Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Scénáře : CIO se připravuje na poradu vedení podniku
CIO se připravuje na poradu vedení podniku
Kód scénáře

Standardní kód scénáře v MBI.

:
S004
Autor

Jméno a příjmení autora

:
Dohnal, J. (KSI, FIT, ČVUT)
Popis scénáře, hlavní problémy a otázky

Popis podstaty a obsahu scénáře, specifikace hlavní problémů a otázek k řešení scénáře

1.
1.1. Organizace porady

Stejně důležitá jako samotná porada je však také její organizace, kterou řídí její vlastník (CEO, či jiný člen vrcholového vedení). Tím máme na mysli distribuci agendy porady a příslušných podkladových materiálů, a to typicky nejpozději týden před konáním porady. V podniku s dobrou podnikovou kulturou dávají manažeři, kteří poradu řídí, možnost účastníkům porady navrhnout předem body k projednání, a to opět v čase před distribucí agendy porady. To, zda vlastník porady (tj. manažer, který poradu řídí), bod zařadí, záleží na momentální situaci, na množství projednávaných bodů, na situaci v podniku apod.

1.2. Pravidla řízení porady

Před přípravou na poradu - často ve stresové situaci - je třeba, aby si CIO znovu uvědomil základní pravidla správně řízené porady, požadavky kladené na její účastníky a v tomto smyslu pak na poradě také působil:

  1. všichni účastníci porady mají jediný cíl, tj. přispět k dosažení plánovaných cílů podniku,
  2. porada má dávat prostor účastníkům účinkovat jako spolupracující členové jednoho manažerského týmu spíše než formálně reprezentovat vlastní pracovní pozici či tým,
  3. cílem je vyjasnění priorit řešených problémů a nominace jejich „manažerského sponzora“ (tedy nominace účastníka porady), který příslušnému problému bude věnovat zvláštní pozornost,
  4. porada dává možnost dobře připraveným účastníkům možnost uvést a obhájit vlastní náměty,
  5. konečně umožňuje dosáhnout srozumění a vzájemného závazku účastníků porady k dosažení dohodnutých cílů.

1.3. Příprava porady

Delegování je základ kvalitní přípravy na poradu vedení podniku – CIO deleguje jednotlivé úkoly členům svého týmu. Potřebná data připraví pověření členové, zkontrolují jejich přesnost a podle charakteru projednávaného bodu jeden z členů týmu poskytne CIO následně briefing, ve kterém společně zkontrolují jednotlivé body přípravy. K dalším bodům přípravy patří:

  • Kontrola agendy porady – je důležité zjistit, které body agendy bude CEO, CFO, SM a další členové porady předkládat a možný vliv projednávaného bodu na informatiku.
  • Příprava podkladových materiálů použitých při vlastní prezentaci CIO – podklady je třeba zaslat vlastníkovi porady předem podle pravidel konkrétního podniku.
  • Formulace stanoviska k jednotlivým bodům agendy a předkládaným materiálům, které CIO na poradě bude reprezentovat – pro předpokládanou diskusi je důležité si připravit argumenty, které stanovisko CIO podpoří.
  • Příprava k úspěšnému přijetí návrhu CIO na poradě. CIO bude usilovat o možnost ověřit se CEO, a to ještě před poradou, jeho stanovisko k předkládaným materiálům CIO – jde o kontext a zjištění, zda CEO nemá k předkládanému záměru zásadní výhrady a zda souhlasí také s formou, jakou CIO chce záměr na poradě předložit.
  • Ověření základních finančních ukazatelů a souvisejících metrik byznysu bodu, který předkládá CIO. Je třeba je ověřit se CFO a je-li to možné, získat jeho podporu. Pokud CFO souhlasit nebude, je možnost záměr upravit, ale v každém případě se takto zabrání překvapení a zbytečné konfrontaci na poradě – finanční ukazatele předkládaného záměru IT by měly být v souladu s klíčovými finančními ukazateli podniku.

Scénář se váže na úlohy strategického a taktického řízení.

1. Doporučení, praktiky

Příprava na poradu vrcholového vedení patří k základním úkolům CIO. Její podcenění přináší neúspěch, často osobní frustraci a vede k dalšímu zbytečně opakovanému úsilí týmu IT problémy řešit a doložit. Velmi užitečná zkušenost radí připravený materiál pro poradu vedení podniku ověřit také se zkušeným pracovníkem byznysu – je dobré takto text resp. prezentaci zkontrolovat, aby neobsahovaly IT zkratky a zbytečné technologické detaily, které členy vrcholového vedení mohou po právu iritovat, protože z logiky jejich zodpovědnosti ve firmě a jejich rolí je nebudou pravděpodobně znát.

CIO by měl požádat vybraného kolegu z byznysu, aby vymyslel námitky a pokud možno provokativní otázky, které na záměr CIO budou útočit. Získá tak na záměry a plány informatiky „pohled z druhé strany“. Ověření a kontrolu přípravy CIO poskytne zjištění, zda je CIO připraven na zcela základní dotazy:

  • Jaké podklady bude porada vedení vyžadovat od informatiky a ve kterých bodech agendy?
  • Kdo konkrétně (manažer vývoje, architekt, manažer provozu, manažer vztahů se zákazníky apod.) musí připravené podklady zkontrolovat před odesláním sekretariátu vedení podniku?
  • Podařilo se před poradou zajistit krátký rozhovor se CEO a CFO k bodu, který CIO předloží na poradě?
  • Kolik času bude přesně mít CIO v agendě pro prezentaci záměru informatiky?
  • Bude porada konfliktní a bude řešit zásadní problémy nebo půjde o běžnou rutinní poradu?
  • Kdo je zařazen v agendě před vystoupením CIO a jaký vliv může mít na atmosféru porady?

2. Poznámky, reference

Dohnal, J. - Kurz MI-CIO - přednášky k pracovní síle v IT - (Fakulta informačních technologií, ČVUT 2014),

Dohnal, J., Příklenk, O. - CIO a podpora byznysu - (Grada Publishing 2011) - ISBN9788024740508