Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Faktor : ECM: Správa záznamů (Records Management)
ECM: Správa záznamů (Records Management)
Kód faktoru

Standardní kód faktoru v MBI.

:
F505
Autor

Jméno a příjmení autora

:
Herold, R., Malý, J. (KIT, VŠE)
Podstatné charakteristik faktoru

Obsahové vymezení faktoru

1. Obsahové vymezení správy záznamů (Records Management)

Správa záznamů představuje soubor procesů a aplikací určených k evidenci a manipulaci s dokumenty (záznamy), které podléhají regulatorním opatřením a legislativním úpravám. Mezi záznamy patří zejména dokumentace obchodních transakcí, vyjednávání kontraktů, firemní korespondence, osobní soubory a finanční výkazy. Záznamem se stává dokument v momentě zařazení do systému správy záznamů. Na rozdíl od dokumentů není možné záznamy upravovat a jejich likvidaci je nutno provádět v souladu s legislativními předpisy. Délka uchování dokumentu je závislá na vnějším nebo vnitřním předpisu obchodních praktik. Z hlediska životního cyklu obsahu správa záznamů pokrývá fázi publikace a archivace. Funkčně se aplikace tohoto typu podobají DMS. Řízení záznamů obsahuje 3 základní pilíře:

  1. Records Management Policy,
  2. Records Management Plan,
  3. Record Management Program.

2. Efekty a přínosy faktoru pro kvalitu řízení podniku a IT
  1. Aplikace dokáže podle stanovených pravidel automaticky identifikovat záznam,
  2. Veškeré manipulace se záznamy budou v souladu s legislativními předpisy,
  3. Systém zajistí účinnou ochranu záznamů a umožní přístup pouze oprávněným uživatelům,
  4. Aplikace zjednodušuje a zrychluje průběh auditů a případných soudních řízení.

3. Otázky, roblémy a omezení spojené s faktorem
  1. Stanovit pravidla pro identifikaci záznamů tak, aby byly skutečně pokryty všechny záznamy, je poměrně složité,
  2. Každá organizace musí zhodnotit, které záznamy je třeba archivovat a které naopak zničit, zhodnotit jejich hodnotu a případná rizika z toho vyplývající,
  3. Legislativní normy v oblasti elektronických dokumentů se v poslední době poměrně často mění,
  4. Pro úspěšnou implementaci aplikace je třeba vytvořit směrnice a upravit procesy, které se záznamů týkají.