|
Úloha
: ERP: Zpracování úvodní studie
|
|
|
|
|
Kód úlohy
Standardní kód úlohy v MBI.
:
|
Autor návrhu úlohy
Jméno a příjmení autora úlohy
:
|
Šmahel, M. (KIT, VŠE), Zelenka, P.
|
|
Datum poslední úpravy
Datum poslední úpravy úlohy ve tvaru rrrr.mm.dd.
:
|
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi
Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.
:
|
|
|
Charakteristiky úlohy
 1. “ERP: Zpracování úvodní studie“ – cíl, účel
-
Cílem
úlohy je
vytvořit celkovou koncepci implementace typové ERP aplikace
a specifikovat předpokládanou cenu a harmonogram řešení.
 2. Obsah úlohy
- Obsahem úlohy úvodní studie (neboli studie proveditelnosti) s využitím TASW je
definování a jasné zadání výstupního produktu
(informačního systému nebo jeho části). Je nutné
definovat vizi, rozsah a přístup k řešení
celého projektu.
- Jako v každém projektu
se musí zodpovědět následující otázky
:
-
Proč:
Jaké jsou cíle projektu? Podpoří nově zavedená ERP aplikace naše byznys cíle? Vyplatí se nám tato investice?
-
Co:
Jaké jsou výstupy tohoto projektu? Co bude dodáno? Co patří a nepatří do rozsahu (scope) projektu (patří do projektu pouze samotná dodávka aplikace nebo například i školení, podpora či aktualizace)?
-
Kdo:
Identifikace hlavních stran projektu – investor (sponzor), zákazník a dodavatel. Jaké jsou hlavní projektové role, kdo je bude zastávat a jaké jsou jejich činnosti a odpovědnosti? Jak bude organizována spolupráce všech zúčastněných osob?
-
Kdy:
Vytvoření plánu projektu. Jaké budou hlavní fáze, milníky a termíny projektu? Jaké budou výstupy těchto fází?
- BI Jak bude projekt řízen a kontrolován? Jak budou do projektu zapojeny jednotlivé řešitelské týmy? Jak budeme řídit rizika, problémy a případné změny projektu?
- Řeší se
kompromis mezi třemi základními proměnnými – časem, zdroji (peníze) a funkcionalitou (kvalita)
.
- Do úlohy spadá
analýza možností integrace
vybraného systému, protože mezi podnikovými aplikacemi mohou vznikat komplikované vztahy, které vyžadují různé typy middleware produktů, které jim umožní společnou komunikaci či sdílení dat.
- Zahrnuje
otázku kapacit současné hardwarové infrastruktury
, případně nákupů nových serverů, koncových stanic, či mobilních zařízení, otázku požadavků na změnu základního software – typové aplikace mají své specifické provozní prostředí a vyžadují např. konkrétní databázový nebo operační systém.
- Na základě úvodní studie se přijímá
rozhodnutí, zdali je zadaný projekt realizovatelný
.
 3. Vstupy úlohy:
- Projektový záměr (D124A
),
- Smlouva na úvodní studii (D420A
),
- Plán projektů (D123A
),
- Aplikační architektura (D053A
),
- Datová architektura (D055A
),
- Technologická architektura (D054A
),
- Katalog požadavků na IT (D042A
),
- Katalog IT služeb (D111A
),
- Dokument specifikace projektu (D402A
),
- Informační strategie (D001A
),
- Organizační a řídící dokumenty podniku (DQ002A
),
- Procesní dokumentace podniku (DQ003A
),
- Katalog datových zdrojů (D211A
),
- Specifikace technologických standardů (D232A
),
- Nabídka na dodávku IT služeb a produktů (D132A
).
 5. Podmínky úspěšnosti úlohy
-
Podpora ze strany vedení podniku
– vedení podniku musí být přesvědčeno, že zavedení dané aplikace opravdu podpoří definované byznys cíle (Business/IT alignment).
-
Úplné a jednoznačné zadání úvodní studie
– podnik musí jasně vědět, jakou funkcionalitu od poptávané aplikace vyžaduje a kolik je ochoten za ni zaplatit.
-
Aktivní účast vlastníků byznys procesů
– nově zavedená aplikace pravděpodobně ovlivní či změní značnou část podnikových procesů. Proto je nutné, aby řešitelský tým spolupracoval se zaměstnanci, kteří mají know-how o daných procesech. V ideálním případě by jednotliví vlastníci procesů, popř. zaměstnanci, kteří mohou procesy ovlivňovat a měnit, měli být zároveň klíčovými uživateli za danou oblast.
-
Účast klíčových uživatelů
– zahrnutí uživatelů budoucí aplikace do celého vývojového procesu prostřednictvím klíčových uživatelů. Ti musí být dostatečně odborně zdatní, musí dokonale znát procesy minimálně ve své oblasti a musí je mít možnost redefinovat a přenastavovat. Jejich účast na celém procesu, jejich kvalita a vytížení je jedním z klíčových faktorů rozhodujících o úspěchu implementace na straně podniku.
-
Obeznámení uživatelů se změnou
– často se vyskytuje odpor ke změnám v organizaci, a tak je nutné včas obeznámit zaměstnance s plánovanou změnou a snažit se vypěstovat podnikovou kulturu, ve které se počítá s používáním nové aplikace.
-
Střízlivé plánování
– při projektech je často podceněno plánování nákladů a harmonogramu. Je nutné počítat s rezervami. Odhady musí provádět zkušený analytik, nejlépe na základě údajů z předchozích projektů.
-
Výběr dodavatele a produktu
– je nutné investovat do výběru řešení dostatečný čas a vybrat spolehlivého dodavatele, který má zkušenosti s daným typem podniku a jeho problémy. O vhodnosti dodavatele nevypovídá ani tak počet implementací daného ERP celkem, jako zkušenosti s konkrétním oborem.
 6. Doporučené praktiky
- Na úvodní studii se bezprostředně
váže příprava smlouvy
na celý projekt. V některých případech se smlouva na celý projekt uzavírá již po ukončení výběrového řízení. U větších projektů je však
výhodnější zpracovat a uzavírat smlouvu na projekt až po přijetí úvodní studie
, neboť teprve na jejím základě je možné reálněji stanovit časovou a finanční náročnost projektu, případně další podmínky řešení. Ve smlouvě je také dobré pamatovat možné vícepráce a nutné customizace, jejich potřeba vyvstane až v průběhu dalších fází implementace. U větších projektů ani sebelépe provedená úvodní studie nemůže obsáhnout na sto procent vše, co bude třeba v průběhu implementace provést.
-
Kontraktační řízení, tj. příprava a projednání jednotlivých částí smlouvy
až po její uzavření a podpis je pracovně i časově náročný proces a v některých situacích trvá i několik měsíců. Na jeho průběhu se účastní řada specialistů z oblasti informatiky a práva a samozřejmě vedení obou stran – zákazníka i dodavatele.
 7. “ERP: Zpracování úvodní studie“ - klíčové aktivity
- Formulace cílů projektu ERP - formulace cílů projektu ve vazbě na základní podnikové cíle v ekonomice, obchodu, ….
- Analýza současného stavu podnikové informatiky - analýza současného stavu podnikové informatiky, tj. stávajících zdrojů z hlediska jejich využitelnosti v dalším řešení, definování potřebných úprav. Nová ERP aplikace může vyžadovat změny v technologické infrastruktuře nebo např. nový operační či databázový systém.
-
Definování klíčových požadavků na ERP aplikaci -
definování funkčních, provozních a technologických požadavků na typovou ERP aplikaci. Také se provádí analýza realizovatelnosti těchto požadavků.
- Návrh celkového konceptu řešení projektu ERP - určení pozice projektu v podnikové IT architektuře. Vytvoření funkčního a procesního návrhu projektu včetně hrubého návrhu datových zdrojů.
- Návrh aplikačního software pro jednotlivé oblasti / moduly - definice modulů aplikace, určení pořadí a priority jejich zavedení, návrh vazeb mezi moduly.
- Návrh základního software - specifikace základního provozního prostředí, operačních systémů, databázových systémů. Návrh požadavků na hardware – provozní nároky projektu (doba odezvy, spolehlivost), potřebné rozšiřování komponent, vzájemná integrace.
- Specifikace vlivu projektu na organizaci podniku - plánované změny v organizaci způsobené zavedením nové aplikace – změny v organizační struktuře, změny povinností a odpovědností jednotlivých rolí, požadavky na rekvalifikaci a školení pracovníků.
- Návrh způsobu řízení projektu - určení struktury týmů, pracovních metod, předávacích procedur, změnových řízení, standardů a konvencí.
- Rámcový návrh způsobu migrace na nové řešení - naplánování činností souvisejících s přechodem na nové řešení – návrh konverze datové základny, identifikace vazeb na stávající aplikace, požadavky na změnu hardwarové infrastruktury, organizace migračních činností.
- Specifikace poskytovaných doprovodných služeb dodavatelem - školení, podpora, aktualizace, konzultace a další doprovodné služby poskytované dodavatelem.
- Návrh harmonogramu řešení - definovat etapy řešení, jejich obsah, termíny zahájení a ukončení (včetně milníků, kterými jsou etapy ukončovány), návaznosti jednotlivých etap, vstupy a výstupy etap, určení osob zodpovědných za realizaci činností definovaných v rámci.
- Ekonomický rozbor projektu - stanovení pořizovacích a provozních nákladů aplikace a jejích ekonomických i mimoekonomických efektů. Určení nezbytných předpokladů pro dosažení plánovaných efektů.
|
|
|
|
