Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Úloha : Retail: Proškolení personálu POS
Retail: Proškolení personálu POS
Kód úlohy

Standardní kód úlohy v MBI.

:
UQ597AXRE
Autor návrhu úlohy

Jméno a příjmení autora úlohy

:
Fous, O. (Artex, Informační systémy)
Předpokládaná pravděpodobnost užití v praxi

Předpokládaná pravděpodobnost užití úlohy v praxi, hodnoty 0 - 1. Např. 0,7 - úlohu lze využít v 7 z 10 podniků. Hodnoty jsou průběžně testovány a upřesňovány na základě anket a průzkumů.

:
0.5
Charakteristiky úlohy

Charakteristiky úlohy

1. “Retail: Proškolení personálu POS“ – cíl, účel

Cílem je vyškolit personál v používání RM/POS systému a to jak personál, který bude vykonávat základní prodejní úkony v rámci POS, tak management a backoffice personál pro úkony řídící a správní v rámci RM systému.

2. Vstupy a výstupy úlohy:
  • Hlavními vstupy jsou:
    • Program školení ve vazbě na POS (DQ606AXRE ),
    • Katalog požadavků na nastavení RM/POS systému (DQ601AXRE ),
    • Organizační a řídící dokumenty podniku (DQ002A ),
    • Provozní dokumentace informačního systému se zaměřením na POS (DQ607AXRE),
  • Výstupem zpracování úlohy jsou:
    • Program školení ve vazbě na POS, aktualizovaný (DQ606AXRE ),
    • Definice pobočkové hierarchie, aktualizovaná (DQ604AXRE ),
    • Provozní dokumentace informačního systému se zaměřením na POS, aktualizovaná (DQ607AXRE),
    • Technická dokumentace sítě (D712A).
3. Obsah úlohy

Správně provedené proškolení personálu v ovládání jakéhokoli systému je klíčem k bezchybné funkcionalitě samotného systému a výsledkům pracovních činností, které jsou v sytému prováděny. Mimo těch nejmenších maloobchodních podniků (kde často všechno dělá sám majitel) lze personál rozdělit do alespoň tří skupin:

  • Personál na pokladnách,
  • Správní (backoffice) personál,
  • Management: Hlavní, /Oblastní, /Pobočkový.

Činnosti a zodpovědnosti se v rámci všech tří skupin diametrálně odlišují (v rámci skupiny Management se vyskytují odlišnosti i mezi jednotlivými osobami přímo uvnitř skupiny – jinou odpovědnost má pobočkový a oblastní manažer) – školení tedy musí být prováděno různým stylem a v různém rozsahu pro každou ze zmíněných skupin.

4. Podmínky úspěšnosti úlohy

Základní podmínky úspěchu úlohy jsou:

  1. Rozdělení všech zúčastněných osob do předdefinovaných skupin,
  2. Definice vybraných úkonů pro každou skupinu,
  3. Určení zodpovědností za vybrané úkony.
5. Doporučené praktiky

Hlavní doporučení k úloze jsou následující:

  1. Školení je občas lepší provádět na místě - ačkoli svolání veškerého pokladního personálu do sídla dodavatele a jeho hromadné vyškolení se může jevit jako ekonomicky a časově výhodné, je často lepší personál vyškolit přímo na místě jeho budoucího působení a po menších skupinách. Jednotlivé osoby pak školení věnují větší pozornost, než kdyby školení probíhalo hromadně ve velkém počtu osob,
  2. Je třeba oprostit se od zvyku - personál je mnohdy zvyklý na původní nebo úplně jiný RM/POS systém, mnohdy proto není od věci pozměnit termíny, standardně využívané při školení, na termíny, na které byl personál zvyklý z původního systému (EAN/Čárový kód, PLU/Referenční číslo) – školenému personálu to usnadní pochopení funkcionality systémy a postupem času adoptuje terminologii systému nového.
6. Obsah balíčku ke stažení

Balíček obsahuje Uživatelský maunál pro systémy POS.

7. “Retail: Proškolení personálu POS“ - klíčové aktivity

7.1. Školení pokladního personálu

Proškolení personálu v zacházení s POS systémem je velmi podobné u většiny POS systémů. Personál by měl být proškolen v následujících činnostech:

  1. Spuštění systému,
  2. Přihlášení do systému (heslo, karta, klíč),
  3. Načtení položky,
  4. Odstranění položky z probíhajícího prodeje,
  5. Zrušení rozdělaného prodeje,
  6. Vyhledání položky v případě nemožnosti jejího načtení,
  7. Dokončení prodejní transakce výběrem příslušného typu platby (včetně přístup k ovládání EFT terminálu v případě platby kartou),
  8. Dokončení prodejní transakce pomocí kombinované platby (hotovost + EFT),
  9. Registrace nového zákazníka do zákaznického klubu,
  10. Přiřazení zákazníka k probíhajícímu prodeji,
  11. Vyhledání zákazníka v případě nemožnosti jiného způsobu jeho identifikace,
  12. Použití slev na artikl či na celou účtenku,
  13. Vytvoření vratky na jednu položku či na celou účtenku,
  14. Vyřízení reklamace zboží,
  15. Výběr a vklad hotovosti z pokladny,
  16. Provedení denní uzávěrky,
  17. Tisk denních přehledů.

Tyto činnosti by měly být společné pro většinu POS systémů.

Provedení některých z nich se může lišit, jejich podstata však zůstává stejná – některá řešení v různých odvětvích maloobchodu můžou nabízet více (či méně) funkcionality v závislosti na zaměření podniku (například servisní modul v rámci POS v prodejně jízdních kol). Zároveň, některé činnosti (vratky, mazání prodeje, uzávěrka kasy) by měl provádět jen vybraný personál, např. vedoucí prodejny – školení by z tohoto poznatku mělo vycházet, technicky vzato by tato záležitost měla být řešena bezpečnostním oprávněním pro daného uživatele. Zejména v případě personálu na pokladnách je důležitou součástí zaškolení podpora při prvních dnech zahájení prodeje v rámci nového systému - nejlepší výuka je totiž praxí.

7.2. Školení správního personálu

Úkolem správního personálu je provádění každodenních činností potřebných pro správný a bezchybný chod RM/POS systému – jde zejména o správu položkových dat, nastavení cenových hladin, akcí, správu objednávkového oběhu a zpracování základních prodejních, pohybových a skladových dat z jednotlivých poboček. Správní personál by měl být proškolen zejména v následujících činnostech:

  1. Zakládání a úprava číselníků:
    1. Kategorizace,
    2. Adresy (dodavatelé…),
    3. Další číselníky,
  2. Zakládání a úprava položek (včetně jejich hromadného importu),
  3. Definice cenových hladin,
  4. Definice cenových akcí,
  5. Správa objednávkového cyklu:
    1. Vytváření nákupních objednávek,
    2. Příjem zboží,
    3. Převod zboží mezi pobočkami/sklady,
    4. Vytváření nabídek (velkoobchod),
    5. Vytváření prodejních objednávek (velkoobchod),
    6. Vytváření dodacích listů (velkoobchod),
    7. Fakturace (velkoobchod),
    8. Inventarizace (centrální sklad),
  6. Základní správa systému:
    1. Přidávání a úprava uživatelů, včetně nastavení oprávnění,
    2. Základní nastavení pokladen a systému,
    3. Definice a spojení s novými pobočkami.
7.3. Školení managementu

Management v průběhu provozu RM/POS řešení největším výzvám, co se ovládání a zacházení se systémem týče:

  • je třeba, aby pochopil i velmi obtížné operace, které se provozu na úrovni managementu týkají. Školení proto musí být rigorózní, podložené vhodnými školícími materiály a příklady, na kterých lze vhodně ukázat ovládání systému,

je rovněž třeba nezapomenout na to, že v každém odvětví maloobchodu může být každá operace prováděna jinak a s jinými dopady (prodejce obuvi bude chtít v reportingu vidět zcela jistě něco úplně jiného, než prodejce televizí). Odpovědnost a činnosti personálu na úrovni managementu se rovněž liší podle toho, tak jakém hierarchickém stupni v rámci managementu es vyskytuje – jinou zodpovědnost a jiné činnosti bude provádět personál na úrovni pobočkového managementu (manažer/vedoucí pobočky/prodejny), oblastního managementu (nese odpovědnost například za pobočky v rámci Západočeského kraje) a vrcholového managementu podniku, čemuž by mělo odpovídat i školení.

Činnosti, na které by měl být vyškolen personál v rámci úrovně managementu, jsou mimo jiné následující:

  1. Inventarizace na pobočkách (manažer pobočky),
  2. Reporting, jeho nastavení a jeho chápání:
    1. Jednoduchý reporting za pobočky (uzávěrky, typy plateb, zrychlená kontrola skladu),
    2. Oblastní reporting,
    3. Reporting za celou společnost,
  3. Plánování nákupů:
    1. „Manuální“ plánování nákupu na základě reportingu prodejů z předchozího období,
    2. Nastavení a pochopení automatického výpočtu pro nákup položek na základě prodejů za uplynulá období a pravděpodobnosti jejich odprodeje,
    3. Plánování odpisů a vratek dodavateli v případě neodprodaného zboží v rámci celých sezon.