Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Faktor : ECM: Správa elektronické pošty (E-mail Management)
ECM: Správa elektronické pošty (E-mail Management)
Kód faktoru

Standardní kód faktoru v MBI.

:
F506
Autor

Jméno a příjmení autora

:
Herold, R., Malý, J. (KIT, VŠE)
Podstatné charakteristik faktoru

Obsahové vymezení faktoru

1. Obsahové vymezení správy elektronické pošty (E-mail Management)

Správa elektronické pošty je aplikace, jejímž prostřednictvím je realizován přesun a zatřídění elektronické pošty a přiložených souborů z individuálních schránek do centralizovaného úložiště. Vhodným nastavením přístupových práv je tak možné přistupovat i k poště, která je původně určena jinému uživateli, ale má hodnotu pro organizaci jako celek. Zamezí se tak přehlédnutí nebo dokonce smazání důležitých zpráv. Standardní funkcionalita zahrnuje:

  1. archivace e-mailů,
  2. nastavení přístupových práv,
  3. fulltextové vyhledávání,
  4. přístup přes různá uživatelská rozhraní včetně webového a mobilního,
  5. prohlížení a mazání zpráv,
  6. sledování manipulace se zprávami.

2. Efekty a přínosy faktoru pro kvalitu řízení podniku a IT
  1. Pravidelnou archivací se zvýší výkonnost poštovního serveru,
  2. Implementací této aplikace je možné vyhledávat elektronickou poštu a přiložené soubory v rámci jednoho centrálního úložiště,
  3. K e-mailům určeným konkrétnímu uživateli může přistupovat širší audience,
  4. E-maily je možné pomocí metadat kategorizovat a dle nastavených pravidel s nimi dále pracovat.

3. Otázky, roblémy a omezení spojené s faktorem
  1. Je třeba dávat pozor na nastavení přístupových práv, protože celá řada zpráv je určena pouze omezenému okruhu lidí. Publikace takových informací by mohlo vést i ke konfliktům,
  2. Archivace některých zpráv není zcela vhodná, zvláště pokud se jedná o osobní korespondenci. Takové zprávy se však identifikují velmi těžko,
  3. Kritickým faktorem úspěchu je nastavení procesů kategorizace, které ovlivňují nejen efektivitu celého systému, ale i jeho bezpečnost.