Toto je objekt systému MBI.

MBI (Management Byznys Informatiky) je portál obsahující zobecněná řešení v řízení provozu a rozvoje IT, resp. podnikové informatiky.

Pokud máte zájem získat více informací o tomto objektu (vazby na další objekty, přílohy, apod.), ale i získat mnoho dalších užitečných materiálů, můžete tak učinit ZDE / (registrace je bezplatná).

Faktor : ECM: Digitalizace dokumentů (Imaging)
ECM: Digitalizace dokumentů (Imaging)
Kód faktoru

Standardní kód faktoru v MBI.

:
F502
Autor

Jméno a příjmení autora

:
Herold, R., Malý, J. (KIT, VŠE)
Podstatné charakteristik faktoru

Obsahové vymezení faktoru

1. Obsahové vymezení digitalizace dokumentů

Digitalizace dokumentů označuje programem automatizovaný proces převodu listinných dokumentů do digitální formy. Jedná se tak vedle přímé tvorby elektronického dokumentu o druhou alternativu vstupu dokumentu do informačního systému. Proces digitalizace dokumentů (viz obrázek níže) má běžně tři fáze: přípravnou, zpracování a výstupní. Komponenty digitalizace dokumentů se však týká pouze fáze zpracování. Obsah jednotlivých činností v rámci zpracování se liší dle požadavků na výstupní datový formát. Digitalizace dokumentů probíhá na začátku životního cyklu elektronického dokumentu a je prováděna za pomocí skenovacího zařízení.

2. Efekty a přínosy faktoru pro kvalitu řízení podniku a IT
  1. K digitalizovaným dokumentům mají okamžitý přístup všichni uživatelé s danou úrovní oprávnění bez ohledu na jejich geografickou lokaci,
  2. Lepší ochrana dokumentů před neoprávněným přístupem, úmyslným poškozením, příp. smazáním (pravidelné zálohy),
  3. Digitalizované dokumenty lze poměrně snadno vyhledat i ve velmi rozsáhlých archivech,
  4. K digitalizovanému dokumentu může přistupovat více uživatelů najednou,
  5. Nižší nároky na prostor,
  6. Nižší náklady na distribuci.

3. Otázky, roblémy a omezení spojené s faktorem
  1. Elektronické dokumenty stále nejsou legislativně kladeny na úroveň listinných dokumentů. Problém se týká zejména podpisů,
  2. Nízké náklady a jednoduchost distribuce mohou být i problémem, pokud si uživatelé neuvědomí rizika nadměrného sdílení a zahlcení informacemi,
  3. Práce s elektronickými dokumenty se poměrně zásadně liší od práce s listinnými dokumenty, což vytváří tlak na zaměstnance a jejich pracovní návyky,
  4. Přiřazování metadat dokumentům je poměrně časově náročná činnost. Při její ignoraci se však výrazně snižuje využitelnost výstupů a dokumenty pak lze vyhledat jen s velkými obtížemi.