Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Faktor : ECM: Archivace (Archiving)
ECM: Archivace (Archiving)
Kód faktoru

Standardní kód faktoru v MBI.

:
F507
Autor

Jméno a příjmení autora

:
Herold, R., Malý, J. (KIT, VŠE)
Podstatné charakteristik faktoru

Obsahové vymezení faktoru

1. Obsahové vymezení archivace (Archiving)

Archivace elektronických dokumentů je aplikace řídící dlouhodobé ukládání dokumentů a přístup k nim. Zajišťuje, aby dokumenty byly řádně ošetřovány a vyřazovány v souladu s právními úpravami. Archivování dokumentů je pro podniky ze zákona povinné. Pro digitální archivaci však existují zákonná omezení, která neumožňují elektronickou archivaci určitých typů dokumentů. Archivace dokumentů probíhá například na nepřepisovatelná CD/DVD, pásky nebo optické disky. Při výběru archivačního média je zapotřebí brát v úvahu možnost jeho spuštění v budoucnu a trvanlivost záznamu. Mezi běžnou funkcionalitu patří:

  1. jednoznačná identifikace dokumentů,
  2. řízení bezpečnosti pomocí přístupových práv,
  3. zaznamenávání veškerých operací s dokumentem,
  4. přiřazení doby archivace a přiřazení skartačních znaků,
  5. konverze dokumentů do standardizovaných formátů,
  6. přesun dat na archivní média,
  7. podpora procesů skartování.

2. Efekty a přínosy faktoru pro kvalitu řízení podniku a IT
  1. Aplikace ve většině případů splňují požadavky na archivaci dle zákonných úprav,
  2. Okamžitý a jednoduchý přístup k archivovaným dokumentům,
  3. Nový prostor pro archivaci uvolní úložiště produkčních systémů,
  4. Samotná existence aplikace odděluje přístup k aktivním dokumentům v produkčních systémech od neaktivních archivních dokumentů,
  5. Není potřeba tolik fyzického místa jako u listinné archivace.

3. Otázky, roblémy a omezení spojené s faktorem
  1. Před implementací je třeba zjistit, do jaké míry zákon povoluje archivovat dokumenty v rámci dané konkrétní organizace,
  2. Pokud podnik provozuje činnost i v zahraničí, musí splňovat i zahraniční, příp. nadnárodní legislativu,
  3. Strategie archivování by měla také počítat s tím, že hardware a software velmi rychle zastarávají, což by se mělo promítnout v periodě obnovování archivu a v procesech jeho kontroly.