U423A : ERP: Implementace

Kód úlohy:

U423A

Autor návrhu úlohy:

Lobodáš. P. (KIT, VŠE), Zelenka, P.

Datum poslední úpravy:

2013-12-17

Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi:

0.5

Charakteristiky úlohy

1. “ERP: Implementace“ – cíl, účel

Cílem úlohy je realizovat potřebné softwarové úpravy a případné dovývoje a dokumentovat je pro účely provozu využití ERP. Dalším cílem je shrnout postup při realizaci ERP podniku pomocí řešení TASW, resp. řešení, které je založeno na předpřipravených programových modulech, jež jsou upravovány „customizovány“ dle potřeb podniku.

2. Obsah úlohy

Implementace programových modulů, resp. customizace funkcí typového aplikačního software ERP, tj. jeho parametrické úpravy podle výsledků analýzy představují již technologickou realizaci navržených řešení . Stejně tak jako případný vývoj nebo dovývoj specializovaných, tedy nestandardních programových modulů, které implementované typové ERP neobsahuje.
Řízení těchto činností se většinou omezuje na řízení uvnitř implementačních týmů, relativně menší jsou zde nároky na kooperaci s uživateli , ta se vesměs omezuje na pouze dílčí konzultace a verifikace dílčích řešení.
Další podstatné předpoklady řešení jsou:
- Existence funkčního designu - Existuje dokument, který je specifikací business požadavků na připravované řešení ERP,
- Je vybrán ERP, který nejlépe odpovídá daným podmínkám podniku,
- Je určeno, co je potřeba otestovat,
- Úloha primárně neřeší ERP provozované v cloudu. Řešení ERP v cloudu znamená poměrně vysokou závislost na daném poskytovateli a v podstatě neexistující kastomizaci. Pro jednoduché ERP může být výhodný, ale současně s rostoucí komplexitou je jako celkové integrované řešení spíše nevhodný.

3. Vstupy úlohy:

Dokumentace řešení projektu: analýza a návrh aplikace (D422A ),
Katalog požadavků na IT (D042A ),
Katalog IT služeb (D111A ),
Plán projektu (D401A ),
Rozpočet projektu (D411A ),
Procesní dokumentace podniku (DQ003A ),
Katalog datových zdrojů (D211A ),
Specifikace technologických standardů (D232A ).

4. Výstupy úlohy:

Dokumentace řešení projektu: implementace (D423A ),
Protokol akceptačních řízení (D424A ).

5. Podmínky úspěšnosti úlohy

Vývoj, dokončení a nasazení customizací – po jejich vývoji dodavatelskou firmou dochází k odsouhlasení úprav ze strany klíčových uživatelů a jejich následná instalace do připravovaného ERP.
Vývoj, dokončení a nasazení datových interface – integrace na ostatní systémy je nedílnou součástí každého ERP. Nejčastěji se jedná o propojení na docházkové systémy, bankovní softwary umožňující komunikaci s bankami nebo různé zdroje technologických dat potřebných pro výrobu dané firmy. I zde dochází po odsouhlasení ze strany klíčových uživatelů k jejich instalaci.
Návrh, příprava a testovací migrace počátečních dat – počáteční data mohou být migrována ze starého systému buď přímo, bez nutnosti úprav, nebo s dodatečnými úpravami. Vždy je důležité, jak jsou data kompletní a co vyžaduje nový systém.
Příprava a dokončení školících materiálů pro běžné uživatele – manuály a školící materiály dodávané výrobcem ERP systému jsou všeobecné a popisují pouze základní funkčnost. V této etapě je proto nezbytné připravit pro konečné uživatele školící materiály, které popisují konkrétní postupy a použitá řešení a zohledňují provedené customizace. Je potřeba brát v úvahu, že pro konečného uživatele bude nový systém náročný na ovládání a co nejkonkrétnější popis jeho pracovního postupu přispěje k co nejrychlejšímu rutinnímu provozu ERP. Na přípravě materiálů se podílí pracovníci implementační firmy spolu s klíčovými uživateli.
Dokončení a otestování konfigurace ERP - je dokončen vývoj úprav, integrací a datových rozhraní. Je dokončen vývoj skriptů pro migrace dat a je připravena dokumentace pro školení konečných uživatelů.

6. Doporučené praktiky

Na realizaci customizovaných modulů navazují testovací procedury a tzv. akceptační řízení . Akceptační řízení se mohou vztahovat i k předchozím dílčím projekčním řešením nebo projektu jako celku.
Řízení testovacích procedur znamená přípravu a instalaci testovaných modulů, přípravu testovacích dat odpovídajících reálné situaci informačního systému zákazníka a přípravu dokumentace k testované funkcionalitě.
K řízení testovacích procedur patří i adekvátní výběr pracovníků podniku pro testování , tj. pracovníků nejen odborně vybavených, ale vybavených i odpovídajícími kompetencemi pro posouzení a případné schválení testovaných řešení.
Na základě průběhu testovacích procedur se zpracovávají protokoly o průběhu a výsledcích testů .
Při návrhu, přípravě a testování migrace počátečních dat je třeba zvažovat, o jaký druh dat jde. V případě statických dat převody většinou probíhají bez větších problémů. Náročnější a problematičtější bývají převody dynamických dat , která zůstávají částečně ve starém systému, a do nového systému se migruje pouze jejich část .
Příkladem dynamických dat jsou data k rozpracované výrobě v průmyslových podnicích. V jejich případě je vhodné je pro vlastní převod minimalizovat (zavřít co nejvíce rozdělaných výrobní ch zakázek apod.).
Důležitou součástí je sledování plánovaných nákladů . Jejich průběžné sledování přispěje k jejich nepřekročení vývojem zbytečných customizací a úprav.

7. “ERP: Implementace“ - klíčové aktivity

7.1. Nastavení parametrů modulů

Nastavování parametrů modulu je jedna z hlavních činností realizovaná během customizace TASW. Tato činnost by měla být rozdělena do dvou částí :
- Základní nastavení (Baseline configuration),
Finální nastavení (Final configuration).
Tato činnost pokrývá především Baseline configuration , kdy se jedná o implementaci resp. parametrizaci a personalizaci ERP modulů, přičemž by měla pokrýt cca 80% požadované funkcionality.
Pro tuto činnost je ideální zvolit cyklickou implementací dle kroků :
- Naplánování,
- Implementace,
- Testování,
- Uvolnění.
Takto prováděným cyklem customizace TASW se zajistí konzistence jednotlivých předem určených části funkcionali t daného řešení a pomůže z pohledu prioritizace implementace částí funkcionalit.

7.2. Vývoje nebo dovývoje

Dle vzorového dokumentu by měly být identifikovány části, komponenty, funkcionality, datová rozhraní, které by měly výt předmětem dovývoje. Na tyto části je nutné vytvořit dokumenty :
- Detailní návrh implementace,
- Testovací scénáře (zde je důležitý pohled integrita samotného řešení),
- Ostatní dokumenty v závislosti na konkrétním předmětu dovývoje.
Samotná implementace je prováděna jako druhá část customizace navazující na předchozí činnost, zde jde o fázi „Final configuration“ a i zde je vhodné k implementaci použít cyklus :
- Naplánování,
- Implementace,
- Testování,
- Uvolnění.

7.3. Vytvoření dokumentace ERP

Během implementace resp. customizace TASW se průběžně vytváří dokumentace , která je potřebná pro následné uživatele, administrátory, zajištění monitoringu, další rozšíření.
Dokumentace zde zahrnuje tyto části :
- Uživatelská – manuály, popis systému,
- Školící – Podpůrné školicí materiály,
- Administrátorská – Shrnující problematika správu systému, administrátorské zásahy apod.
- Technická architektura – Dokument shrnující technický návrh systému (HW požadavky, SW platforma, midldeware apod.,
- Testovací dokumentace – Výsledky akceptačních testů, výsledky integračních testů.
Dokumentace by měla mít stanovené odpovědné osoby , které ji revidují a aktualizují. Na konci fáze implementace musí být validována a odpovědnou osobou odsouhlasena. Dokumentace je klíčový prvek k budoucím zásahům do systému (revize, rozšíření).

7.4. Testování řešení ERP

Tato činnost se zaměřuje na otestování komplexní funkcionality řešení dle funkčního návrhu.
Testování lze rozdělit do dvou oblastí, a to:
- Systémové testy – zahrnují provedení testovacích scénářů, které jsou vytvořeny na základě funkčního designu řešení. Při tvorbě testovacích scénářů by měl být kladen důraz na pokrytí veškeré funkcionality IS. Samozřejmě tvorba testovacích scénářů je v úzké souvislosti s kvalitou funkčního designu.
- Integrační testy - by měly být prováděny na závěr implementačního cyklu, kdy vytvořené řešení je otestované (systémově) a předmětem integračních testů jsou vazby na ostatní systémy.