|
Scénáře
: CIO se připravuje na poradu vedení podniku
|
|
|
|
|
Kód scénáře
Standardní kód scénáře v MBI.
:
|
|
Dohnal, J. (KSI, FIT, ČVUT)
|
|
Datum poslední úpravy
Datum poslední úpravy ve tvaru rrrr.mm.dd.
:
|
Popis scénáře, hlavní problémy a otázky
Popis podstaty a obsahu scénáře, specifikace hlavní problémů a otázek k řešení scénáře
 1. Obsah scénáře - otázky a problémy:
- Každá porada vrcholového řízení podniku řeší
strategické, někdy taktické (zcela výjimečně i operativní) problémy
a úkoly. Bez ohledu na konkrétní zaměření porady však existuje
sada základních pravidel, kterými by se měl CIO při přípravě na poradu vrcholového vedení řídit.
1.1. Organizace porady
- Stejně důležitá jako samotná porada je však také
její organizace, kterou řídí její vlastník
(CEO, či jiný člen vrcholového vedení). Tím máme na mysli
distribuci agendy porady a příslušných podkladových materiálů
, a to typicky nejpozději týden před konáním porady.
- V podniku s dobrou podnikovou kulturou dávají manažeři, kteří poradu řídí,
možnost účastníkům porady navrhnout předem body k projednání
, a to opět v čase před distribucí agendy porady. To, zda vlastník porady (tj. manažer, který poradu řídí), bod zařadí, záleží na momentální situaci, na množství projednávaných bodů, na situaci v podniku apod.
1.2. Pravidla řízení porady
- Před přípravou na poradu - často ve stresové situaci - je třeba, aby si CIO znovu uvědomil
základní pravidla správně řízené porady, požadavky kladené na její účastníky
a v tomto smyslu pak na poradě také působil:
- všichni účastníci porady mají jediný cíl, tj. přispět k dosažení plánovaných cílů podniku,
- porada má dávat prostor účastníkům účinkovat jako spolupracující členové jednoho manažerského týmu spíše než formálně reprezentovat vlastní pracovní pozici či tým,
- cílem je vyjasnění priorit řešených problémů a nominace jejich „manažerského sponzora“ (tedy nominace účastníka porady), který příslušnému problému bude věnovat zvláštní pozornost,
- porada dává možnost dobře připraveným účastníkům možnost uvést a obhájit vlastní náměty,
- konečně umožňuje dosáhnout srozumění a vzájemného závazku účastníků porady k dosažení dohodnutých cílů.
1.3. Příprava porady
-
Delegování je základ kvalitní přípravy
na poradu vedení podniku – CIO deleguje jednotlivé úkoly členům svého týmu.
- Potřebná
data připraví pověření členové
, zkontrolují jejich přesnost a podle charakteru projednávaného bodu jeden z členů týmu poskytne CIO následně briefing, ve kterém společně zkontrolují jednotlivé body přípravy.
-
K dalším bodům přípravy patří:
- Kontrola agendy porady – je důležité zjistit, které body agendy bude CEO, CFO, SM a další členové porady předkládat a možný vliv projednávaného bodu na informatiku.
- Příprava podkladových materiálů použitých při vlastní prezentaci CIO – podklady je třeba zaslat vlastníkovi porady předem podle pravidel konkrétního podniku.
- Formulace stanoviska k jednotlivým bodům agendy a předkládaným materiálům, které CIO na poradě bude reprezentovat – pro předpokládanou diskusi je důležité si připravit argumenty, které stanovisko CIO podpoří.
- Příprava k úspěšnému přijetí návrhu CIO na poradě. CIO bude usilovat o možnost ověřit se CEO, a to ještě před poradou, jeho stanovisko k předkládaným materiálům CIO – jde o kontext a zjištění, zda CEO nemá k předkládanému záměru zásadní výhrady a zda souhlasí také s formou, jakou CIO chce záměr na poradě předložit.
- Ověření základních finančních ukazatelů a souvisejících metrik byznysu bodu, který předkládá CIO. Je třeba je ověřit se CFO a je-li to možné, získat jeho podporu. Pokud CFO souhlasit nebude, je možnost záměr upravit, ale v každém případě se takto zabrání překvapení a zbytečné konfrontaci na poradě – finanční ukazatele předkládaného záměru IT by měly být v souladu s klíčovými finančními ukazateli podniku.
 3. Doporučení, praktiky
- Příprava na poradu vrcholového vedení
patří k základním úkolům CIO.
Její podcenění přináší neúspěch, často osobní frustraci a vede k dalšímu zbytečně opakovanému úsilí týmu IT problémy řešit a doložit.
- Velmi užitečná zkušenost radí
připravený materiál pro poradu vedení podniku ověřit také se zkušeným pracovníkem byznysu
– je dobré takto text resp. prezentaci zkontrolovat, aby neobsahovaly IT zkratky a zbytečné technologické detaily, které členy vrcholového vedení mohou po právu iritovat, protože z logiky jejich zodpovědnosti ve firmě a jejich rolí je nebudou pravděpodobně znát.
- CIO by měl požádat vybraného kolegu z byznysu, aby vymyslel
námitky a pokud možno provokativní otázky
, které na záměr CIO budou útočit. Získá tak na záměry a plány informatiky „pohled z druhé strany“.
- Ověření a kontrolu přípravy CIO poskytne zjištění, zda je
CIO připraven na zcela základní dotazy:*
- Jaké podklady bude porada vedení vyžadovat od informatiky a ve kterých bodech agendy?
- Kdo konkrétně (manažer vývoje, architekt, manažer provozu, manažer vztahů se zákazníky apod.) musí připravené podklady zkontrolovat před odesláním sekretariátu vedení podniku?
- Podařilo se před poradou zajistit krátký rozhovor se CEO a CFO k bodu, který CIO předloží na poradě?
- Kolik času bude přesně mít CIO v agendě pro prezentaci záměru informatiky?
- Bude porada konfliktní a bude řešit zásadní problémy nebo půjde o běžnou rutinní poradu?
- Kdo je zařazen v agendě před vystoupením CIO a jaký vliv může mít na atmosféru porady?
 4. Poznámky, reference
|
|
|
|
2. Řešení v úlohách MBI:
