Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Faktor : ECM: Systém pro správu dokumentů (Document Management System)
ECM: Systém pro správu dokumentů (Document Management System)
Kód faktoru

Standardní kód faktoru v MBI.

:
F504
Autor

Jméno a příjmení autora

:
Herold, R., Malý, J. (KIT, VŠE)
Podstatné charakteristik faktoru

Obsahové vymezení faktoru

1. Obsahové vymezení systému pro správu dokumentů (Document Management System)
  • Systém pro správu dokumentů představuje centrální integrované úložiště podnikového obsahu pro celý informační systém podniku, a to jak pro komponenty ECM řešení, tak i ostatní podnikové aplikace typu SCM, CRM, ERP aj.
  • Cílem zavedení tohoto systému je poskytnutí jednotné platformy pro bezpečný a pohodlný přístup k dokumentům, přehlednou organizaci dokumentů a sledování manipulace s nimi v rámci celého životního cyklu. V životním cyklu dokumentu můžeme tuto komponentu najít ve fázi zpracování, kde dochází k ukládání, úpravě a k užívání dokumentů.
  • Mezi základní funkce patří:
    • centralizované úložiště podnikového obsahu,
    • řízení bezpečnosti definicí přístupových práv,
    • sledování historie,
    • správa verzí,
    • fulltextové a metadatově orientované vyhledávání,
    • náhledy dokumentů,
    • automatické notifikace o změnách vybraného obsahu,
    • personalizace prostředí,
    • automatizované procesy schvalování obsahu,
    • popisování obsahu a kategorizace dokumentů pomocí metadat.
2. Efekty a přínosy faktoru pro kvalitu řízení podniku a IT
  1. Veškerá manipulace s dokumenty probíhá na jednom místě , kde je aktuální verze dokumentu okamžitě přístupná všem uživatelům s potřebnými právy, což šetří čas a místo na discích,
  2. Vyhledávání je snadné a pomocí indexace souborů i rychlé,
  3. Zvýšená dostupnost dokumentů přes různá uživatelská rozhraní včetně webového a mobilního,
  4. Manipulace s dokumenty jsou pečlivě zaznamenávány ,
  5. Práce s dokumenty je efektivnější a to zejména v případech, kdy na jednom dokumentu pracuje více lidí.
3. Otázky, roblémy a omezení spojené s faktorem
  1. Vyplňování metadat lze automatizovat jen z části. Vždy je potřeba zvážit, zda je efektivní skladovat dané informace o dokumentech (přínosy takové informace versus čas na její vyplnění),
  2. Metadatově řízený DMS a práce s ním se zásadně liší od klasické adresářové struktury na sdílených firemních discích. Je proto třeba počítat s počáteční uživatelskou resistencí,
  3. Pokud některé podnikové aplikace neužívají standardizované integrační rozhraní, je třeba zvážit, zda se případná integrace na řešení DMS vyplatí .