Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Faktor : ECM: Správa elektronické pošty (E-mail Management)
ECM: Správa elektronické pošty (E-mail Management)
Kód faktoru

Standardní kód faktoru v MBI.

:
F506
Autor

Jméno a příjmení autora

:
Herold, R., Malý, J. (KIT, VŠE)
Podstatné charakteristik faktoru

Obsahové vymezení faktoru

1. Obsahové vymezení správy elektronické pošty (E-mail Management)
  • Správa elektronické pošty je aplikace, jejímž prostřednictvím je realizován přesun a zatřídění elektronické pošty a přiložených souborů z individuálních schránek do centralizovaného úložiště.
  • Vhodným nastavením přístupových práv je tak možné přistupovat i k poště, která je původně určena jinému uživateli, ale má hodnotu pro organizaci jako celek. Zamezí se tak přehlédnutí nebo dokonce smazání důležitých zpráv.
  • Standardní funkcionalita zahrnuje:
    • archivace e-mailů,
    • nastavení přístupových práv,
    • fulltextové vyhledávání,
    • přístup přes různá uživatelská rozhraní včetně webového a mobilního,
    • prohlížení a mazání zpráv,
    • sledování manipulace se zprávami.
2. Efekty a přínosy faktoru pro kvalitu řízení podniku a IT
  1. Pravidelnou archivací se zvýší výkonnost poštovního serveru ,
  2. Implementací této aplikace je možné vyhledávat elektronickou poštu a přiložené soubory v rámci jednoho centrálního úložiště,
  3. K e-mailům určeným konkrétnímu uživateli může přistupovat širší audience ,
  4. E-maily je možné pomocí metadat kategorizovat a dle nastavených pravidel s nimi dále pracovat.
3. Otázky, roblémy a omezení spojené s faktorem
  1. Je třeba dávat pozor na nastavení přístupových práv , protože celá řada zpráv je určena pouze omezenému okruhu lidí. Publikace takových informací by mohlo vést i ke konfliktům,
  2. Archivace některých zpráv není zcela vhodná , zvláště pokud se jedná o osobní korespondenci. Takové zprávy se však identifikují velmi těžko,
  3. Kritickým faktorem úspěchu je nastavení procesů kategorizace , které ovlivňují nejen efektivitu celého systému, ale i jeho bezpečnost.