Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Faktor : ECM: Digitalizace dokumentů (Imaging)
ECM: Digitalizace dokumentů (Imaging)
Kód faktoru

Standardní kód faktoru v MBI.

:
F502
Autor

Jméno a příjmení autora

:
Herold, R., Malý, J. (KIT, VŠE)
Podstatné charakteristik faktoru

Obsahové vymezení faktoru

1. Obsahové vymezení digitalizace dokumentů
  • Digitalizace dokumentů označuje programem automatizovaný proces převodu listinných dokumentů do digitální formy . Jedná se tak vedle přímé tvorby elektronického dokumentu o druhou alternativu vstupu dokumentu do informačního systému.
  • Proces digitalizace dokumentů má běžně tři fáze: přípravnou, zpracování a výstupní. Komponenty digitalizace dokumentů se však týká pouze fáze zpracování .
  • Obsah jednotlivých činností v rámci zpracování se liší dle požadavků na výstupní datový formát . Digitalizace dokumentů probíhá na začátku životního cyklu elektronického dokumentu a je prováděna za pomocí skenovacího zařízení.
2. Efekty a přínosy faktoru pro kvalitu řízení podniku a IT
  1. K digitalizovaným dokumentům mají okamžitý přístup všichni uživatelé s danou úrovní oprávnění bez ohledu na jejich geografickou lokaci,
  2. Lepší ochrana dokumentů před neoprávněným přístupem, úmyslným poškozením, příp. smazáním (pravidelné zálohy),
  3. Digitalizované dokumenty lze poměrně snadno vyhledat i ve velmi rozsáhlých archivech,
  4. K digitalizovanému dokumentu může přistupovat více uživatelů najednou,
  5. Nižší nároky na prostor ,
  6. Nižší n áklady na distribuci .
3. Otázky, roblémy a omezení spojené s faktorem
  1. Elektronické dokumenty stále nejsou legislativně kladeny na úroveň listinných dokumentů. Problém se týká zejména podpisů,
  2. Nízké náklady a jednoduchost distribuce mohou být i problémem , pokud si uživatelé neuvědomí rizika nadměrného sdílení a zahlcení informacemi,
  3. Práce s elektronickými dokumenty se poměrně zásadně liší od práce s listinnými dokumenty, což vytváří tlak na zaměstnance a jejich pracovní návyky,
  4. Přiřazování metadat dokumentům je poměrně časově náročná činnost. Při její ignoraci se však výrazně snižuje využitelnost výstupů a dokumenty pak lze vyhledat jen s velkými obtížemi.