Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Úloha : ERP: Zpracování úvodní studie
ERP: Zpracování úvodní studie
Kód úlohy

Standardní kód úlohy v MBI.

:
U421A
Autor návrhu úlohy

Jméno a příjmení autora úlohy

:
Šmahel, M. (KIT, VŠE), Zelenka, P.
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi

Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.

:
0.5
Charakteristiky úlohy

Charakteristiky úlohy

1. “ERP: Zpracování úvodní studie“ – cíl, účel

Cílem úlohy je vytvořit celkovou koncepci implementace typové ERP aplikace a specifikovat předpokládanou cenu a harmonogram řešení.

2. Obsah úlohy

Obsahem úlohy úvodní studie (neboli studie proveditelnosti) s využitím TASW je definování a jasné zadání výstupního produktu (informačního systému nebo jeho části). Je nutné definovat vizi, rozsah a přístup k řešení celého projektu. Jako v každém projektu se musí zodpovědět následující otázky:

  1. Proč: Jaké jsou cíle projektu? Podpoří nově zavedená ERP aplikace naše byznys cíle? Vyplatí se nám tato investice?
  2. Co: Jaké jsou výstupy tohoto projektu? Co bude dodáno? Co patří a nepatří do rozsahu (scope) projektu (patří do projektu pouze samotná dodávka aplikace nebo například i školení, podpora či aktualizace)?
  3. Kdo: Identifikace hlavních stran projektu – investor (sponzor), zákazník a dodavatel. Jaké jsou hlavní projektové role, kdo je bude zastávat a jaké jsou jejich činnosti a odpovědnosti? Jak bude organizována spolupráce všech zúčastněných osob?
  4. Kdy: Vytvoření plánu projektu. Jaké budou hlavní fáze, milníky a termíny projektu? Jaké budou výstupy těchto fází?
  5. Jak: Jak bude projekt řízen a kontrolován? Jak budou do projektu zapojeny jednotlivé řešitelské týmy? Jak budeme řídit rizika, problémy a případné změny projektu?

Řeší se kompromis mezi třemi základními proměnnými – časem, zdroji (peníze) a funkcionalitou (kvalita). Do úlohy spadá analýza možností integrace vybraného systému, protože mezi podnikovými aplikacemi mohou vznikat komplikované vztahy, které vyžadují různé typy middleware produktů, které jim umožní společnou komunikaci či sdílení dat. Zahrnuje otázku kapacit současné hardwarové infrastruktury, případně nákupů nových serverů, koncových stanic, či mobilních zařízení, otázku požadavků na změnu základního software – typové aplikace mají své specifické provozní prostředí a vyžadují např. konkrétní databázový nebo operační systém. Na základě úvodní studie se přijímá rozhodnutí, zdali je zadaný projekt realizovatelný.

3. Vstupy úlohy:
  • Projektový záměr (D124A ),
  • Smlouva na úvodní studii (D420A ),
  • Plán projektů (D123A ),
  • Aplikační architektura (D053A ),
  • Datová architektura (D055A ),
  • Technologická architektura (D054A ),
  • Katalog požadavků na IT (D042A ),
  • Katalog IT služeb (D111A ),
  • Dokument specifikace projektu (D402A ),
  • Informační strategie (D001A ),
  • Organizační a řídící dokumenty podniku (DQ002A ),
  • Procesní dokumentace podniku (DQ003A ),
  • Katalog datových zdrojů (D211A ),
  • Specifikace technologických standardů (D232A ),
  • Nabídka na dodávku IT služeb a produktů (D132A ).
4. Výstupy úlohy:
  • Úvodní studie projektu (D421A ),
  • Katalog požadavků na IT, aktualizovaný (D042A ),
  • Strategie datové migrace (D427A ).
5. Podmínky úspěšnosti úlohy
  • Podpora ze strany vedení podniku – vedení podniku musí být přesvědčeno, že zavedení dané aplikace opravdu podpoří definované byznys cíle (Business/IT alignment).
  • Úplné a jednoznačné zadání úvodní studie – podnik musí jasně vědět, jakou funkcionalitu od poptávané aplikace vyžaduje a kolik je ochoten za ni zaplatit.
  • Aktivní účast vlastníků byznys procesů – nově zavedená aplikace pravděpodobně ovlivní či změní značnou část podnikových procesů. Proto je nutné, aby řešitelský tým spolupracoval se zaměstnanci, kteří mají know-how o daných procesech. V ideálním případě by jednotliví vlastníci procesů, popř. zaměstnanci, kteří mohou procesy ovlivňovat a měnit, měli být zároveň klíčovými uživateli za danou oblast.
  • Účast klíčových uživatelů – zahrnutí uživatelů budoucí aplikace do celého vývojového procesu prostřednictvím klíčových uživatelů. Ti musí být dostatečně odborně zdatní, musí dokonale znát procesy minimálně ve své oblasti a musí je mít možnost redefinovat a přenastavovat. Jejich účast na celém procesu, jejich kvalita a vytížení je jedním z klíčových faktorů rozhodujících o úspěchu implementace na straně podniku.
  • Obeznámení uživatelů se změnou – často se vyskytuje odpor ke změnám v organizaci, a tak je nutné včas obeznámit zaměstnance s plánovanou změnou a snažit se vypěstovat podnikovou kulturu, ve které se počítá s používáním nové aplikace.
  • Střízlivé plánování – při projektech je často podceněno plánování nákladů a harmonogramu. Je nutné počítat s rezervami. Odhady musí provádět zkušený analytik, nejlépe na základě údajů z předchozích projektů.
  • Výběr dodavatele a produktu – je nutné investovat do výběru řešení dostatečný čas a vybrat spolehlivého dodavatele, který má zkušenosti s daným typem podniku a jeho problémy. O vhodnosti dodavatele nevypovídá ani tak počet implementací daného ERP celkem, jako zkušenosti s konkrétním oborem.
6. Doporučené praktiky

Na úvodní studii se bezprostředně váže příprava smlouvy na celý projekt. V některých případech se smlouva na celý projekt uzavírá již po ukončení výběrového řízení. U větších projektů je však výhodnější zpracovat a uzavírat smlouvu na projekt až po přijetí úvodní studie, neboť teprve na jejím základě je možné reálněji stanovit časovou a finanční náročnost projektu, případně další podmínky řešení. Ve smlouvě je také dobré pamatovat možné vícepráce a nutné customizace, jejich potřeba vyvstane až v průběhu dalších fází implementace. U větších projektů ani sebelépe provedená úvodní studie nemůže obsáhnout na sto procent vše, co bude třeba v průběhu implementace provést.

Kontraktační řízení, tj. příprava a projednání jednotlivých částí smlouvy až po její uzavření a podpis je pracovně i časově náročný proces a v některých situacích trvá i několik měsíců. Na jeho průběhu se účastní řada specialistů z oblasti informatiky a práva a samozřejmě vedení obou stran – zákazníka i dodavatele.

7. “ERP: Zpracování úvodní studie“ - klíčové aktivity

7.1. Formulace cílů projektu ERP

Formulace cílů projektu ve vazbě na základní podnikové cíle v ekonomice, obchodu, ….

7.2. Analýza současného stavu podnikové informatiky

Analýza současného stavu podnikové informatiky, tj. stávajících zdrojů z hlediska jejich využitelnosti v dalším řešení, definování potřebných úprav. Nová ERP aplikace může vyžadovat změny v technologické infrastruktuře nebo např. nový operační či databázový systém.

7.3. Definování klíčových požadavků na ERP aplikaci

Definování funkčních, provozních a technologických požadavků na typovou ERP aplikaci. Také se provádí analýza realizovatelnosti těchto požadavků.

7.4. Návrh celkového konceptu řešení projektu ERP

Určení pozice projektu v podnikové IT architektuře. Vytvoření funkčního a procesního návrhu projektu včetně hrubého návrhu datových zdrojů.

7.5. Návrh aplikačního software pro jednotlivé oblasti / moduly

Definice modulů aplikace, určení pořadí a priority jejich zavedení, návrh vazeb mezi moduly.

7.6. Návrh základního software

Specifikace základního provozního prostředí, operačních systémů, databázových systémů. Návrh požadavků na hardware – provozní nároky projektu (doba odezvy, spolehlivost), potřebné rozšiřování komponent, vzájemná integrace.

7.7. Specifikace vlivu projektu na organizaci podniku

Plánované změny v organizaci způsobené zavedením nové aplikace – změny v organizační struktuře, změny povinností a odpovědností jednotlivých rolí, požadavky na rekvalifikaci a školení pracovníků.

7.8. Návrh způsobu řízení projektu

Učení struktury týmů, pracovních metod, předávacích procedur, změnových řízení, standardů a konvencí.

7.9. Rámcový návrh způsobu migrace na nové řešení

Naplánování činností souvisejících s přechodem na nové řešení – návrh konverze datové základny, identifikace vazeb na stávající aplikace, požadavky na změnu hardwarové infrastruktury, organizace migračních činností.

7.10. Specifikace poskytovaných doprovodných služeb dodavatelem

Školení, podpora, aktualizace, konzultace a další doprovodné služby poskytované dodavatelem.

7.11. Návrh harmonogramu řešení

Definovat etapy řešení, jejich obsah, termíny zahájení a ukončení (včetně milníků, kterými jsou etapy ukončovány), návaznosti jednotlivých etap, vstupy a výstupy etap, určení osob zodpovědných za realizaci činností definovaných v rámci.

7.12. Ekonomický rozbor projektu

Stanovení pořizovacích a provozních nákladů aplikace a jejích ekonomických i mimoekonomických efektů. Určení nezbytných předpokladů pro dosažení plánovaných efektů.