Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Úloha : Řízení komunikace vedení IT s byznysem
Řízení komunikace vedení IT s byznysem
Kód úlohy

Standardní kód úlohy v MBI.

:
U005A
Autor návrhu úlohy

Jméno a příjmení autora úlohy

:
Dohnal, J. (KIT, VŠE)
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi

Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.

:
0.8
Charakteristiky úlohy

Charakteristiky úlohy

1. “Řízení komunikace vedení IT s byznysem“ – cíl, účel
  • Cílem úlohy je zajistit průběžnou a efektivní komunikaci vedení IT s byznysem zaměřenou na racionální využití potenciálu IT k naplňování strategie byznysu.
2. Obsah úlohy
  • Časté stížnosti manažerů byznysu popisují, jak nepružné je IT, jak každá změna IT trvá příliš dlouho a jak dohodnuté projekty končí jiným než očekávaným výsledkem,
  • Důvodů může být řada: nefungující systém řízení IT obecně, podcenění IT Governance či jiné manažerské chyby ve vedení IT, ale také ve vedení byznysu,
  • V každém z těchto možných důvodů nespokojenosti s IT však bude nějakým způsobem obsažena špatná komunikace CIO a jeho týmu s vedením firmy,
  • Prvým problémem je odlišný postoj IT a vrcholového managementu ke změnám. Zatímco pro marketing a prodej je častá změna nutností a cestou, jak se odlišit od konkurence, pro IT je uskutečnění změny většinou menším či větším technologickým úkolem a v řadě případů problémem, jak takovou změnu reflektovat a ve službách IT zvládnout s daným rozpočtem a stavem pracovníků,
  • Další problém spočívá ve schopnosti managementu byznysu formulovat zcela jasně vlastní požadavky a co víc, uvědomit si vliv jejich realizace na služby IT a jejich celkovou strukturu.
  • Je tedy třeba vzájemnou komunikaci IT a byznysu pěstovat a obě strany komunikace v tomto smyslu také motivovat. K tomu, aby komunikace IT s byznysem byla úspěšná, musí splnit základní předpoklady, které jsou platné obecně a nejsou nijak specifické pouze pro IT.
  • Komunikace IT se bude řídit komunikačním plánem ve struktuře , která pak bude pro CIO a jeho tým oporou v konkrétních situacích při komunikaci s byznysem. Podle osvědčených praktik musí struktura komunikačního plánu vždy obsahovat:
    • cíl příslušné komunikace s byznysem,
    • určení, kdo za komunikaci zodpovídá,
    • adresáta, komu bude příslušné sdělení komunikováno,
    • vlastní obsah komunikace,
    • způsob komunikace,
    • vyhodnocení ohlasů ke komunikaci IT s byznysem.
3. Vstupy úlohy:
  • Koncepce řízení IT (D061A ),
  • Organizační a řídící dokumenty podniku (DQ002A ),
  • Katalog podnikových cílů (DQ004A ),
  • Katalog požadavků na IT (D042A ),
  • Byznys model podniku (DQ006A ),
  • SWOT analýza podniku (D012A ),
  • SWOT analýza řízení informatiky podniku (D013A ),
  • Katalog cílů informatiky (D041A ),
  • Podniková architektura (D051A ).
4. Výstupy úlohy:
  • Komunikační plán (DQ009A),
  • Koncepce řízení IT (D061A ), aktualizovaná,
  • Katalog požadavků na IT (D042A ), aktualizovaný.
5. Podmínky úspěšnosti úlohy
  • Vytvoření a tlak na dodržování komunikačního plánu,
  • Řízení komunikace IT s byznysem musí se realizovat průběžně,
  • Předpokladem efektivní komunikace je oboustranná ochota a alespoň základní kvalifikační předpoklady na straně byznysu i IT, tj. IT musí znát principy a problémy byznysu a byznys základní principy a problémy řízení IT a vzájemné kooperace na řešení projektů a rozvoje služeb,
  • Předpokladem je rovněž ochota na obou stranách ke změnám.

Komunikace IT s byznysem má vycházet z připraveného komunikačního plánu, který může být připraven pro různé dílčí scénáře, tj.:

  • Komunikační plán pro představenstvo,
  • Komunikační plán pro transformační program IT,
  • Komunikační plán pro změny priorit financování.

Nejčastěji podceňovanou částí komunikačního plánu je hodnocení komunikace. Doporučuje se odpovědět na základní otázky:

  • Dosáhli jsme vytčeného cíle a v jaké míře?,
  • Jak reagovali účastníci porady/schůze ?,
  • Vznášeli ověřovací dotazy nebo pasivně vytrvali do konce?

Scénář se váže na úlohy strategického a taktického řízení.

6. Doporučené praktiky
  • Zkušenost ukazuje, že příprava komunikace s byznysem je pro výsledek zcela zásadní a přesto je její formální stránka podceňována.
  • Běžný životní scénář často vypadá tak, že sdělení vedení firmy, představenstvu, CEO je třeba připravit velmi rychle. To pak často končí chaoticky připravenou sekvencí slajdů s velmi negativním výsledkem jednání. Komunikační plán zavádí formální pořádek, minimalizuje chaos a je pro CIO oporou.
7. “Řízení komunikace vedení IT s byznysem“ - klíčové aktivity
  • Definování základních principů a pravidel komunikace IT – byznys - vytvoření komunikačního plánu ve struktuře popsané v textu této úlohy,
  • Návrh motivačních aktivit pro posilování vztahu IT – byznys - specifikace motivačních programů pro řešení strategických otázek IT, pro plánování a řešení projektů, pro řešení operativních problémů v užití IT,
  • Řešení organizačních otázek pro řízení komunikace, např.:
    • začlenění vedení IT, zejména CIO, do řídících orgánů podniku,
    • definování principů pro začleňování klíčových uživatelů do přípravy nových projektů, výběrových řízení apod.,
    • základní principy pro vytváření společných pracovních týmů, např. při řešení projektů.