Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Úloha : Finanční konsolidace – Zpracování úvodní studie
Finanční konsolidace – Zpracování úvodní studie
Kód úlohy

Standardní kód úlohy v MBI.

:
U501A
Autor návrhu úlohy

Jméno a příjmení autora úlohy

:
Kanuščák, M. (MIBCON)
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi

Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.

:
0.4
Charakteristiky úlohy

Charakteristiky úlohy

1. “Finančné konsolidácie – Spracovanie úvodnej štúdie“ – cíl, účel
  • Cieľom úlohy je zaistiť komplexné zmapovanie prostredia , do ktorého má byť systém pre podporu finančnej konsolidácie zavedený, určiť prístup k riešeniu, určiť priority a požiadavky oblastí riešenia a procesov, ktoré má konsolidačný systém pokrývať a vytvoriť koncepciu riešenia.
2. Obsah úlohy
  • Úloha zahŕňa definíciu cieľov a prínosov projektu, vymedzenie kľúčových užívateľov, špecifikáciu požiadaviek na konsolidačný systém, analýzu súčasného stavu IT, špecifikáciu princípu riešenia, zostavenie harmonogramu a ekonomických charakteristík projektu . V rámci efektívneho prístupu k riešeniu problematiky konsolidácie je vhodné aktívne zapojiť koncových business užívateľov do projektu. Tí musia byť schopní naplno spravovať dimenzionálne modely, tvoriť vlastné dimenzionálne modely, reporty a vstupné formuláre, rýchlo a efektívne vykonávať prípadné zmeny konsolidačnej aplikácie.
  • Riešenie podpory finančnej konsolidácie konsolidačného celku maximálne využíva infraštruktúru IT komponentov. Predpokladaným prístupom je plná integrácia na existujúce ERP systémy. Ďalším prístupom k riešeniu je otvorenosť k rozšíriteľnosti jeho konceptu . Je dôležité, aby bol umožnený ďalší rozvoj a flexibilita riešenia z hľadiska pokrytia všetkých interných a externých požiadaviek na zostavovanie konsolidovaných výkazov konsolidačného celku.
  • Predpokladmi implementácie konsolidačného systému je zaistenie jednotného pohľadu na dáta v rámci celého konsolidačného celku, mať možnosť konsolidovať dáta podľa požadovaných štandardov (CAS, IFRS, US GAAP, atď.) z pohľadu legálnej štruktúry konsolidačného celku alebo z pohľadu manažérskej konsolidácie. Riešenie musí sprevádzať efektívna implementácia.
  • Oblasti riešenia pre podporu finančnej konsolidácie zodpovedajú taktiež potrebám analytických úloh podľa procesov alebo oblastí podnikového riadenia, ktoré v MBI predstavujú tieto úlohy :
    • finančné analýzy (UQ054A ) a čiastkové analýzy finančných dát (UQ054B ),
    • záväzky – analýzy (UQ064A ),
    • pohľadávky – analýzy (UQ074A ),
    • controlling – analýzy (UQ094A ),
    • analýzy predaja tovaru a služieb (UQ104A ),
    • analýzy nákupov materiálov, tovaru a služieb (UQ154A ),
    • analýzy majetku (UQ304A ).
3. Vstupy úlohy:
  • Projektový záměr (D124A ),
  • Smlouva na úvodní studii (D420A ),
  • Plán projektů (D123A ),
  • Aplikační architektura (D053A ),
  • Datová architektura (D055A ),
  • Technologická architektura (D054A ),
  • Katalog požadavků na IT (D042A ),
  • Katalog IT služeb (D111A ),
  • Dokument specifikace projektu (D402A ),
  • Informační strategie (D001A ),
  • Organizační a řídící dokumenty podniku (DQ002A ),
  • Procesní dokumentace podniku (DQ003A ),
  • Katalog datových zdrojů (D211A ),
  • Specifikace technologických standardů (D232A ).
4. Výstupy úlohy:
  • Úvodní studie projektu (D421A ),
  • Katalog požadavků na IT, aktualizovaný (D042A ).
5. Podmínky úspěšnosti úlohy
  • Jedným zo zásadných predpokladov úspešnej implementácie CPM systému pre podporu konsolidácie je výber vhodného produktu, ktorý bude zapadať do informačnej stratégie a politiky materského podniku.
  • Ďalším dôležitým faktorom je výber vhodného dodávateľa . V tejto oblasti rozhodujú referencie bývalých zákazníkov a doterajšie skúsenosti s takouto implementáciou.
  • Implementácia konsolidačného systému v budúcnosti predstavuje značnú podporu vo väčšine krokov až automatizáciu zložitých účtovných úkonov, ktoré sú taktiež prísne sledované a kontrolované externým auditom. Je preto dôležité, aby úroveň kvality spracovania úvodnej štúdie bola vysoká . Štúdia má detailne vymedziť procesy, ktoré má po zavedení podporovať, metodiku, ktorou bude realizácia projektu vykonávaná a taktiež musia byť jasne definované očakávania vyplývajúce zo zavedenia systému.
  • Nevyhnutným faktorom pre úspešné zavedenie systému je podpora vedenia podniku. Riešenie musí byť pre podnik prínosné a vedenie podniku si týmto názorom musí byť isté, kým sa rozhodne pre investíciu do projektu.
  • Ďalším predpokladom je zaistenie dostatočného množstva finančných, technologických a ľudských zdrojov .
  • Neoddeliteľnou súčasťou úspešného projektu je zostavenie tímu zloženého z kvalitného projektového manažéra a skúsených a kvalitných konzultantov, ktorí budú počas celého projektu aktívne zapájať a školiť kľúčových užívateľov. Tí budú systém v budúcnosti prevádzkovať.
6. Doporučené praktiky
  • Súčasťou úvodnej štúdie je definícia požiadaviek, čiastkových úloh, vytvorenie časového harmonogramu a rozpočtu projektu, identifikovanie možných slabých miest alebo rizík projektu a metriky. V neposlednom rade je nevyhnutné špecifikovať očakávané efekty riešenia pre podnik a jednotlivých užívateľov. V porovnaní s ostatnými projektmi implementácie informačných systémov je zavedenie CPM systému na podporu finančnej konsolidácie špecifické.
  • Analýza a návrh riešenia si vyžaduje značné množstvo času a je preto relevantné predpokladať, že z užívateľskej strany nie je možné vždy rátať s dostatočnou podporou. Je to spôsobené tým, že pracovníci podniku majú obmedzené časové možnosti kvôli pracovným povinnostiam.
7. “CPM finančné konsolidácie – Spracovanie úvodnej štúdie“ - klíčové aktivity

7.1. Definícia cieľov a prínosov projektu
  • Hlavným cieľom projektov je implementácia informačného CPM systému na podporu procesu finančnej konsolidácie podľa jednotného a vopred určeného štandardu (napr. IFRS, CAS, US GAAP, atď), zavedenie flexibilného nástroja pre finančnú konsolidáciu umožňujúceho taktiež sledovanie konsolidačného celku aj po jednotlivých podskupinách a právnych entitách a po líniách podnikania.
  • Systém sa implementuje z dôvodu zrýchlenia a zlepšenia procesu prípravy konsolidovanej účtovnej závierky konsolidačného celku a tabuliek prílohy pre výročnú správu. Predpokladané prínosy :
    • správa riešenia v rukách kľúčových užívateľov,
    • zrýchlenie procesu finančnej konsolidácie,
    • zníženie prácnosti spracovania jednotlivých výkazov,
    • zrýchlenie reakcie na zmeny,
    • zvýšenie flexibility,
    • eliminácia neproduktívnych činností.
7.2. Vymedzenie kľúčových užívateľov
  • V rámci tejto činnosti sú špecifikovaní kľúčoví užívatelia systému . Systém pre podporu finančnej konsolidácie je primárne zameraný na business užívateľov (manažéri, finanční analytici, pracovníci v oddelení controllingu a ďalší špecialisti, ktorí väčšinou disponujú neštandardnými znalosťami v oblasti informačných technológií).
  • Systém je navrhnutý tak, aby základnú správu riešenia mohli vykonávať užívatelia bez pokročilej IT kvalifikácie . Užívatelia môžu sami spravovať dimenzionálny model, výpočty a tok business procesov. IT rola potom spočíva v správe zabezpečenia, nastavenia dátových importov a exportov, logovania, transportov z vývojového prostredia na produkčné, inštaláciu a zálohovanie.
  • Úvodná štúdia preto zahŕňa vymedzenie kľúčových užívateľov, ich počet a profesijné orientácie ako vstup pre nasledujúce zisťovanie a analýzu business požiadaviek. Predpokladom je výber vhodných a motivovaných kandidátov s dostačujúcimi schopnosťami a znalosťami.
7.3. Špecifikácia požiadaviek na konsolidačný systém
  • Všeobecné požadavky - požiadavky, ktoré spadajú do tejto kategórie, vďaka ich všeobecnosti súvisia s požiadavkami z pohľadu ako vrcholového manažmentu, tak aj jednotlivých užívateľov atď. Je preto náročné určiť, do ktorej konkrétnej skupiny požiadaviek vstupujú. Príklady jednotlivých požiadaviek jsou uvedeny dále.
  • Cena riešenia - cenu riešenia nie je možné jednotne určiť. Výška ceny, ktorú za konsolidačný nástroj odberateľ zaplatí, sa odvíja od mnohých faktorov. Medzi takéto faktory patria napr.:
    • aktuálna licenčná politika dodávateľa systému,
    • náročnosť a prácnosť implementačného projektu,
    • aktuálny stav a aktuálna úroveň prostredia, v ktorom má byť daný konsolidačný nástroj zavedený,
    • rozsah a zložitosť užívateľských požiadaviek,
    • úroveň znalostí budúcich užívateľov atď.,
  • Typy užívateľov a ich roly - jednotliví užívatelia počas prevádzky systému nemajú rovnaké kompetencie (užívateľské roly). Užívateľov je možné rozdeliť na kľúčových užívateľov a správcov systému alebo administrátorov. Táto požiadavka teda vychádza zo skutočnosti, že jednotliví užívatelia, ktorí do prevádzky systému zasahujú, pochádzajú z rôznych oddelení resp. majú diametrálne odlišné úlohy a právomoci.
  • Užívateľská dokumentácia - každý podnik má rozdielnu politiku, iný predmet podnikania, rozdielne interné normy a pravidlá, a taktiež rôzne požiadavky na konsolidačný systém. Je teda na mieste vytvárať zrozumiteľnú dokumentáciu na mieru pre kľúčových užívateľov a správcov systému, ktorá bude napĺňať ich potreby a taktiež požiadavky podniku.
  • Školenie užívateľov - skutočnosť, že dodávateľ systému okrem samotného riešenia dodáva ešte aj postačujúcu dokumentáciu na prevádzku systému, neznamená, že nie je potrebné definovať požiadavku na školenie kľúčových užívateľov a správcov systému.
  • Štatutárny reporting - materský podnik, ktorý je zodpovedný za zostavovanie konsolidovanej účtovnej závierky, musí dodržiavať isté právne a legislatívne pravidlá (štandardy). Tieto pravidlá sú v rámci rôznych štátov a búrz definované rozdielne. Je preto dôležité, aby bol systém na podporu finančnej konsolidácie v tejto oblasti flexibilný a svojou funkcionalitou bol schopný vyhovovať požiadavkám týchto štandardov. Požiadavky tohto typu sú uvedené v nasledujúcom texte:
    • Súlad so štandardmi - ako je už vyššie uvedené, materský podnik je povinný dodržiavať štandardy, ktoré sú uzákonené v krajine, v ktorej pôsobí a tiež tak aj štandardy burzy, v rámci ktorej sa s jeho cennými papiermi obchoduje. Existujú štandardy ako napr. medzinárodné štandardy IFRS, americké US GAAP, české účtovné štandardy (CAS) a mnoho ďalších.
    • Spoľahlivé vykazovanie finančnej situácie konsolidačného celku - konsolidačný nástroj by mal spĺňal požiadavky princípu verného a poctivého obrazu vykazovania. Dáta by mali byť relevantné a spoľahlivo overiteľné.
    • Podpora auditu - výhodou konsolidačných nástrojov je zachovávanie podrobnej štruktúry hlavných kníh ovládaných alebo pričlenených podnikov pre účel auditu. Nástroj by mal umožňovať zmeny účtovnej závierky z titulu úpravy niektorých účtovných položiek. Taktiež by mal poskytovať generovaný zoznam týchto vykonaných úprav a mnoho ďalších informácií vyžadovaných auditom.
    • Kurzové prepočty - v rámci rozdielnych štandardov sú aj rozdielne stanovené pravidlá, ktoré sa týkajú kurzových prepočtov. Napr. v českých účtovných predpisoch je možné všetky položky výkazov prepočítať len uzávierkovým kurzom, ale v rámci IFRS je vhodnejšie prepočítavať súvahové položky uzávierkovým kurzom a položky výkazu zisku a straty kurzom priemerným. O problematike kurzových prepočtov sa hovorí viac v úlohe CPM finančné konsolidácie – Implementácia riešenia.
  • Špecifiká vo vzájomných väzbách - medzi ďalšie typické požiadavky patria špecifiká vo vzájomných väzbách ako napr.: predaj majetku a zásob v rámci konsolidačného celku, nespotrebované zásoby, rozdiely vo väzbách atď. Problematike vzájomných väzieb v konsolidačnom celku je venovaná O problematike vzájomných väzieb v rámci konsolidačného celku sa hovorí viac v úlohe CPM finančné konsolidácie – Implementácia riešenia.
  • IT požiadavky - čo sa týka IT požiadaviek, v prvom rade by mali zohľadňovať používané systémy a spadať do centrálnej koncepcie podnikovej informatiky z pohľadu materského podniku. Vo väčšine prípadov však majú jednotlivé dcérske podniky patriace do konsolidačného celku rozdielne informačné stratégie a tým pádom vznikajú rozpory s informačnou stratégiou materského podniku. Na druhej strane je práve materský podnik zodpovedný za zostavovanie konsolidovanej účtovnej závierky, preto aj príklady požiadaviek popísaných v ďalšom texte by mali byť definované z pohľadu materského podniku:
    • Rešpektovanie informačnej stratégie podniku - informačná stratégia zohľadňuje aktuálny a taktiež budúci stav podnikovej informatiky. Preto je dôležité, aby konsolidačný nástroj zapadal do politiky a koncepcie podniku.
    • Podpora prevádzky konsolidačného systému - zostavovanie konsolidovanej účtovnej závierky je zdĺhavý a komplikovaný proces. Implementácia systému pre jeho podporu je taktiež časovo a metodicky náročná. Je preto potrebné, aby boli jasne vymedzené podmienky podpory dodávateľa systému v čase jeho prevádzky.
    • Ďalšie investície do IT infraštruktúry - nástroje pre podporu finančnej konsolidácie by mali byť schopné zapadnúť do takmer akéhokoľvek prostredia. V prípade výskytu výnimiek je vhodné definovať, aké ďalšie nástroje je potrebné implementovať a za akú cenu.
  • Užívateľské požadavky . - tieto požiadavky majú definovať požiadavky na konsolidačný nástroj z pohľadu zamestnancov, ktorí ho budú využívať. Kategóriu užívateľov konsolidačného systému tvoria nielen členovia konsolidačného tímu, ale aj manažéri. Tí využívajú možnosť sledovania ukazovateľov, ktoré vyplývajú z reportingu konsolidovaných výkazov a reportov, ktoré je možné z nich odvodiť alebo reportov, ktoré sú tvorené počas procesu. Príklady užívateľských požiadaviek sú uvedené a popísané v nasledujúcom texte:
    • Užívateľsky zrozumiteľné prostredie - jedná sa o požiadavku, ktorá vychádza zo subjektívneho chápania a znalostí každého užívateľa osobitne. Aby bola táto požiadavka v čo najväčšej miere splnená, je potrebné, aby vedenie resp. kľúčoví užívatelia v rámci dostupných možností systému pri definovaní požiadaviek zakomponovali aj subjektívne potreby (vzhľad reportov, vysvetlivky, usporiadanie reportov a vstupných formulárov atď.).
    • Tvorba interných reportov a ukazovateľov - konsolidované výkazy sami o sebe poskytujú obmedzené informácie o finančnej situácii konsolidačného celku (sú eliminované o interné informácie, ktoré nie sú štandardom vyžadované). Preto je vhodné definovať v rámci implementácie aj reporty a ukazovatele, ktoré budú slúžiť pre interné účely manažmentu.
    • Separátne pohľady na konsolidačný celok v manažérskej konsolidácii - vďaka multidimenzionalite prístupu k dátam konsolidačného celku je možné sledovať výkazy nielen v agregovanej podobe za celý konsolidačný celok, ale aj napr. z pohľadu podľa jednotlivých segmentov, krajín atď. Konkrétne IFRS vyžadujú plniť rôzne povinnosti v rámci konsolidovanej prílohy. Jedná sa o doplňujúce tabuľky ako napr. „vykazovanie podľa segmentov“. Tvorba prílohy ako takej v prípade, keď sa vytvára manuálne, je časovo náročný proces. Preto je potrebné, aby tento proces bol automatizovaný na čo najvyššej úrovni a potreba manuálnych úprav bola minimálna.
    • Logovanie chýb pri importe dát - pri importe dát z hlavných kníh môže nastať veľké množstvo chýb. Je preto potrebné, aby konsolidačný systém disponoval funkcionalitou logovania a kontroly jednotlivých operácií s dátami.
    • Opakovanosť procesu vykazovania a konsolidácie - konsolidované výkazy je nutné zostavovať minimálne jedenkrát za rok po uzavretí individuálnych účtovných kníh. Ak nie je vytváranie konsolidovanej účtovnej závierky len prostriedok pre splnenie zákonných povinností, bude manažment vyžadovať tvoriť konsolidované výkazy častejšie pre svoje informačné potreby (napr. raz za mesiac alebo kvartál).
    • Matica vnútropodnikových vzťahov - konsolidovaná účtovná závierka zobrazuje finančnú situáciu konsolidačného celku, ktorá sa skladá s viacerých podnikov, ako situáciu samostatného podniku. Okrem súhrnných čísel, ktoré sa vylučujú pri jednotlivých položkách výkazov v rámci procesu konsolidácie, je vhodné mať taktiež prehľad o vzťahoch medzi jednotlivými podnikmi (entitami). Tieto vzťahy je možné zobraziť napr. vo forme matice. Jedná sa o základný podklad pre vylúčenie a kontrolu vnútropodnikových vzťahov.
7.4. Analýza súčasného stavu IT
  • Vo väčšine konsolidačných celkov zostavovanie konsolidovanej účtovnej závierky prebieha tak, že každý podnik vyplňuje (prevažne manuálne) excelovské (alebo v inom formáte) tabuľky vo vopred stanovenej štruktúre . Tieto tabuľky sú distribuované prostredníctvom rôznych komunikačných kanálov (e-mail, zdieľané úložiská, atď.) pre účely centrálneho spracovania finančnej konsolidácie.
  • Odsúhlasenie vzájomných vzťahov v rámci konsolidačného celku prebieha prostredníctvom osobnej komunikácie, telefonicky, e-mailom, atď. Kurzové prepočty, eliminácia vzájomných vzťahov, kompenzácia v rámci konsolidačného celku, atď. (viac v úlohe CPM finančné konsolidácie – Implementácia riešenia) prebieha v tabuľkových kalkulátoroch.
  • Analýzy prebiehajú manuálne. Distribúcia reportov pomocou e-mailu alebo zdieľaných úložísk. Konsolidačný proces si vyžaduje prácu s veľkým objemom dát, čím môže byť spôsobená nestabilita systému. Keďže je tento proces pri takomto postupe veľmi zdĺhavý, vznikajú ďalšie možné obmedzenia. Z pravidla sa jedná o obmedzenie vykazovať konsolidovanú účtovnú závierku v rámci viacerých štandardov, vykazovať ju pri najlepšom jedenkrát ročne a problémom býva udržiavanie aktuálnych verzií vstupov vytvorených jednotlivými podnikmi konsolidačného celku. Pri takomto postupe zohráva dôležitú úlohu ľudský faktor, ktorý zapríčiňuje vznik veľkého rizika potenciálnej chybovosti.
7.5. Špecifikácia princípu riešenia
  • Princípom riešenia finančných konsolidácií pomocou CPM systémov je založený na tom, že všetky transakčné dáta sú vo finále ukladané v dátovom sklade, ktorý funguje na tzv. multidimenzionálnom princípe. Manuálne vstupy sa zadávajú pomocou vstupných formulárov priamo do dátového skladu a spätne ich je možné analyzovať a agregovať pomocou ad-hoc reportov v rámci konsolidačného celku, segmentov a rôznych iných hľadísk.
  • Rozsiahle dáta sú zadávané do databázy pomocou automatických importov dát, v rámci ktorých je možné vykonávať ďalšie transformácie alebo prepočty. Detailnejší popis princípu riešenia je zachytený v úlohe CPM finančné konsolidácie – Implementácia riešenia.
7.6. Zostavenie harmonogramu a ekonomických charakteristík projektu
  • Určenie harmonogramu predstavuje časové rozvrhnutie prác na projekte, určenie jeho obsahu, jednotlivých vstupov, výstupov a zodpovedností v jednotlivých fázach projektu.
  • Určenie ekonomických charakteristík predstavuje stanovenie nákladov na licencie, implementačný projekt, odporúčaný HW a ďalší SW, servisné služby a konzultačné práce. Toto určenie ďalej predstavuje stanovenie ekonomických i mimoekonomických efektov, ktoré sú pri projekte zavedenia systému na podporu finančnej konsolidácie špecifické a je nutné ich relatívne presne definovať. V neposlednom rade je dôležité určenie nevyhnutných predpokladov pre dosiahnutie plánovaných efektov.
8. Poznámky, reference
  • Interný materiál Mibcon a.s.