Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Faktor : ECM: Systém pro správu dokumentů (Document Management System)
ECM: Systém pro správu dokumentů (Document Management System)
Kód faktoru

Standardní kód faktoru v MBI.

:
F504
Autor

Jméno a příjmení autora

:
Herold, R., Malý, J. (KIT, VŠE)
Podstatné charakteristik faktoru

Obsahové vymezení faktoru

1. Obsahové vymezení systému pro správu dokumentů (Document Management System)

Systém pro správu dokumentů představuje centrální integrované úložiště podnikového obsahu pro celý informační systém podniku a to jak pro komponenty ECM řešení, tak i ostatní podnikové aplikace typu SCM, CRM, ERP aj. Cílem zavedení tohoto systému je poskytnutí jednotné platformy pro bezpečný a pohodlný přístup k dokumentům, přehlednou organizaci dokumentů a sledování manipulace s nimi v rámci celého životního cyklu. V životním cyklu dokumentu můžeme tuto komponentu najít ve fázi zpracování, kde dochází k ukládání, úpravě a k užívání dokumentů. Mezi základní funkce patří:

  1. centralizované úložiště podnikového obsahu,
  2. řízení bezpečnosti definicí přístupových práv,
  3. sledování historie,
  4. správa verzí,
  5. fulltextové a metadatově orientované vyhledávání,
  6. náhledy dokumentů,
  7. automatické notifikace o změnách vybraného obsahu,
  8. personalizace prostředí,
  9. automatizované procesy schvalování obsahu,
  10. popisování obsahu a kategorizace dokumentů pomocí metadat.

2. Efekty a přínosy faktoru pro kvalitu řízení podniku a IT
  1. Veškerá manipulace s dokumenty probíhá na jednom místě, kde je aktuální verze dokumentu okamžitě přístupná všem uživatelům s potřebnými právy, což šetří čas a místo na discích,
  2. Vyhledávání je snadné a pomocí indexace souborů i rychlé,
  3. Zvýšená dostupnost dokumentů přes různá uživatelská rozhraní včetně webového a mobilního,
  4. Manipulace s dokumenty jsou pečlivě zaznamenávány,
  5. Práce s dokumenty je efektivnější a to zejména v případech, kdy na jednom dokumentu pracuje více lidí.

3. Otázky, roblémy a omezení spojené s faktorem
  1. Vyplňování metadat lze automatizovat jen z části. Vždy je potřeba zvážit, zda je efektivní skladovat dané informace o dokumentech (přínosy takové informace versus čas na její vyplnění),
  2. Metadatově řízený DMS a práce s ním se zásadně liší od klasické adresářové struktury na sdílených firemních discích. Je proto třeba počítat s počáteční uživatelskou resistencí,
  3. Pokud některé podnikové aplikace neužívají standardizované integrační rozhraní, je třeba zvážit, zda se případná integrace na řešení DMS vyplatí.

4. Obsah balíčku ke stažení

Text TX4303: Broďáni, D.: Stanovení kritérií pro vyhodnocení přínosu nasazení DMS v podniku