci správy položek , probíhající po úspěšném zavedení systému a během jeho každodenního využívání – jejich přidávání, úpravu, odstranění a práci s jejich cenou.

2. Vstupy a výstupy úlohy:
  • Hlavními vstupy jsou:
    • Ceníky zboží a služeb (DQ104A),
    • Katalog požadavků na nastavení RM/POS systému (DQ601AXRE ),
    • Inventurní seznam ve vazbě na POS (DQ608AXRE ),
    • Minimální a cílové stavy skladu (DQ610AXRE ),
    • Nákupní objednávka (DQ611AXRE ),
    • Převodka (DQ612AXRE ),
    • Význam tranzitních skladů (DQ617AXRE ),
  • Výstupem zpracování úlohy jsou:
    • Ceníky zboží a služeb, aktualizované (DQ104A),
    • Inventurní seznam rozdílů ve vazbě na POS (DQ609AXRE ),
    • Doporučené objednávání (DQ613AXRE ),
    • Provozní dokumentace informačního systému se zaměřením na POS, aktualizovaná (DQ607AXRE).
3. Obsah úlohy
  • Položky lze označit za centrální údaj v rámci databází RM/POS – právě kolem položek se točí drtivá většina operací prováděných v těchto systémech (samozřejmě není-li využit mód prodeje bez správy položek a skladu, který pro zjednodušení využívají někteří menší maloobchodníci).
  • Jejich vytváření a správa by proto měla být jednou z klíčových činností v tomto oboru – činnost jako taková se dá rozdělit na následující části :
    • Vytváření položek ,
    • Úprava nebo odstranění položek a jejich detailů ,
    • Správa cenových akcí.
  • Tyto tři části by z většiny měly popisovat celou správu položek - od jejich založení až po jejich odstranění. Každé části bude věnována klíčová činnost, kde budou rozebrány její detaily.
4. Podmínky úspěšnosti úlohy
  1. Úspěšně zavedený RM/POS systém,
  2. Nastavená potřebná kategorizace (pro úpravu či přidání položek),
  3. Nastavené mapovací tabulky (v případě využití EDI či hromadného importu dat),
  4. Uživatelská znalost vytváření (v případě manuálního zadání) a úpravy položek, nastavení akcí.
5. Doporučené praktiky
  • Před každým hromadným importem položek je vhodné zálohovat celou databázi – je snazší obnovit databázi, než opravovat nepovedený import položek. Jiným přístupem je import do testovacího prostředí a teprve potom do ostrého provozu. To samé platí i pro hromadné úpravy a mazání položek .
6. “Retail: Správa položek a cenové politiky“ - klíčové aktivity

6.1. Vytváření položek
  • Položky je třeba v rámci maloobchodu vytvářet většinou ve dvou situacích:*
  • při zavádění nové kolekce nebo sortimentu (začátek sezony, prodejního období, roku…),
    • při fyzickém (systémovém) příjmu zboží (za předpokladu, že přijímané položky ještě neexistují).
  • Ve všech případech je třeba dát pozor na zavedení správných údajů o zaváděných položkách a rovněž kontrolovat případné duplicity . Ty se dají kontrolovat zejména díky zavedení vybraného klíče, který bude unikátní jen pro jednu vybranou položku – vzhledem k tomu, že ve většině případů dochází k použití dodavatelského řetězce (maloobchodník si nevyrábí zboží sám, ale kupuje jej od dodavatele), je třeba použít takový klíč, který používá i sám dodavatel nebo další subjekty v dodavatelském řetězci – v tomto případě lze nejsnáze ukázat na EAN kód (který nemusí akutně splňovat standardy EAN-8 nebo EAN-13, klidně může jít o Code128 nebo jiný libovolný formát, podmínkou je unikátnost daného kódu pro označenou položku).
  • Systém lze nastavit tak , že do něj jde vložit jen jeden stejný EAN kód , což ve výsledku zabrání možným duplicitám a umožňuje pozdější aktualizaci položek (ceny, sezonní zařazení), bude-li to potřeba.
  • Velmi specifické jsou pak položky , které jsou prodávány ve více variantách , které ale sdílejí stejné kategorizační zařazení, název a druhotné označení (číslo artiklu) – příkladem například mohou být jedny boty, které se prodávají ve třech barvách a pěti velikostech.
  • Pro usnadnění správy, vytváření a přehledu je vhodné sloučit jednotlivé varianty takové položky pod jednu hlavní položku, jejíž varianty budou přístupné právě pod ní – tento přístup zároveň likviduje zbytečnou redundanci v databázi položek, neboť hlavička položky je vytvořena pouze jednou, ne dvacetkrát a detaily jednotlivých variant (např. rozdílné ceny u velikostí) jsou pak drženy u variant.
  • Položky lze pak zadávat následujícími způsoby (od časově nejnáročnějších až po plnou automatizaci):
    • Manuálně - manuální zadávání dává smysl v tom případě, není-li možný jiný způsob zadávání položek nebo by takový způsob vzhledem k dosaženým přínosům byl příliš nákladný , nebo pokud je zadávána jen hrstka záznamů a použití „robustnějšího“ způsobu zadávání by nedávalo smysl. V každém případě, systém by měl zadávání položek uživateli co nejvíce usnadnit – varovat na duplicity položek ještě před vyplněním všech údajů a uložením, v případě více variant pak poskytnout jednoduchou tabulku variant, kam může uživatel snadno zadat detaily pro jednotlivé varianty (ceny, EAN kódy, druhotná označení). Tabulka variant (barev, velikostí…) by měla být definovatelná předem v rámci číselníků a posléze přiřazena buď dané kategorizaci, nebo by měla existovat možnost vybrat takovou „matici“ přímo v rámci vytváření položky. Samozřejmostí by mělo být kopírování již vytvořených záznamů a jejich následná úprava,
    • Hromadným importem - hromadný import položek by měl být používán v takových situacích, kdy není možné nastavit EDI (finance, nebo EDI komunikaci neposkytuje dodavatel) a dodavatel je zároveň schopný dodat ceník (seznam položek) v importu schopném formátu nebo alespoň v takovém formátu, který dovoluje úpravu souboru před importem (xlsx, csv). Funkce pro import mohou být v různých systémech odlišné, většinou je však třeba namapovat sloupce zdrojového souboru na jednotlivá cílová pole položky v rámci RM/POS a zároveň vybraným způsobem ošetřit možné duplicity (zahození duplicitních záznamů ze zdrojového souboru, aktualizace všech polí záznamu v cílovém systémy poli ze zdrojového souboru, aktualizace jen vybraných polí…). Často je rovněž třeba vyřešit seskupování jednotlivých variant položky pod jednu hlavičku – nejsnazší je definovat tzv. „seskupovací klíč“, tedy záznam stejný pro všech varianty, které mají být seskupeny dohromady – takovým klíčem často může být číslo artiklu definované dodavatelem (někdy rovněž označováno jako číslo materiálu),
  • Pomocí EDI komunikace - nastavení EDI může být technicky i finančně náročné zpočátku, nicméně po jeho zavedení je velká část procesu vytváření potažmo úpravy položek automatizována, což šetří nejen čas zaměstnanců (a ve výsledku i finanční prostředky), ale i možné chyby, ke kterým dochází při ručním zadávání položek. Pro EDI platí většina poznatků z předchozí odrážky s tím, že navíc je třeba ještě nastavit samotnou komunikaci a definovat jednotlivé mapovací tabulky pro jednotlivé dodavatele – možnost EDI komunikace samozřejmě předpokládá schopnost jednotlivých dodavatelů takovou komunikaci navázat.
6.2. Úprava nebo odstranění položek
  • Úprava položek - k potřebě úpravy položek může dojít z mnoha důvodů – detaily položky již neodpovídají realitě, je třeba změnit jednotlivé ceny nebo cenové hladiny, změnit seskupení nebo kategorizaci. Stejně jako u vytváření položek, i zde l ze úpravy provádět buď manuálně, nebo hromadně – importním souborem s úpravami, úpravou hromadně přímo v databázi nebo pomocí EDI. V případě manuální úpravy je samozřejmě třeba, aby šlo upravovanou položku lehce vyhledat pomocí jednoho z jejích identifikátorů (EAN, číslo artiklu, název…). K úpravě položek se vážou jisté specifické činnosti :
    • Úprava jednotlivých detailů a ceníkových cen – úprava jednotlivých detailů by neměla být problematická – název položky nebo třeba číslo materiálu jsou jen informativní pole. Co se cen týče – upravit by měly jít veškeré nastavené cenové hladiny a to jak v netto, tak v brutto hodnotách – zejména u cen je pak výhodou nastavení data první platnosti,
    • Úprava kategorizace – operace, která může být teoreticky problematická – velké množství analýz a statistik je postaveno právě na kategorizaci položek – možné by měly tak být dvě opera – změna kategorizace položky jen od současnosti dále (v historických pohybech bude položka pod původní kategorizací) nebo úprava kategorizace a zpětně do historie (v historických pohledech se bude položka vyskytovat pod nově nastavenou kategorizací),
    • Úprava skladové (nákladové) ceny – nákladová cena položky je standardně vypočítávána na základě jednotlivých skladových pohybů (např. příjem zboží) pro jednotlivé sklady různými způsoby (FIFO, průměr…). Možnost úpravy proto pomůže v tom případě, je-li položka zadána na několika dokladech (příjemkách) ve špatné pořizovací ceně a nákladová cena této položky tak zcela neodpovídá realitě.
  • Odstranění položek - k  odstranění položek by mělo docházet pouze v tom případě, že žádný jeden kus vybrané položky se již nenachází na žádné prodejen ani na žádném ze skladů a zároveň již nehrozí její případná reklamace ze strany odběratele. Důvod pro odstranění položky nebo položek je poměrně jednoduchý – je třeba vyčistit ceník a datovou základnu RM/POS a uvolnit tak místo pro nové položky či kolekce. Systém by měl zamezit uživateli ve smazání položky v případě, že tato má stále stav skladu nebo se vyskytuje na některých otevřených dokladech (objednávky, příjemky, dodací listy…). Položky by rovněž mělo jít mazat hromadně či jednotlivě.

6.3. Správa cenových akcí
  • Cenové akce jsou něco trochu jiného, než hromadná úprava cen položek – u cenových akcí se předpokládá jen dočasná změna cen položek v určité časové periodě, zatímco ceníkové ceny položek zůstávají zachovány – při prodeji na vybraných pobočkách a kasách jen dochází k jejich automatické slevě.
  • Slevy mohou být:
    • Procentuální,
    • Fixní (částkou).
  • Akce by měly jít nastavit následovně:
    • Doba platnosti (včetně hodinových period v případě Happy hours),
    • Další podmínky udělení akce (1+1, dva za cenu tří…),
    • Pobočky a kasy, jichž se akce týká,
    • Položky, kterých se akce týká - zadání v tabulce po jednotlivých položkách/variantách, nebo zadání v tabulce dle kategorizace, stavu skladu (<2) a dalších filtrů.
  • Nastavení akcí by mělo být f lexibilní a umožnit tak změnu akce (ukončení, prodloužení…) nebo změnu jejích podmínek (změna výše slevy).