U451A : Zpracování Úvodní studie pro SSBI

Kód úlohy:

U451A

Autor návrhu úlohy:

MBI tým, Chalupa, P. (KIT, VŠE)

Datum poslední úpravy:

2016-08-16

Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi:

0.4

Charakteristiky úlohy

1. Účel Zpracování Úvodní studie pro SSBI -

Při rozhodování o zavedení SSBI řešení v podniku, a tedy i o obsahu úvodní studie, je třeba:
- vyhodnotit stav řešení standardního BI v podniku – pokud je již v organizaci postaven datový sklad a jsou zde již využívány BI nástroje a aplikace, je otázka, zda toto řešení nedokáže pokrýt současné potřeby podniku, případně zda není možné stávající řešení těmto potřebám přizpůsobit,
- stanovit rozsah oblastí podnikového řízení, které by mělo SSBI pokrývat – SSBI většinou nenahrazuje standardní BI aplikace založené nad konsolidovanými a vzájemně provázanými daty z několika systémů podniku. SSBI se obvykle chápe jako doplněk standardních BI systémů.
Celé řešení SSBI, včetně úvodní studie, má respektovat základní jeho charakteristiky, výhody i nevýhody, viz faktor MBI "Self Service BI" (F455 ).
Současně je účelné definovat klíčové otázky a problémy, které je nezbytné v souvislosti s projektem BI řešit - viz scénář MBI "Implementují se aplikace SSBI, self service business intelligence" (S452 ).
Rozsah, případně samotná potřeba úvodní studie, je silně závislá na předpokládaném charakteru a rozsahu užití SSBI. V případě pouze několika málo individuálních řešení na základě zájmu určitých uživatelů je systematické řízení rozvoje SSBI, včetně úvodní studie, často nadbytečné. Na tomto místě se ale předpokládá opačný případ, kdy jde o komplexní pojetí rozvoje SSBI se všemi náležitostmi řešení a řízení projektu. S tím pak souvisí i účel úvodní studie, a to:
- zhodnotit současný stav analytických, plánovacích a reportingových možností v podniku,
- komplexně zmapovat prostředí , do něhož má být řešení SSBI zasazeno,
- specifikovat potencionální efekty SSBI pro podnik a jednotlivé uživatele,
- určit oblasti v podniku, které by mělo SSBI pokrývat,
- vytvořit celkovou koncepci řešení.

2. Obsah Úvodní studie SSBI -

Obsahem řešení Úvodní studie SSBI je:
- specifikace celkového konceptu řešení vzhledem k potřebám podniku, tj. zejména analýzy uživatelských požadavků na SSBI a určení priorit dle oblastí řízení v podnikovém řízení,
- specifikace očekávaných efektů SSBI, viz faktor SSBI (F455 ),
- řešení vazeb SSBI k aplikacím standardního BI , resp. jeho začlenění do architektury BI,
- vyhodnocení zdrojů dat pro SSBI aplikace a jejich dostupnosti a kvality,
- určení základní orientace na SSBI technologie a produkty , včetně možností cloudových řešení,
- kvalifikační příprava uživatelů SSBI , a to jak základních princů řešení BI a SSBI úloh, tak funkcionality a možností využití vybraných SSBI nástrojů.

3. Podmínky úspěšnosti úlohy

Klíčovým kritériem úspěchu nebo neúspěchu SSBI je existence jeho potřeby . Potřeba pro zavedení SSBI řešení v podniku je zpravidla vyvolána některým z následujících stavů:
- V podniku neexistuje žádné konsolidované analytické a reportingové prostředí – pokud v současné době neexistují žádné možnosti analýzy firemních dat a reportingu a může být vhodné použití SSBI technologií. Výhodou takového řešení je poměrně snadná a rychlá implementace a vysoká flexibilita při analýze dat. Takové řešení je však zpravidla vhodné spíše pro malé firmy.
- Stále se měnící požadavky na standardní BI – požadavky na analytické aplikace a reporting a výstupy standardního se mohou velmi rychle měnit. Vzhledem k robustnosti a komplexnosti BI je však někdy doba potřebná na realizaci těchto požadavků problematická.
- Snaha o omezení nákladů - SSBI je cesta, která umožní omezit náklady a zároveň vytvářet analýzy důležité strategické i operativní rozhodování.
- Standardní BI nepokrývá určité oblasti podniku - SSBI je ideálním doplňkem komplexního BI. Často je tato varianta používána přechodně v průběhu realizace úprav standardního BI řešení.
- Složitost BI nástrojů - nástroje BI jsou často velmi složité a práce s nimi může být pro uživatele velmi náročná. SSBI nástroje bývají naopak velmi intuitivní a jejich používání relativně jednoduché.
- Existence silného sponzora , což by měl být člověk, který má ve firmě výrazný vliv a je podporován vedením. Takový člověk se stará zejména o propagaci SSBI ve firmě a koordinaci celého projektu.
- Jelikož SSBI nástroje jsou využívány samotnými „koncovými“ uživateli, je nutností jejich důkladné zaškolení . Tito uživatelé by jednak měli umět ovládat samotný SSBI nástroj, ale především by měli být schopni rozumět datům, se kterými pracují a která analyzují.

4. Doporučené praktiky

Při úvodní analýze by mělo být jasně specifikováno , jaké oblasti by toto řešení mělo pokrývat a pro které role v podniku je toto řešení určeno.
Úvodní analýza by rovněž měla odpovědět na otázky, jaké jsou cíle a očekávané efekty zavedení SSBI a jakým způsobem se bude úspěšnost a naplnění cílů v budoucnosti sledovat.
Vždy je třeba zvážit, jestli je pro daný účel SSBI řešení výhodné a zda dokáže plně uspokojit požadavky uživatelů. V mnoha případech může být klasické BI řešení přínosnější a z dlouhodobějšího hlediska i výhodnější.

5. Klíčové aktivity úvodní studie SSBI

Analýza uživatelských požadavků a specifikace očekávaných efektů SSBI aplikací - většinou konkretizovaných podle jednotlivých oblastí řízení a analytických a plánovacích úloh,
Vyhodnocení standardního BI – jeho možností a jeho případných omezení a definování vazeb plánovaných SSBI úloh na úlohy standardního BI,
Vyhodnocení zdrojů dat - jejich dostupnosti a kvality. Data pro SSBI se nemusí vždy nutně čerpat z datového skladu. Data mohou být čerpána z databází primárních (zdrojových) systémů, předpřipravených izolovaných OLAP kostek, předpřipravených textových souborů či souborů např. ve formátu MS Excel.
Definování požadavků na SSBI - výsledkem je mapa vybraných procesů a činností řízení firmy a jim přiřazené nároky na funkcionalitu SSBI, tedy struktura požadovaných funkcí jejich priorit. Současně je aktualizován také katalog požadavků na IT podniku o požadavky na SSBI.
Určení orientace na vybrané technologie SSBI , případně již výběr konkrétních produktů – např. Power Pivot (ASGQ01 ), nebo Power BI (ASGQ02 ), Tableau (AQ006A ), Qlik Sense (AQ007A). Při porovnávání jednotlivých nástrojů je účelné se zaměřit především na následující kritéria :
- snadný přístup ke zdrojovým datům,
- podpora více datových zdrojů,
- možnost automatizace určitých úloh,
- snadná použitelnost a přehlednost nástroje,
- rychlá tvorba dočasných datových úložišť – datové kostky OLAP,
- možnost tvorby rychlých, přehledných a kvalitních datových výstupů,
- možnost zvolit architekturu, kterou podnik vyžaduje,
Určení harmonogramu a ekonomických charakteristik projektu - je postaveno na rámcové specifikaci požadavků na SSBI a stanovených milnících vývoje projektu. Zahrnuje rámcové určení výše nákladů na implementaci SSBI řešení a odhadované přínosy.