Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Faktor : ECM: Archivace (Archiving)
ECM: Archivace (Archiving)
Kód faktoru

Standardní kód faktoru v MBI.

:
F507
Autor

Jméno a příjmení autora

:
Herold, R., Malý, J. (KIT, VŠE)
Podstatné charakteristik faktoru

Obsahové vymezení faktoru

1. Obsahové vymezení archivace (Archiving)
  • Archivace elektronických dokumentů je aplikace řídící dlouhodobé ukládání dokumentů a přístup k nim. Zajišťuje, aby dokumenty byly řádně ošetřovány a vyřazovány v souladu s právními úpravami . Archivování dokumentů je pro podniky ze zákona povinné .
  • Pro digitální archivaci však existují zákonná omezení , která neumožňují elektronickou archivaci určitých typů dokumentů. Archivace dokumentů probíhá například na nepřepisovatelná CD/DVD, pásky nebo optické disky . Při výběru archivačního média je zapotřebí brát v úvahu možnost jeho spuštění v budoucnu a trvanlivost záznamu.
  • Mezi běžnou funkcionalitu patří:
    • jednoznačná identifikace dokumentů,
    • řízení bezpečnosti pomocí přístupových práv,
    • zaznamenávání veškerých operací s dokumentem,
    • přiřazení doby archivace a přiřazení skartačních znaků,
    • konverze dokumentů do standardizovaných formátů,
    • přesun dat na archivní média,
    • podpora procesů skartování.
2. Efekty a přínosy faktoru pro kvalitu řízení podniku a IT
  1. Aplikace ve většině případů splňují požadavky na archivaci dle zákonných úprav ,
  2. Okamžitý a jednoduchý přístup k archivovaným dokumentům ,
  3. Nový prostor pro archivaci uvolní úložiště produkčních systémů,
  4. Samotná existence aplikace odděluje přístup k aktivním dokumentům v produkčních systémech od neaktivních archivních dokumentů,
  5. Není potřeba tolik fyzického místa jako u listinné archivace.
3. Otázky, roblémy a omezení spojené s faktorem
  1. Před implementací je třeba zjistit, do jaké míry zákon povoluje archivovat dokumenty v rámci dané konkrétní organizace,
  2. Pokud podnik provozuje činnost i v zahraničí , musí splňovat i zahraniční, příp. nadnárodní legislativu,
  3. Strategie archivování by měla také počítat s tím, že hardware a software velmi rychle zastarávají , což by se mělo promítnout v periodě obnovování archivu a v procesech jeho kontroly.