Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Úloha : Operativní řízení a administrace projektu
Operativní řízení a administrace projektu
Kód úlohy

Standardní kód úlohy v MBI.

:
U403A
Autor návrhu úlohy

Jméno a příjmení autora úlohy

:
MBI tým, Matoušková S., KIT, VŠE
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi

Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.

:
0.7
Charakteristiky úlohy

Charakteristiky úlohy

1. Účel úlohy „Operativní řízení a administrace projektu“
  • Účelem úlohy je zajistit běžné řídící, administrativní a organizační úkoly a dosáhnout efektivního průběhu projektu.
  • V rámci úlohy se řeší otázky a problémy definované ve scénářích :
    • “Je třeba zajistit systematické a kvalifikované řízení IT projektu“ (S401 ),
    • “Je třeba zajistit systematický průběh řízení a implementace IT projektu“ (S407 ).
2. Obsah úlohy „Operativní řízení a administrace projektu“
  • Operativní řízení projektu zahrnuje:
    • zajišťování a organizaci potřebných kapacit a zdrojů projektu,
    • sledování rozporů oproti zadání,
    • zpoždění oproti harmonogramu,
    • sledování nákladů ,
    • akceptace výstupů - probíhá na základě splnění akceptačních kritérií definovaných v projektovém plánu. Akceptační a předávací řízení projektu zahrnuje výsledky testování, zajištění datové i technické migrace a zpracování protokolů,
  • Operativní řízení je kontinuální činnost, při které jsou:
    • řízeny a kontrolovány jednotlivé etapy projektu ,
    • plánovány etapy následující,
    • upravovány postupy nebo zapracovávána změnová řízení , v případě výskytu nebo potřeby změny, obvykle vyvolávané požadavkem na změnu (RFC, Request for Change),
  • V úloze je kontrolován a schvalován řídící komisí průběh celého projektu a porovnáván s původním plánem. Je kontrolováno :
    • plnění cílů projektu,
    • efektivita projektu v poměru efektů oproti nákladům,
    • kvalita, komunikace,
    • řízená rizika, a dodržování pravidel,
  • Administrace projektu , která zahrnuje :
    • přípravu a vedení dokumentace ,
    • plánování schůzek k projektu,
    • zajištění oponentních řízení a evidenci jejich protokolů,
  • Pro operativní řízení projektu se využívá systému tolerancí , což je přípustná odchylka od plánovaných hodnot, která se nemusí řešit na úrovni vedení projektu. Pokud je tolerance překročena, tak jde o výjimku a eskaluje se a řeší na úrovni vedení, obvykle řídící komise.
3. Vstupy úlohy:
  • Katalog požadavků na IT (D042A ) – postupně aktualizovaný a doplňovaný o speciální požadavky na daný projekt,
  • Plán projektu (D401A ) – zpracovaný a konkretizovaný v úloze „Příprava projektu“,
  • Plán projektů (D123A ) – obsahující plánované údaje pro celé portfolio projektů tak, aby bylo možné sledovat a formulovat vazby daného projektu na ostatní projekty portfolia,
  • Rozpočet projektu (D411A ).
4. Výstupy úlohy:
  • Dokumentace průběhu projektu (D412A ),
  • Protokol kontroly harmonogramu projektu (D414A ),
  • Protokol kontroly kvality řešení projektu (D415A ),
  • Protokol kontroly rozpočtu projektu (D416A ),
  • Deník projektového manažera.
5. Podmínky úspěšnosti úlohy:
  • Kvalitní příprava projektového plánu , obsahující reálné určení jeho etap s ohledem na dostupné kapacity a jejich kvalitu,
  • Přesnost odhadu délky trvání a nákladů aktivit,
  • Racionální a včasná komunikace vedení projektu se všemi zúčastněnými stranami,
  • Pravidelné pořádání pracovních schůzek řídící komise a jednotlivých projektových týmů,
  • Řešení problémů a odchylek včas a na úrovni řídící komise.
6. Klíčové aktivity „Operativní řízení a administrace projektu“

6.1. Příprava a organizace projektových schůzek
  • V průběhu projektu musí být pravidelně pořádány jak schůzky v rámci řídící komise a projektového týmu,
  • V rámci schůzek projektového týmu je:
    • plánována další práce,
    • kontrolována odvedená práce,
    • řešeny vzniklé problémy a veškeré situace, které řeší lidé pracující na projektu a projektový manažer,
  • V rámci schůzek s řídící komisí reportuje projektový manažer průběh projektu a řeší případně vzniklé situace, které jsou potřeba konzultovat se členy řídící komise.
6.2. Řízení změn projektu
  • Řízení změn zahrnuje:
    • identifikaci (zachycení) změny,
    • vyhodnocení (prošetření) změny z pohledu dopadu do funkcionality, závažnosti změny, časové a ekonomické náročnosti,
    • návrh řešení změny, včetně možných variant,
    • rozhodnutí o řešení, případně zamítnutí,
    • v případě přijetí změny její implementace .
6.3. Řízení rizik projektu
  • Rizikem se chápe událost nebo několik událostí, které by mohly mít vliv na dosažení plánovaných cílů projektu. Do řízení rizik patří tyto aktivity:
    • identifikace rizika v kontextu řízení projektu, případně celé firmy nebo IT,
    • vyhodnocení rizika a jeho potenciálních dopadů do projektu (ekonomických i mimoekonomických),
    • plánování možných reakcí vedení projektu na rizika,
    • implementace specifikovaných reakcí na rizika,
  • Rizika se mohou zaznamenávat do zvláštního dokumentu rizik , nebo jsou součástí dokumentace průběhu projektu,
  • V souvislosti s řízením rizik se v rámci rozpočtu projektu vyčleňuje jeho specifická část na řešení rizik, tzv. rizikový rozpočet .
6.4. Předání produktů a akceptace
  • Každý výstup projektu musí být předán zákazníkovi a zákazníkem akceptován . Výstup je akceptován pouze v případě, že splnil akceptační kritéria .
6.5. Vedení administrace projektu
  • V souvislosti s administrací projektu:
    • musí být vedena dokumentace ,
    • vytvářeny zápisy ze schůzek,
    • administrace všech vzniklých dokumentů musí být prováděna podle pravidel definovaných na začátku projektu v systému dokumentace,
  • Na administraci projektu se podílí projektová kancelář nebo určený administrativní pracovník.
6.6. Sledování a vyhodnocování harmonogramu a rozpočtu projektu
  • V průběhu projektu je potřeba neustále kontrolovat a porovnávat aktuální stav s plánovaným. Pro vyhodnocování průběhu projektu je možné použít různé metody , například EVM (Earned Value Management) – Metoda měření hodnoty rozpracovanosti slouží ke kontrole nákladů, přičemž bere v úvahu rozpracované náklady a časový postup vzhledem k projektovému plánu,
  • Tato metoda pracuje se třemi proměnnými – Plánovaná hodnota (PV), Aktuální náklady (AC) a Hodnota odvedené práce (EV):
    • Výpočet odchylky od časového harmonogramu (SV): SV = EV – PV,
    • Výpočet odchylky od plánu nákladů (CV): CV = EV - AC.