Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Faktor : BI: Plánovací úlohy
BI: Plánovací úlohy
Kód faktoru

Standardní kód faktoru v MBI.

:
F453
Autor

Jméno a příjmení autora

:
Rusnák, P. (Clever Decision, Uniwise)
Podstatné charakteristik faktoru

Obsahové vymezení faktoru

1. Obsahové vymezení plánovacích úloh v BI

Využití business intelligence technologií je velmi účelné i pro řešení plánovacích úloh (plánů tržeb, nákladů, investic atd.), kdy je třeba nejen data zpřístupňovat podle nejrůznějších definovaných dimenzí a analyzovat je podle nich, ale i nová data, tedy plány tvořit, rovněž s respektováním těchto dimenzí a jejich hierarchických struktur. S plánovacími aplikacemi BI je obvykle spojeno několik funkcí, zejména:

  • vytvoření a využití plánovacího systému respektujícího v podniku uplatňované plánovací a rozvrhové metody,
  • konsolidace vytvářených plánů vznikajících na různých organizačních jednotkách, tj. závodech, divizích, odděleních, nebo naopak rozpouštění centrálně stanovených plánů na tyto jednotky,
  • konsolidace hodnot z různých druhů plánů, např. plánu investičního, výrobního nákupního, prodejního, personálního apod. do výsledného, obvykle finančního plánu,
  • konsolidace plánů z pohledu různých měn a přepočet na výslednou požadovanou měnu,
  • automatizace řízení pracovního toku (workflow) při přípravě plánu, resp. plánů, na kterém se podílejí různí manažeři, plánovači a další pracovníci podniku,
  • efektivní zpřístupňování sestavených plánů zainteresovaným pracovníkům podniku,
  • zajištění potřebné bezpečnosti a nastavení přístupových práv pro zpracování plánů i pro jejich presentaci v podniku, případně mimo podnik, kde jde o možnosti jejich čtení, zápisu a schvalování.

Základem plánovacích úloh v BI jsou plánovací algoritmy a z technologického hlediska i funkce zpětného zápisu.

2. Plánovací úlohy a nástroje v MBI

Plánovací úlohy podnikového řízení, definované v MBI , obsahuje následující přehled:

  • Finanční plánování a rozpočty (UQ055A ),
  • Controlling – plánování (UQ095A ),
  • Plánování prodeje zboží a služeb (UQ105A ),
  • Plánování nákupu (UQ155A ),
  • Personální plánování (UQ255A ),
  • Plánování rozvoje majetku a investic (UQ305A ),
  • Marketingový plán (UQ355A ),
  • Plánování dopravy (UQ405A ),
  • Plánování spotřeby energií (UQ455A ).

Jako příklady plánovacích nástrojů na IT trhu jsou IBM Cognos® TM1® (AQ014B ), Plánovací aplikace Targetty (AQ009A ) a další.

3. Principy plánovacích úloh v BI

Data do OLAP kostek se obvykle nahrávají z datových skladů, resp. z primárních zdrojů. Jinou možností je však tzv. zpětný zápis (Write back) , což je funkce, kdy data do OLAP kostky může zadávat přímo uživatel, nebo určitá, většinou plánovací aplikace. To znamená, že uživatel, resp. uživatelská aplikace může v kostce měnit její hodnoty. Tyto změny jsou zde uloženy a je možné je i zpětně promítat do datového skladu či primárních zdrojů. Tento princip dokumentuje obrázek, kde čárkované šipky vyjadřují standardní toky dat do OLAP kostky, zatímco plné šipky představují zpětný zápis. Možnosti vytváření plánů a realizace změn v OLAP kostce prováděných uživatelem zpětným zápisem jsou tak základem řešení efektivních a výkonných plánovacích aplikací, které přinášejí několik podstatných efektů :

  • využití již existujících hodnot dříve vytvořených plánů, nebo hodnot o skutečnosti z minulých období, které jsou do OLAP kostky transformovány z datového skladu a stávají se tak základem pro tvorbu nových plánů,
  • pružné zapracování změn plánů, kdy je třeba promítnout změny v celé plánovací struktuře, např. pokud se změní plán v jednom oddělení, je nutné měnit i konsolidované plány na vyšších úrovních podnikového řízení, a naopak kdy je nutné promítat změny z vyšších organizačních jednotek na nižší,
  • promítání změn z OLAP databází do zdrojových databází transakčních aplikací lze efektivně využívat k distribuci aktuálních plánů do aplikací nebo databází podřízených útvarů, divizí, jednotlivých poboček, apod.,
  • při využití efektivních rozvrhových algoritmů aplikovaných na struktury jednotlivých dimenzí a jejich kombinace (např. procentuálních nebo obdobných rozvrhových schémat) lze podnikové plány sestavovat podstatně efektivněji a zajistit jejich konsistenci,
  • je možné definovat a využívat tzv. podniková pravidla nebo omezení (business constraints), tj. pravidla pro kontroly plánů, např. objem investice nepřesáhne 20% plánovaných nákladů celého podniku apod.,
  • podnikové plány jsou centrálně uložené v OLAP databázi a to znamená jejich rychlé a konzistentní vytváření s rozpadem, či agregací plánovacích ukazatelů dle definovaných dimenzí.

4. Příklad plánovací úlohy – vstupní data

Pro dokumentaci principů zpětného zápisu je využita zjednodušená tabulka pro plánování tržeb, a to podle dvou dimenzí - Zákazníci a Pobočky. Pro zpětný zápis je charakteristické, že změny jsou promítány do buněk ukazatelů, které jsou většinou vázány na několik dimenzí, tedy do multidimenzionálních buněk. Musí tedy být vždy jasné, které dimenze a jejich struktura prvků je změnou zasažena, co je třeba dopočítat, přepočítat apod.

5. Principy změn v OLAP kostce

Vstupy uživatele nebo plánovací aplikace do jednotlivých buněk OLAP kostky jsou základem, od kterého se odvíjejí další operace a funkce dané provázaností ukazatelů a dimenzí a současně požadavky uživatele na promítání těchto změn do jednotlivých částí kostky. Změny v kostce lze kategorizovat různě.

Z pohledu vstupu změny je lze rozdělit na nominální (přepíšeme původní hodnotu novou hodnotou) a procentuální, kde většinou více hodnot změníme výpočtem obvykle procentuálním navýšením nebo snížením původních hodnot. Se změnami agregovaných hodnot souvisí i jejich rozpouštění (spreading) na nižší úrovně jednotlivých dimenzí, které se mohou uskutečnit rovnoměrným rozdělením podřízených hodnot (equal), rozdělením podle stanovené váhy (weighted), rozdělením různých skupin podřízených hodnot různě , např. podle různě stanovených vah (by selection), resp. jinou zvolenou metodou.

Změny hodnot budou rozděleny v kostce podle komplexnosti návazných výpočtů, tj. v prvé řadě na jaké úrovni hierarchie dimenze se změny provádějí, a v rámci toho, kolik dimenzí je dotčených danou změnou, tedy:

  • změny základních buněk, tj. změny ukazatelů vázaných na nejnižší úroveň hierarchie (listy) dimenzí, např. změny plánovaných tržeb za jednotlivé zákazníky,
  • změny agregovaných buněk, tj. změny ukazatelů vázaných na vyšší úrovně hierarchie dimenzí, např. změna plánovaných tržeb za skupiny, kategorie nebo všechny zákazníky a rovněž kde:
    • změny ukazatelů se dotýkají pouze jedné dimenze,
    • změny ukazatelů se dotýkají více dimenzí.

V dalších schématech je provedená změna označena zeleně, promítnutí změn do dalších (většinou agregovaných) je označeno žlutě.

6. Změny základních hodnot a agregace na vyšších úrovních struktur dimenzí

Změna základní buňky se promítne v příslušných dimenzích i změnou nadřízených úrovní, tj. promítne se adekvátně do agregací podle hierarchie jednotlivých dimenzí. Např. pokud zvýšíme plánované tržby zajišťované pobočkou Praha u firmy Hroch o 200 (původně byla 0), promítne se tato změna adekvátně do všech nadřízených úrovní. Z příkladu je zřejmé, jakých agregovaných buněk se zvýšení tržeb u zákazníka Hrocha o 200 dotklo, přičemž plány tržeb ostatních zákazníků zůstaly nezměněny. To znamená, že celkové plánované tržby u firmy Hroch se zvýšily na 500, celkové tržby pobočky Praha také o 200, tedy na 2 500 a celkové plánované tržby za celý podnik se zvýšily také o 200 na 5 800.

7. Změny základních hodnot se zachováním souhrnných hodnot dle vybrané dimenze

Pokud požadujeme změnu základní plánované hodnoty, ale s tím, že nadřízené úrovně musí zůstat stejné, to znamená, že jde o restrukturalizaci hodnot ukazatelů v rámci dané dimenze, nebo dimenzí. V tomto případě musíme i rozhodnout, zda zachování původní agregované hodnoty se týká jen určité dimenze, nebo i všech dalších souvisejících dimenzí. Např. opět zvýšíme tržby firmy Hroch zajišťované pobočkou Praha o 200, ale celkově plán tržeb pro tuto firmu musí zůstat stejný, tedy adekvátně musíme snížit jeho plán u ostatních poboček. V tomto a dalších obdobných případech se naskýtají dvě základní možnosti, buď takové úpravy plánu udělat manuálně na základě manažerské a obchodní zkušenosti, nebo pro přepočet, tedy adekvátní snížení plánovaných hodnot na ostatních pobočkách použít jako váhy původní plánované hodnoty nebo jiné přepočítací koeficienty. Z příkladu vyplývá, že jsme zvýšili u firmy Hroch v Praze plán o 200, ale abychom zajistili, že se u tohoto zákazníka nezvýší celkový plán, museli jsme plán na pobočkách Brno a Plzeň snížit o toto navýšení (200), a to v poměru původních hodnot. To znamená, kdy původní hodnota pro Brno byla 200 a pro Plzeň 100, jsme přepočtené hodnoty dostali jako:

  • původní hodnota prvku – (původní hodnota prvku * (původní hodnota prvku / součet všech původních hodnot prvků)),
  • na příklad pro Brno to je: 200 – (200* (200/(200+100))) = 200 – 200*0,66 = 67 ….. a obdobně pro Plzeň.

Za této situace jsme zachovali původní plánované hodnoty u firmy Hroch (300), celkové plánované tržby (5 600), ale na druhé straně se změnil plán tržeb podle dimenze Pobočky, např. pro Prahu z 2 300 na 2 500, Brno z 1 700 na 1 567 apod.

8. Změny základních hodnot se zachováním souhrnných hodnot všech souvisejících dimenzí

Pokud potřebujeme zachovat i původní souhrnné hodnoty podle dimenze Pobočky, pak je nutné přepočítat původní základní hodnoty podle obdobných mechanismů, jako v předchozím případě, tj. buď manuálně, nebo přepočtem, kde váhy budou původní základní hodnoty. Znamená to de facto, že hodnoty u ostatních firem (kromě Hrocha) v Praze musíme snížit o 200 a v Brně a Plzni je adekvátně navýšit na původní hodnoty, tj. na 1 700 v Brně, resp. 1 600 v Plzni. Je zřejmé, že zatímco první uvedený případ založený na pouhém promítnutí změněného prvku do všech nadřízených agregací, je vcelku triviální, pak realizace změny při zachování souhrnných hodnot a u více dimenzí, je řešení podstatně náročnější.

9. Změny agregovaných hodnot

Zatím jsme řešili změny elementárních základních hodnot. Další variantou změn je, že provádíme změny agregovaných hodnot, např. že zvýšíme celkové plánované tržby za jednoho zákazníka. Relativně jednodušší situace je ta, kdy je potřeba změnit agregovanou hodnotu pouze v rámci jedné dimenze. Na příklad zvýšíme souhrnnou hodnotu plánu pro zákazníka Králíka z 200 na 500. Za předpokladu, že požadujeme adekvátně zvýšit i ostatní souhrnné hodnoty, pak to znamená pouze rozdělit navýšení na ostatní prvky, tedy mezi jednotlivé pobočky. Navýšení 300 jsme rozdělili adekvátně mezi Prahu a Brno (původně 100 a 100), tedy na 250 a 250, Plzeň navýšena nebyla, neboť měla původně 0 a tedy přepočítaná hodnota podle této váhy je opět nula. Jiná situace nastane, pokud všechny podřízené prvky v dimenzi jsou nulové a tedy i souhrnná hodnota je 0, jako v případě Velkozákazníka. Pokud bychom jeho souhrnnou hodnotu stanovili např. na 1 200, pak by se rozdělila rovnoměrně mezi podřízené prvky. Celková hodnota tržeb se pak zvýšila rovněž o 300 na 5 900 a adekvátně ostatní agregované hodnoty. Tedy mechanismus rozdělení na podřízené prvky opět naskýtá manuální rozdělení, nebo podle vah na základě původních hodnot. Pokud bychom požadovali zachovat ostatní souhrnné hodnoty, museli bychom postupovat obdobně, jako u přepočtů při změnách základních hodnot (viz předchozí příklady), to znamená upravit ostatní základní hodnoty (manuálně nebo na základě vah) tak, aby daly původní agregace.

10. Shrnutí

K základním principům plánovacích úloh v prostředí OLAP kostek lze shrnout:

  • pokud se mění agregované hodnoty na vyšších úrovních hierarchie dimenzí, pak je nutné je promítnout, rozpustit do všech podřízených agregací a postupně až do základních hodnot, např. pokud bychom změnili souhrnnou hodnotu 5 600 Zákazníci celkem, na příklad na hodnotu 6 000, pak bychom rozdíl 400 museli nejprve rozdělit mezi skupiny zákazníků (Normál, Malozákazník atd.) a následně v každé skupině na jednotlivé zákazníky, tedy ve skupině Normál mezi zákazníky Doležal, Hroch, Králík,
  • je zřejmé, že při změně agregovaného prvku, je nutné změny provést v hierarchii jak směrem dolů, na podřízené agregované i základní prvky, tak nahoru přepočítat vyšší úrovně agregovaných prvků,
  • přepočty prvků v rámci dimenze, resp. dimenzí mohou nastat v případě, že:
    • změníme základní prvek a potřebujeme zachovat nadřízené agregované hodnoty, tj. musíme provést restrukturalizaci plánovaných hodnot,
    • změníme agregovaný prvek a potřebujeme ho promítnout do podřízených úrovní,
  • schémat přepočtů podřízených prvků je, jak jsme již zmínili, několik:
    • manuálně, kdy je většinou třeba realizovat různé kombinace změn a standardní schéma není vhodné,
    • rovnoměrně podle počtu prvků, které se většinou používá, pokud jsou všechny základní prvky nulové,
    • podle vah daných původními hodnotami prvků,
    • podle jiných schémat přepočtu podřízených prvků, např. stanoveným procentuálním rozpadem (souhrn procentuálních podílů všech podřízených prvků dané úrovně se rovná 100), nebo na základě stanoveného koeficientu, např. při plánování nákladů na informatiku podle počtu koncových stanic na podnikových útvarech apod.,
  • podstatnou funkcí plánovacích úloh v datové kostce je realokace (restrukturalizace, přerozdělení), která se využívá tehdy, kdy je potřeba změnit jednu hodnotu, např. snížit plánované tržby, ale zároveň je nutné ostatní hodnoty na stejné úrovni zvýšit tak, aby vyšší agregované hodnoty zůstaly nezměněny. To znamená, že se spočítá změna jako rozdíl nové a staré hodnoty a tato změna se rovnoměrně rozdělí mezi zbývající buňky na dané úrovni hierarchie, avšak s opačným znaménkem.

11. Efekty a přínosy faktoru pro kvalitu řízení podniku a IT
  1. Vytvoření a využití plánovacího systému respektujícího v podniku uplatňované plánovací a rozvrhové metody,
  2. Konsolidace vytvářených plánů vznikajících na různých organizačních jednotkách, tj. závodech, divizích, odděleních, nebo naopak rozpouštění centrálně stanovených plánů na tyto jednotky,
  3. Konsolidace hodnot z různých druhů plánů, např. plánu investičního, výrobního nákupního, prodejního, personálního apod. do výsledného, obvykle finančního plánu,
  4. Konsolidace plánů z pohledu různých měn a přepočet na výslednou požadovanou měnu,
  5. Automatizace řízení pracovního toku (workflow) při přípravě plánu, resp. plánů, na které se podílejí různí manažeři, plánovači a další pracovníci podniku,
  6. Efektivní zpřístupňování sestavených plánů zainteresovaným pracovníkům podniku,
  7. Zajištění potřebné bezpečnosti a nastavení přístupových práv pro zpracování plánů i pro jejich presentaci v podniku, případně mimo podnik, kde jde možnosti čtení, zápisu a schvalování plánů,
  8. Zapojení většího počtu přispěvatelů při sestavování plánů,
  9. Možnost vytvářet plány na vyšším stupni detailu,
  10. Podstatné zkrácení časového fondu potřebného k tvorbě plánů,
  11. Úspora pracnosti jednotlivých zainteresovaných zaměstnanců do plánovacího procesu, zejména při konsolidaci plánů,
  12. Snížení chybovosti způsobené lidským faktorem při manipulaci s daty,
  13. Zabezpečený přístup k plánům vhodným nastavením přístupových práv,
  14. Automatizované datové konsolidaci plánů bez ohledu na počet uživatelů a složitost organizační struktury,
  15. Propojení různých typů plánů (rozvaha, výsledovka, cash-flow,…),
  16. Změny organizační struktury,
  17. Průběžné kontroly o stavu plánovacího procesu a jeho postupu.

12. Otázky, roblémy a omezení spojené s faktorem
  1. Potřeba zavedení nástrojů a technologií pro práci s OLAP databázemi,
  2. Při využití cloudové varianty aplikace:
    1. jsou citlivá data uložena neznámo kde, navíc zpřístupněná pouze přes Internet,
    2. závislost na poskytovateli,
    3. poskytovatel může měnit ceny svých služeb,
    4. poskytovatel může i zaniknout,
  3. Dražší varianta plánovaní než „ruční“ plánování v MS Excel.